Je voegt een pdf toe en de e-mail komt terug, of het uploadformulier meldt dat het bestand te groot is. Voordat je een tool pakt, helpt het te weten waarom het bestand groot is, want dat wijst de goedkoopste weg naar een kleiner bestand.
Waarom pdf’s groot worden
Een pdf uit een tekstverwerker met vooral tekst is klein, vaak enkele tientallen kilobytes. De grootte komt van afbeeldingen. Een scan of telefoonfoto van een pagina is een afbeelding over de hele pagina, en een scan van tien pagina’s zijn tien grote afbeeldingen. Foto’s die in een document zijn geplakt, logo’s met hoge resolutie en schermafbeeldingen tellen op dezelfde manier op. Ingesloten lettertypen maken het bestand ook wat zwaarder, maar zelden zo veel als afbeeldingen.
Daarom kunnen twee pdf’s van dezelfde lengte honderd keer in grootte verschillen. Kijk naar de jouwe: kun je de tekst met de cursor selecteren, dan is het vooral tekst; lukt dat niet, dan is het vooral afbeeldingen, en afbeeldingen kan compressie verkleinen.
Ken eerst je limiet
Limieten verschillen. E-mailproviders staan meestal bijlagen toe van hooguit enkele tientallen megabytes, en de server van de ontvanger kan strenger zijn dan de jouwe. Uploadformulieren hanteren vaak veel kleinere limieten, zoals 100 KB, 200 KB of 1 MB. Bepaal het getal voordat je begint en werk dan terug. Staat er “1 MB”, mik dan iets lager, want systemen verschillen in of dat 1.000.000 of 1.048.576 bytes betekent.
Goedkope oplossingen vóór het comprimeren
- Verstuur alleen de nodige pagina’s. Met PDF splitsen haal je de pagina’s eruit die het formulier vraagt. Een pagina weglaten bespaart meer dan welke compressie ook.
- Verwijder lege pagina’s. Scanners voegen vaak lege achterkanten toe. Lege pagina’s verwijderen vindt ze.
- Kies grijstinten als kleur niet nodig is. Grijstinten kan een scan kleiner maken zonder informatieverlies bij zwart-witte tekst.
- Scan opnieuw met betere instellingen. Een tekstscan met gematigde resolutie is veel kleiner dan een kleurenfoto met hoge resolutie van dezelfde pagina.
Comprimeren met DocPro
- Open PDF comprimeren en kies je bestand.
- Kies een kwaliteitsniveau (High, Balanced, Small of Smallest), of vink “Aim for a target size” aan en typ het aantal KB dat je nodig hebt.
- Voer het uit en controleer de grootten “Before” en “After” in het resultaat.
- Open het gecomprimeerde bestand en lees een pagina op normale zoom voordat je het verstuurt.
De tool tekent elke pagina opnieuw als JPEG-afbeelding en slaat ze op als een nieuwe pdf. Met een doelgrootte verlaagt hij eerst de kwaliteit en daarna de resolutie, tot het bestand past of er geen ruimte meer is om te proberen. Is het resultaat niet kleiner dan je origineel, dan houdt hij het origineel en meldt dat. Je bestand wordt in je browser verwerkt en niet geüpload. PDF comprimeren is gratis op het web en heeft geen account nodig.
Wat het kost
Omdat pagina’s afbeeldingen worden, gaan selecteerbare tekst en links verloren en is het resultaat niet doorzoekbaar. Kleine letters kunnen bij lage instellingen wazig worden. Bewaar altijd je origineel. Comprimeer als laatste: onderteken, annoteer en vul het formulier eerst in, want een gecomprimeerde kopie is lastig te bewerken.
Als een doel niet haalbaar is
Deel je doel door het aantal pagina’s voor het budget per pagina. Een limiet van 100 KB over tien pagina’s is ongeveer 10 KB per pagina, en dat betekent zeer zachte pagina’s. Dan lukt het met compressie alleen niet. Je kunt het document splitsen, in twee bestanden versturen, de grote bijlage als gedeelde link aanbieden of vragen of er een hogere limiet bestaat. De tool meldt welke grootte hij haalde, zodat je weet hoe dichtbij je bent.
Voor de meest voorkomende limieten zijn er pagina’s met een exacte grootte: 100 KB, 200 KB en 1 MB. Ze openen dezelfde tool met het getal al ingevuld.
Bewaar het origineel. Comprimeren ruilt detail onherroepelijk in voor grootte.
Kleine, gerichte ingrepen werken beter dan brute kracht: minder pagina’s versturen, lege pagina’s weglaten, onnodige kleur vermijden en één keer comprimeren, aan het eind.