Två verktyg räcker för de flesta uppgifter. Komprimera PDF gör ett dokument mindre efter kvalitetsnivå, från högsta kvalitet till minsta fil, eller siktar på en målstorlek i KB och sänker kvaliteten tills filen får plats. Sidorna sparas om som bilder, så text som går att markera försvinner: kör OCR till PDF efteråt om du behöver sökbar text. Komprimera bild tar ett foto eller många och siktar på den storlek du skriver in, till exempel 100 KB för ett myndighetsformulär. Kvaliteten sjunker först, och pixelstorleken minskar bara om det inte räcker.
När ett formulär anger en exakt gräns går det snabbast att skriva in målstorleken direkt: 50 KB, 200 KB, 1 MB eller vad som nu krävs, både för PDF och för JPG-foton. Om du inte vet vad en portal tar emot kan du läsa guiden om gränser för e-post och uppladdning. Den förklarar hur sådana tak fungerar och hur du hamnar under dem utan att förstöra dokumentet.
Eftersom filen komprimeras av din webbläsare slipper du vänta på en uppladdning, och ingen kopia blir kvar på en server. Det betyder också att mycket stora filer beror på din enhet. Skulle resultatet inte bli mindre än originalet behåller verktyget din fil och talar om det.
Vilken väg ska du välja? Om filen ska förbli sökbar komprimerar du efter kvalitetsnivå och kör sedan OCR till PDF. Om den bara ska komma under en gräns anger du en målstorlek och låter verktyget hitta kvaliteten. För ett foto som ska in i en PDF komprimerar du bilden först och bygger sedan PDF:en med Bilder till PDF, så att du styr storleken på varje sida. Öppna resultatet och bläddra igenom det innan du laddar upp, och kontrollera att underskrifter och finstilt text fortfarande går att läsa.
Några vanor hjälper. Be om den största storlek som ett formulär tillåter i stället för den minsta möjliga, eftersom ett större mål behåller fler detaljer. Dela en lång skanning eller ta bort tomma sidor om du bara behöver en del. Allt på den här sidan är gratis och utan konto; det enda som kostar något i DocPro är att signera PDF.