Duas ferramentas cobrem a maioria dos casos. Comprimir PDF reduz um documento por nível de qualidade, da melhor qualidade ao ficheiro mais pequeno, ou procura um tamanho-alvo em KB e baixa a qualidade até o ficheiro caber. Volta a guardar as páginas como imagens, por isso o texto selecionável perde-se: se precisar de texto pesquisável, use depois OCR para PDF. Comprimir imagem aceita uma fotografia ou muitas e procura o tamanho que indicar, por exemplo 100 KB para um formulário da administração pública. Primeiro desce a qualidade, e o tamanho em píxeis só diminui se isso não bastar.
Quando um formulário indica um limite exato, o caminho mais rápido é escrever logo o tamanho-alvo: 50 KB, 200 KB, 1 MB ou o que lhe pedirem, tanto para PDF como para fotografias JPG. Se não sabe o que um portal aceita, leia o guia sobre os limites de e-mail e de carregamento, que explica como funcionam esses tetos e como ficar abaixo deles sem estragar o documento.
Como o ficheiro é comprimido pelo seu navegador, não há espera por um carregamento e não fica nenhuma cópia num servidor. Isso também significa que os ficheiros muito grandes dependem do seu dispositivo. Se o resultado não fosse mais pequeno do que o original, a ferramenta mantém o seu ficheiro e diz-lho.
Que caminho escolher? Se o ficheiro tiver de continuar pesquisável, comprima por nível de qualidade e use depois OCR para PDF. Se só tiver de passar um limite, peça um tamanho-alvo e deixe a ferramenta encontrar a qualidade. Para uma fotografia que vai parar a um PDF, comprima primeiro a imagem e crie depois o PDF com Imagens para PDF, para controlar o peso de cada página. Abra o resultado e percorra-o antes de o enviar, e confirme que as assinaturas e as letras pequenas continuam legíveis.
Alguns hábitos ajudam. Peça o maior tamanho que um formulário permitir em vez do mais pequeno possível, porque um alvo maior conserva mais detalhe. Divida uma digitalização longa ou remova as páginas em branco se só precisar de uma parte. Tudo nesta página é grátis e sem conta; a única funcionalidade paga do DocPro é assinar PDF.