Anexa um PDF e o email volta, ou o formulário de carregamento diz que o ficheiro é demasiado grande. Antes de recorrer a uma ferramenta, ajuda saber porque é que o ficheiro é grande, porque isso indica a forma mais barata de o reduzir.
Porque é que os PDF ficam grandes
Um PDF criado num processador de texto e com sobretudo texto é pequeno, muitas vezes algumas dezenas de kilobytes. O tamanho vem das imagens. Uma digitalização ou uma fotografia de uma página tirada com o telemóvel é uma imagem de página inteira, e uma digitalização de dez páginas são dez imagens grandes. As fotografias coladas num documento, os logótipos de alta resolução e as capturas de ecrã somam-se da mesma forma. Os tipos de letra incorporados também pesam um pouco, mas raramente tanto como as imagens.
É por isso que dois PDF com o mesmo número de páginas podem diferir cem vezes no tamanho. Olhe para o seu: se conseguir selecionar o texto com o cursor, é sobretudo texto; se não conseguir, é sobretudo imagens, e as imagens são o que a compressão consegue reduzir.
Conheça primeiro o seu limite
Os limites variam. Os fornecedores de email costumam permitir anexos de, no máximo, algumas dezenas de megabytes, e o servidor do destinatário pode ser mais restritivo do que o seu. Os formulários de carregamento definem muitas vezes limites bem menores, como 100 KB, 200 KB ou 1 MB. Descubra o número antes de começar e trabalhe a partir daí. Se o formulário disser «1 MB», aponte um pouco abaixo, porque os sistemas não concordam se isso são 1.000.000 ou 1.048.576 bytes.
Soluções simples antes de comprimir
- Envie só as páginas necessárias. Dividir PDF extrai as páginas que o formulário pede. Retirar uma página poupa mais do que qualquer compressão.
- Apague as páginas em branco. Os scanners costumam acrescentar versos vazios. Remover páginas em branco encontra-os.
- Passe a escala de cinzentos se a cor não for precisa. Escala de cinzentos pode reduzir uma digitalização sem perder informação em texto a preto e branco.
- Digitalize de novo com melhores definições. Uma digitalização de texto com resolução moderada é muito mais pequena do que uma fotografia a cores de alta resolução da mesma página.
Comprimir com a DocPro
- Abra Comprimir PDF e escolha o ficheiro.
- Escolha um nível de qualidade (High, Balanced, Small ou Smallest), ou assinale «Aim for a target size» e escreva o número de KB de que precisa.
- Execute e verifique os tamanhos «Before» e «After» mostrados no resultado.
- Abra o ficheiro comprimido e leia uma página com o zoom normal antes de o enviar.
A ferramenta volta a desenhar cada página como uma imagem JPEG e guarda-as num PDF novo. Com um tamanho alvo, baixa primeiro a qualidade e depois a resolução, até o ficheiro caber ou deixar de haver margem para tentar. Se o resultado não for mais pequeno do que o original, mantém o original e avisa. O ficheiro é processado no navegador e não é enviado. O Comprimir PDF é grátis na web e não exige conta.
O que custa
Como as páginas passam a ser imagens, perdem-se o texto selecionável e as ligações, e o resultado deixa de ser pesquisável. O texto miúdo pode ficar desfocado com definições baixas. Guarde sempre o original. Comprima no fim: assine, anote e preencha o formulário antes, porque uma cópia comprimida é difícil de editar.
Quando o alvo não é alcançável
Divida o alvo pelo número de páginas para ver o orçamento de cada uma. Um limite de 100 KB em dez páginas dá cerca de 10 KB por página, ou seja, páginas muito sacrificadas. Nesse caso, só a compressão não chega. As opções são dividir o documento, enviá-lo em dois ficheiros, pôr o anexo grande numa ligação partilhada ou perguntar se existe um limite maior. A ferramenta indica o tamanho a que chegou, para saber quão perto está.
Existem páginas de tamanho exato para os limites mais comuns: 100 KB, 200 KB e 1 MB. Abrem a mesma ferramenta com o número já preenchido.
Guarde o original. A compressão troca pormenor por tamanho, sem volta atrás.
Alterações pequenas e dirigidas valem mais do que a força bruta: enviar menos páginas, retirar as vazias, evitar cor desnecessária e comprimir uma só vez, no fim.