आप PDF अटैच करते हैं और ईमेल लौट आता है, या अपलोड फ़ॉर्म कहता है कि फ़ाइल बहुत बड़ी है। कोई टूल उठाने से पहले यह जानना काम आता है कि फ़ाइल बड़ी क्यों है, क्योंकि उसी से पता चलता है कि उसे छोटा करने का सबसे सस्ता तरीका क्या है।
PDF बड़े क्यों हो जाते हैं
वर्ड प्रोसेसर से बना और ज़्यादातर टेक्स्ट वाला PDF छोटा होता है, अक्सर कुछ दर्जन किलोबाइट का। साइज़ इमेज से आता है। किसी पेज का स्कैन या फोन से खींची फोटो पूरे पेज की इमेज होती है, और दस पेज के स्कैन का मतलब है दस बड़ी इमेज। दस्तावेज़ में चिपकाई गई फोटो, हाई-रिज़ॉल्यूशन लोगो और स्क्रीनशॉट भी इसी तरह जुड़ते जाते हैं। एम्बेड किए गए फ़ॉन्ट भी थोड़ा वज़न बढ़ाते हैं, पर इमेज जितना शायद ही।
इसीलिए बराबर लंबाई के दो PDF साइज़ में सौ गुना तक अलग हो सकते हैं। अपना PDF देखें: अगर आप कर्सर से टेक्स्ट चुन सकते हैं तो वह ज़्यादातर टेक्स्ट है; न चुन सकें तो वह ज़्यादातर इमेज है, और कंप्रेशन इमेज को ही छोटा कर सकता है।
पहले अपनी लिमिट जानें
लिमिट अलग-अलग होती हैं। ईमेल सेवाएँ आम तौर पर ज़्यादा से ज़्यादा कुछ दर्जन मेगाबाइट के अटैचमेंट की इजाज़त देती हैं, और पाने वाले का सर्वर आपके सर्वर से सख़्त हो सकता है। अपलोड फ़ॉर्म अक्सर बहुत छोटी लिमिट रखते हैं, जैसे 100 KB, 200 KB या 1 MB। शुरू करने से पहले यह संख्या तय कर लें, फिर वहीं से पीछे की ओर काम करें। अगर फ़ॉर्म में «1 MB» लिखा है तो थोड़ा नीचे का लक्ष्य रखें, क्योंकि सिस्टम इस पर एकमत नहीं कि यह 1,000,000 बाइट है या 1,048,576 बाइट।
कंप्रेस करने से पहले सस्ते उपाय
- सिर्फ़ ज़रूरी पेज भेजें। PDF स्प्लिट करें फ़ॉर्म में माँगे गए पेज अलग कर देता है। एक पेज हटाना किसी भी कंप्रेशन से ज़्यादा बचाता है।
- खाली पेज हटाएँ। स्कैनर अक्सर खाली पिछले पेज जोड़ देते हैं। खाली पेज हटाएँ उन्हें ढूँढ लेता है।
- रंग की ज़रूरत न हो तो ग्रेस्केल में जाएँ। ग्रेस्केल काले-सफ़ेद टेक्स्ट की जानकारी खोए बिना स्कैन को छोटा कर सकता है।
- बेहतर सेटिंग से दोबारा स्कैन करें। मध्यम रिज़ॉल्यूशन पर टेक्स्ट का स्कैन उसी पेज की हाई-रिज़ॉल्यूशन रंगीन फोटो से बहुत छोटा होता है।
DocPro से कंप्रेस करना
- PDF कंप्रेस करें खोलें और अपनी फ़ाइल चुनें।
- क्वालिटी का स्तर चुनें (High, Balanced, Small या Smallest), या «Aim for a target size» पर टिक करें और ज़रूरी KB की संख्या लिखें।
- चलाएँ और नतीजे में दिखने वाले «Before» और «After» साइज़ देखें।
- कंप्रेस की गई फ़ाइल खोलें और भेजने से पहले एक पेज सामान्य ज़ूम पर पढ़ें।
यह टूल हर पेज को JPEG तस्वीर के रूप में दोबारा बनाता है और उन्हें नए PDF में सहेजता है। टारगेट साइज़ के साथ यह पहले क्वालिटी घटाता है, फिर रिज़ॉल्यूशन, जब तक फ़ाइल समा न जाए या कोशिश करने की गुंजाइश न बचे। अगर नतीजा आपकी मूल फ़ाइल से छोटा नहीं निकलता तो वह मूल फ़ाइल रख लेता है और बता देता है। आपकी फ़ाइल आपके ब्राउज़र में प्रोसेस होती है और अपलोड नहीं होती। PDF कंप्रेस वेब पर मुफ़्त है और इसमें अकाउंट की ज़रूरत नहीं।
इसकी क्या कीमत है
क्योंकि पेज तस्वीर बन जाते हैं, चुना जा सकने वाला टेक्स्ट और लिंक खो जाते हैं, और नतीजे में खोज नहीं हो सकती। कम सेटिंग पर छोटे अक्षर धुँधले पड़ सकते हैं। मूल फ़ाइल हमेशा सँभालकर रखें। कंप्रेशन सबसे आख़िर में करें: पहले साइन करें, टिप्पणियाँ जोड़ें और फ़ॉर्म भरें, क्योंकि कंप्रेस की गई कॉपी को बदलना मुश्किल होता है।
जब टारगेट तक पहुँचना संभव न हो
हर पेज का बजट जानने के लिए टारगेट को पेज की संख्या से भाग दें। दस पेज पर 100 KB की लिमिट का मतलब है लगभग 10 KB प्रति पेज, यानी बहुत फीके पेज। ऐसे में अकेला कंप्रेशन काफ़ी नहीं होता। विकल्प हैं दस्तावेज़ को बाँटना, उसे दो फ़ाइलों में भेजना, बड़े अटैचमेंट को शेयर्ड लिंक में रखना, या पूछना कि क्या बड़ी लिमिट मौजूद है। टूल बताता है कि वह किस साइज़ तक पहुँचा, ताकि आप जान सकें कि लक्ष्य से कितने करीब हैं।
सबसे आम लिमिट के लिए सटीक साइज़ वाले पेज हैं: 100 KB, 200 KB और 1 MB। ये वही टूल खोलते हैं, संख्या पहले से भरी हुई।
मूल फ़ाइल रखें। कंप्रेशन बारीकी के बदले साइज़ का एकतरफ़ा सौदा है।
छोटे, लक्षित बदलाव ज़ोर-ज़बरदस्ती से बेहतर हैं: कम पेज भेजें, खाली पेज हटाएँ, गैर-ज़रूरी रंग से बचें और सिर्फ़ एक बार, आख़िर में कंप्रेस करें।