آپ PDF منسلک کرتے ہیں اور ای میل واپس آ جاتی ہے، یا اپ لوڈ فارم کہتا ہے کہ فائل بہت بڑی ہے۔ کوئی ٹول اٹھانے سے پہلے یہ جاننا مفید ہے کہ فائل بڑی کیوں ہے، کیونکہ اسی سے پتا چلتا ہے کہ اسے چھوٹا کرنے کا سب سے سستا طریقہ کیا ہے۔
PDF بڑی کیوں ہو جاتی ہیں
ورڈ پروسیسر سے بنی اور زیادہ تر متن والی PDF چھوٹی ہوتی ہے، اکثر چند درجن کلو بائٹ کی۔ سائز تصویروں سے آتا ہے۔ کسی صفحے کا اسکین یا فون سے لی گئی تصویر پورے صفحے کی تصویر ہوتی ہے، اور دس صفحوں کے اسکین کا مطلب ہے دس بڑی تصویریں۔ دستاویز میں چسپاں کی گئی تصویریں، ہائی ریزولوشن لوگو اور اسکرین شاٹ بھی اسی طرح جمع ہوتے جاتے ہیں۔ شامل کیے گئے فونٹ بھی کچھ وزن بڑھاتے ہیں، مگر تصویروں جتنا شاذ و نادر ہی۔
اسی لیے برابر لمبائی کی دو PDF سائز میں سو گنا تک مختلف ہو سکتی ہیں۔ اپنی PDF دیکھیں: اگر آپ کرسر سے متن منتخب کر سکتے ہیں تو وہ زیادہ تر متن ہے؛ نہ کر سکیں تو وہ زیادہ تر تصویروں پر مشتمل ہے، اور کمپریشن تصویروں ہی کو چھوٹا کر سکتا ہے۔
پہلے اپنی حد جانیں
حدیں مختلف ہوتی ہیں۔ ای میل سروسز عموماً زیادہ سے زیادہ چند درجن میگا بائٹ کے اٹیچمنٹ کی اجازت دیتی ہیں، اور وصول کنندہ کا سرور آپ کے سرور سے سخت ہو سکتا ہے۔ اپ لوڈ فارم اکثر بہت چھوٹی حدیں رکھتے ہیں، جیسے 100 KB، 200 KB یا 1 MB۔ شروع کرنے سے پہلے یہ عدد طے کر لیں، پھر وہیں سے پیچھے کی طرف کام کریں۔ اگر فارم میں «1 MB» لکھا ہے تو تھوڑا نیچے کا ہدف رکھیں، کیونکہ سسٹم اس پر متفق نہیں کہ یہ 1,000,000 بائٹ ہے یا 1,048,576 بائٹ۔
کمپریس کرنے سے پہلے سستے حل
- صرف ضروری صفحات بھیجیں۔ PDF تقسیم کریں فارم میں مانگے گئے صفحات الگ کر دیتا ہے۔ ایک صفحہ ہٹانا کسی بھی کمپریشن سے زیادہ بچاتا ہے۔
- خالی صفحات ہٹائیں۔ اسکینر اکثر خالی پچھلے صفحے جوڑ دیتے ہیں۔ خالی صفحات ہٹائیں انہیں ڈھونڈ لیتا ہے۔
- رنگ کی ضرورت نہ ہو تو گرے اسکیل میں جائیں۔ گرے اسکیل سیاہ و سفید متن کی معلومات کھوئے بغیر اسکین کو چھوٹا کر سکتا ہے۔
- بہتر سیٹنگ سے دوبارہ اسکین کریں۔ درمیانے ریزولوشن پر متن کا اسکین اسی صفحے کی ہائی ریزولوشن رنگین تصویر سے بہت چھوٹا ہوتا ہے۔
DocPro سے کمپریس کرنا
- PDF کمپریس کریں کھولیں اور اپنی فائل چنیں۔
- کوالٹی کی سطح چنیں (High، Balanced، Small یا Smallest)، یا «Aim for a target size» پر نشان لگائیں اور مطلوبہ KB کی تعداد لکھیں۔
- چلائیں اور نتیجے میں دکھائی دینے والے «Before» اور «After» سائز دیکھیں۔
- کمپریس کی گئی فائل کھولیں اور بھیجنے سے پہلے ایک صفحہ عام زوم پر پڑھیں۔
یہ ٹول ہر صفحے کو JPEG تصویر کی صورت میں دوبارہ بناتا ہے اور انہیں نئی PDF میں محفوظ کرتا ہے۔ ہدف سائز کے ساتھ یہ پہلے کوالٹی گھٹاتا ہے، پھر ریزولوشن، جب تک فائل سما نہ جائے یا کوشش کی گنجائش ختم نہ ہو جائے۔ اگر نتیجہ آپ کی اصل فائل سے چھوٹا نہ ہو تو وہ اصل فائل رکھ لیتا ہے اور بتا دیتا ہے۔ آپ کی فائل آپ کے براؤزر میں پروسیس ہوتی ہے اور اپ لوڈ نہیں ہوتی۔ PDF کمپریس ویب پر مفت ہے اور اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔
اس کی قیمت کیا ہے
چونکہ صفحات تصویریں بن جاتے ہیں، منتخب ہونے والا متن اور لنک ختم ہو جاتے ہیں، اور نتیجے میں تلاش نہیں ہو سکتی۔ کم سیٹنگ پر چھوٹی تحریر دھندلی پڑ سکتی ہے۔ اصل فائل ہمیشہ سنبھال کر رکھیں۔ کمپریشن سب سے آخر میں کریں: پہلے دستخط کریں، نوٹس لگائیں اور فارم بھریں، کیونکہ کمپریس کی گئی کاپی میں تبدیلی مشکل ہوتی ہے۔
جب ہدف تک پہنچنا ممکن نہ ہو
ہر صفحے کا بجٹ جاننے کے لیے ہدف کو صفحات کی تعداد سے تقسیم کریں۔ دس صفحوں پر 100 KB کی حد کا مطلب ہے تقریباً 10 KB فی صفحہ، یعنی بہت پھیکے صفحات۔ ایسے میں اکیلا کمپریشن کافی نہیں ہوتا۔ متبادل ہیں دستاویز کو تقسیم کرنا، دو فائلوں میں بھیجنا، بڑے اٹیچمنٹ کو شیئر کیے گئے لنک میں رکھنا، یا پوچھنا کہ کیا بڑی حد موجود ہے۔ ٹول بتاتا ہے کہ وہ کس سائز تک پہنچا، تاکہ آپ جان سکیں کہ ہدف سے کتنے قریب ہیں۔
سب سے عام حدوں کے لیے عین سائز والے صفحات موجود ہیں: 100 KB، 200 KB اور 1 MB۔ یہ وہی ٹول کھولتے ہیں، عدد پہلے سے بھرا ہوا۔
اصل فائل رکھیں۔ کمپریشن باریکی کے بدلے سائز کا یک طرفہ سودا ہے۔
چھوٹی، ہدف شدہ تبدیلیاں زور زبردستی سے بہتر ہیں: کم صفحات بھیجیں، خالی صفحات ہٹائیں، غیر ضروری رنگ سے بچیں اور صرف ایک بار، آخر میں کمپریس کریں۔