یک PDF پیوست می‌کنید و ایمیل برمی‌گردد، یا فرم آپلود می‌گوید فایل بیش از حد بزرگ است. پیش از رفتن سراغ ابزار، بهتر است بدانید چرا فایل حجیم است، چون همین نشان می‌دهد ارزان‌ترین راه کوچک کردن آن چیست.
چرا PDFها حجیم می‌شوند
PDFی که از یک واژه‌پرداز ساخته شده و بیشتر متن دارد کوچک است، اغلب فقط چند ده کیلوبایت. حجم از تصاویر می‌آید. اسکن یا عکس گوشی از یک صفحه، یک تصویر تمام‌صفحه است و اسکن ده صفحه‌ای یعنی ده تصویر بزرگ. عکس‌هایی که در سند چسبانده شده‌اند، لوگوهای با وضوح بالا و اسکرین‌شات‌ها هم به همین شکل جمع می‌شوند. فونت‌های جاسازی‌شده نیز کمی به حجم اضافه می‌کنند، اما به‌ندرت به اندازه تصاویر.
برای همین دو PDF با طول یکسان می‌توانند صد برابر در حجم تفاوت داشته باشند. به سند خودتان نگاه کنید: اگر می‌توانید متن را با نشانگر انتخاب کنید، بیشتر متن است؛ اگر نمی‌توانید، بیشتر تصویر است، و تصاویر همان چیزی هستند که فشرده‌سازی می‌تواند کوچکشان کند.
ابتدا محدودیت خود را بشناسید
محدودیت‌ها فرق می‌کنند. سرویس‌های ایمیل معمولاً حداکثر پیوست چند ده مگابایتی را می‌پذیرند و سرور گیرنده ممکن است سخت‌گیرتر از سرور شما باشد. فرم‌های آپلود اغلب محدودیت‌های خیلی کوچک‌تری مثل 100 KB، 200 KB یا 1 MB دارند. پیش از شروع عدد را مشخص کنید و از آن به عقب حرکت کنید. اگر فرم نوشته «1 MB»، کمی کمتر را هدف بگیرید، چون سیستم‌ها بر سر اینکه این عدد 1,000,000 بایت است یا 1,048,576 بایت اتفاق نظر ندارند.
راه‌حل‌های ارزان پیش از فشرده‌سازی
- فقط صفحه‌های لازم را بفرستید. تقسیم PDF صفحه‌هایی را که فرم می‌خواهد جدا می‌کند. حذف یک صفحه از هر فشرده‌سازی بیشتر صرفه‌جویی می‌کند.
- صفحه‌های خالی را حذف کنید. اسکنرها اغلب پشت‌برگ‌های خالی اضافه می‌کنند. حذف صفحه‌های خالی آن‌ها را پیدا می‌کند.
- اگر رنگ لازم نیست، سیاه‌وسفید کنید. سیاه‌وسفید می‌تواند اسکن را بدون از دست رفتن اطلاعات متن سیاه و سفید کوچک‌تر کند.
- با تنظیمات بهتر دوباره اسکن کنید. اسکن متن با وضوح متوسط بسیار کوچک‌تر از عکس رنگی با وضوح بالای همان صفحه است.
فشرده‌سازی با DocPro
- فشرده‌سازی PDF را باز کنید و فایل خود را انتخاب کنید.
- یک سطح کیفیت انتخاب کنید (High، Balanced، Small یا Smallest)، یا «Aim for a target size» را علامت بزنید و تعداد KB مورد نیاز را بنویسید.
- اجرا کنید و حجم‌های «Before» و «After» را که در نتیجه نمایش داده می‌شود بررسی کنید.
- فایل فشرده‌شده را باز کنید و پیش از ارسال، یک صفحه را با بزرگ‌نمایی معمولی بخوانید.
این ابزار هر صفحه را دوباره به‌صورت تصویر JPEG می‌کشد و آن‌ها را در یک PDF جدید ذخیره می‌کند. با حجم هدف، ابتدا کیفیت و سپس وضوح را پایین می‌آورد تا فایل جا شود یا جایی برای تلاش بیشتر نماند. اگر نتیجه از فایل اصلی کوچک‌تر نباشد، فایل اصلی را نگه می‌دارد و این را اعلام می‌کند. فایل شما در مرورگر پردازش می‌شود و آپلود نمی‌شود. فشرده‌سازی PDF در وب رایگان است و حساب کاربری نمی‌خواهد.
هزینه آن چیست
چون صفحه‌ها به تصویر تبدیل می‌شوند، متن قابل انتخاب و پیوندها از بین می‌روند و نتیجه قابل جستجو نیست. نوشته‌های ریز در تنظیمات پایین ممکن است محو شوند. همیشه فایل اصلی را نگه دارید. فشرده‌سازی را آخر انجام دهید: ابتدا امضا کنید، یادداشت بگذارید و فرم را پر کنید، چون ویرایش نسخه فشرده‌شده دشوار است.
وقتی رسیدن به هدف ممکن نیست
هدف را بر تعداد صفحه‌ها تقسیم کنید تا سهم هر صفحه معلوم شود. محدودیت 100 KB برای ده صفحه یعنی حدود 10 KB برای هر صفحه، که صفحه‌هایی بسیار کم‌کیفیت می‌دهد. در این حالت فشرده‌سازی به‌تنهایی کافی نیست. می‌توانید سند را تقسیم کنید، در دو فایل بفرستید، پیوست بزرگ را با پیوند اشتراکی ارسال کنید یا بپرسید محدودیت بالاتری وجود دارد یا نه. ابزار حجمی را که به آن رسیده اعلام می‌کند، پس می‌دانید چقدر به هدف نزدیک شده‌اید.
برای رایج‌ترین محدودیت‌ها صفحه‌هایی با حجم دقیق وجود دارد: 100 KB، 200 KB و 1 MB. آن‌ها همین ابزار را با عدد از پیش واردشده باز می‌کنند.
فایل اصلی را نگه دارید. فشرده‌سازی معامله‌ای یک‌طرفه است که جزئیات را با حجم عوض می‌کند.
تغییرهای کوچک و هدفمند از زور بی‌حساب بهتر جواب می‌دهند: صفحه‌های کمتر بفرستید، صفحه‌های خالی را حذف کنید، از رنگ غیرضروری بگذرید و فقط یک بار، در پایان، فشرده کنید.