Adjuntas un PDF y el correo rebota, o el formulario de subida dice que el archivo es demasiado grande. Antes de usar una herramienta conviene saber por qué pesa tanto, porque eso indica la forma más barata de reducirlo.
Por qué los PDF pesan tanto
Un PDF creado con un procesador de texto y con casi solo texto es pequeño, a menudo de unas decenas de kilobytes. El peso viene de las imágenes. Un escaneo o una foto de una página con el móvil es una imagen de página completa, y un escaneo de diez páginas son diez imágenes grandes. Las fotos pegadas en un documento, los logotipos de alta resolución y las capturas de pantalla suman de la misma manera. Las fuentes incrustadas añaden algo de peso, pero rara vez tanto como las imágenes.
Por eso dos PDF con la misma extensión pueden diferir cien veces en tamaño. Mira el tuyo: si puedes seleccionar el texto con el cursor, es sobre todo texto; si no puedes, es sobre todo imágenes, y las imágenes son lo que la compresión puede reducir.
Conoce primero tu límite
Los límites varían. Los proveedores de correo suelen permitir adjuntos de unas pocas decenas de megabytes como máximo, y el servidor del destinatario puede ser más estricto que el tuyo. Los formularios de subida suelen fijar límites mucho menores, como 100 KB, 200 KB o 1 MB. Averigua la cifra antes de empezar y trabaja hacia atrás. Si el formulario dice «1 MB», apunta algo por debajo, porque los sistemas no coinciden en si eso son 1.000.000 o 1.048.576 bytes.
Soluciones sencillas antes de comprimir
- Envía solo las páginas necesarias. Dividir PDF extrae las páginas que pide el formulario. Quitar una página ahorra más que cualquier compresión.
- Borra las páginas en blanco. Los escáneres suelen añadir reversos vacíos. Eliminar páginas en blanco las encuentra.
- Pasa a escala de grises si no necesitas color. Escala de grises puede reducir un escaneo sin perder información en texto en blanco y negro.
- Vuelve a escanear con mejores ajustes. Un escaneo de texto con resolución moderada pesa mucho menos que una foto en color de alta resolución de la misma página.
Comprimir con DocPro
- Abre Comprimir PDF y elige tu archivo.
- Elige un nivel de calidad (High, Balanced, Small o Smallest), o marca «Aim for a target size» y escribe los KB que necesitas.
- Ejecútalo y comprueba los tamaños «Before» y «After» que muestra el resultado.
- Abre el archivo comprimido y lee una página con el zoom normal antes de enviarlo.
La herramienta redibuja cada página como una imagen JPEG y las guarda en un PDF nuevo. Con un tamaño objetivo, baja primero la calidad y después la resolución, hasta que el archivo cabe o se le acaban los intentos. Si el resultado no es más pequeño que el original, conserva el original y lo indica. Tu archivo se procesa en tu navegador y no se sube. Comprimir PDF es gratis en la web y no necesita cuenta.
Lo que cuesta
Como las páginas pasan a ser imágenes, se pierden el texto seleccionable y los enlaces, y el resultado no admite búsquedas. La letra pequeña puede verse borrosa con ajustes bajos. Conserva siempre el original. Comprime al final: firma, anota y rellena el formulario antes, porque una copia comprimida es difícil de editar.
Cuando el objetivo no se puede alcanzar
Divide el objetivo entre el número de páginas para ver el presupuesto de cada una. Un límite de 100 KB para diez páginas son unos 10 KB por página, es decir, páginas muy flojas de calidad. En ese caso la compresión sola no basta. Las opciones son dividir el documento, enviarlo en dos archivos, poner el adjunto grande en un enlace compartido o preguntar si existe un límite mayor. La herramienta indica el tamaño que alcanzó, así que sabes cuánto te falta.
Hay páginas de tamaño exacto para los límites más habituales: 100 KB, 200 KB y 1 MB. Abren la misma herramienta con la cifra ya escrita.
Conserva el original. Comprimir cambia detalle por tamaño y no tiene vuelta atrás.
Los cambios pequeños y dirigidos superan a la fuerza bruta: enviar menos páginas, quitar las vacías, evitar el color innecesario y comprimir una sola vez, al final.