Das PDF wird angehängt und die E-Mail kommt zurück, oder das Uploadformular meldet, die Datei sei zu groß. Bevor ein Tool zum Einsatz kommt, hilft es zu wissen, warum die Datei groß ist, denn daraus ergibt sich der einfachste Weg zu einer kleineren.
Warum PDFs groß werden
Ein PDF aus einem Textprogramm mit überwiegend Text ist klein, oft nur einige Dutzend Kilobyte. Die Größe kommt von Bildern. Ein Scan oder ein Handyfoto einer Seite ist ein ganzseitiges Bild, und ein Scan mit zehn Seiten sind zehn große Bilder. In ein Dokument eingefügte Fotos, hochauflösende Logos und Screenshots summieren sich genauso. Eingebettete Schriften machen die Datei ebenfalls etwas schwerer, aber selten so sehr wie Bilder.
Deshalb können zwei PDFs mit gleicher Seitenzahl um das Hundertfache auseinanderliegen. Ein Blick auf das eigene Dokument hilft: Lässt sich der Text mit dem Cursor markieren, besteht es überwiegend aus Text. Wenn nicht, besteht es überwiegend aus Bildern, und Bilder lassen sich durch Komprimieren verkleinern.
Zuerst das Limit kennen
Die Limits sind unterschiedlich. E-Mail-Anbieter erlauben meist Anhänge von höchstens einigen Dutzend Megabyte, und der Server des Empfängers kann strenger sein als der eigene. Uploadformulare setzen oft viel kleinere Grenzen, etwa 100 KB, 200 KB oder 1 MB. Die Zahl vorab klären und davon rückwärts arbeiten. Steht im Formular „1 MB“, besser etwas darunter bleiben, denn Systeme legen unterschiedlich aus, ob damit 1.000.000 oder 1.048.576 Byte gemeint sind.
Günstige Lösungen vor dem Komprimieren
- Nur die nötigen Seiten senden. Mit PDF teilen die Seiten herauslösen, die das Formular verlangt. Eine entfernte Seite spart mehr als jede Komprimierung.
- Leerseiten löschen. Scanner fügen oft leere Rückseiten hinzu. Leerseiten entfernen findet sie.
- Graustufen nutzen, wenn Farbe unnötig ist. Graustufen kann einen Scan verkleinern, ohne bei schwarzem Text Information zu verlieren.
- Mit besseren Einstellungen neu scannen. Ein Textscan in mittlerer Auflösung ist deutlich kleiner als ein hochauflösendes Farbfoto derselben Seite.
Mit DocPro komprimieren
- PDF komprimieren öffnen und die Datei auswählen.
- Eine Qualitätsstufe wählen (High, Balanced, Small oder Smallest) oder „Aim for a target size“ ankreuzen und die gewünschte Anzahl KB eintragen.
- Ausführen und die Größen „Before“ und „After“ im Ergebnis prüfen.
- Die komprimierte Datei öffnen und vor dem Versand eine Seite in normaler Vergrößerung lesen.
Das Tool zeichnet jede Seite als JPEG-Bild neu und speichert sie als neues PDF. Mit Zielgröße senkt es zuerst die Qualität, dann die Auflösung, bis die Datei passt oder keine weiteren Versuche mehr möglich sind. Ist das Ergebnis nicht kleiner als das Original, bleibt das Original erhalten, und das Tool weist darauf hin. Die Datei wird im Browser verarbeitet und nicht hochgeladen. PDF komprimieren ist im Web kostenlos und braucht kein Konto.
Was es kostet
Weil Seiten zu Bildern werden, gehen auswählbarer Text und Links verloren, und das Ergebnis ist nicht durchsuchbar. Kleingedrucktes kann bei niedrigen Einstellungen verschwimmen. Das Original immer aufbewahren. Das Komprimieren zuletzt erledigen: erst unterschreiben, kommentieren und das Formular ausfüllen, denn eine komprimierte Kopie lässt sich schlecht bearbeiten.
Wenn das Ziel nicht erreichbar ist
Das Ziel durch die Seitenzahl teilen ergibt das Budget je Seite. Bei einem Limit von 100 KB und zehn Seiten sind das rund 10 KB pro Seite, also sehr weiche Seiten. Dann reicht Komprimieren allein nicht. Möglich sind: das Dokument teilen, es in zwei Dateien senden, den großen Anhang als geteilten Link bereitstellen oder nachfragen, ob ein höheres Limit besteht. Das Tool zeigt die erreichte Größe an, sodass klar ist, wie nah das Ziel ist.
Für die häufigsten Limits gibt es Seiten mit exakter Zielgröße: 100 KB, 200 KB und 1 MB. Sie öffnen dasselbe Tool mit bereits eingetragener Zahl.
Das Original aufbewahren. Komprimieren tauscht unwiderruflich Detail gegen Größe.
Kleine, gezielte Änderungen schlagen Brachialgewalt: weniger Seiten senden, Leerseiten entfernen, unnötige Farbe vermeiden und nur einmal komprimieren, am Ende.