Zwei Tools erledigen die meisten Aufgaben. PDF komprimieren verkleinert ein Dokument nach Qualitätsstufe, von hoher Qualität bis zur kleinsten Datei, oder zielt auf eine Größe in KB und senkt die Qualität, bis die Datei passt. Dabei werden die Seiten als Bilder neu gespeichert, markierbarer Text geht also verloren. Wenn Sie durchsuchbaren Text brauchen, führen Sie danach OCR zu PDF aus. Bild komprimieren nimmt ein Foto oder viele auf einmal und steuert die Größe an, die Sie eingeben, etwa 100 KB für ein Behördenformular. Zuerst sinkt die Qualität, die Pixelgröße schrumpft nur, wenn das nicht reicht.
Wenn ein Formular eine feste Grenze nennt, lohnt es sich, gleich die Zielgröße einzugeben: 50 KB, 200 KB, 1 MB oder was immer verlangt wird, für PDFs ebenso wie für JPG-Fotos. Wenn Sie nicht sicher sind, was ein Portal annimmt, hilft der Ratgeber zu E-Mail- und Upload-Limits. Er erklärt, wie solche Grenzen funktionieren und wie Sie darunter bleiben, ohne das Dokument unlesbar zu machen.
Weil Ihr Browser die Datei komprimiert, müssen Sie nicht auf einen Upload warten, und auf keinem Server bleibt eine Kopie zurück. Das bedeutet aber auch, dass sehr große Dateien von Ihrem Gerät abhängen. Wäre das Ergebnis nicht kleiner als das Original, behält das Tool Ihre Datei und sagt es Ihnen.
Welcher Weg passt? Soll die Datei durchsuchbar bleiben, komprimieren Sie nach Qualitätsstufe und führen danach OCR zu PDF aus. Muss sie nur unter eine Grenze kommen, geben Sie eine Zielgröße vor und lassen das Tool die Qualität finden. Landet ein Foto in einem PDF, komprimieren Sie zuerst das Bild und bauen das PDF dann mit Bilder in PDF, so behalten Sie die Größe jedes Seitenbilds im Griff. Öffnen Sie das Ergebnis vor dem Hochladen und blättern Sie es durch. Unterschriften und Kleingedrucktes sollten noch lesbar sein.
Ein paar Gewohnheiten helfen. Wählen Sie die größte Datei, die ein Formular erlaubt, nicht die kleinstmögliche, denn mehr Bytes bedeuten mehr Details. Teilen Sie einen langen Scan oder entfernen Sie Leerseiten, wenn nur ein Teil gebraucht wird. Alles auf dieser Seite ist kostenlos und ohne Konto nutzbar. Kostenpflichtig ist bei DocPro nur das Signieren von PDFs.