Twee tools dekken de meeste klussen. PDF comprimeren verkleint een document op kwaliteitsniveau, van de hoogste kwaliteit tot het kleinste bestand, of mikt op een doelgrootte in KB en verlaagt de kwaliteit tot het bestand past. Het slaat de pagina's opnieuw op als afbeeldingen, dus selecteerbare tekst gaat verloren: draai daarna OCR naar PDF als je doorzoekbare tekst nodig hebt. Afbeelding comprimeren neemt één foto of veel foto's en mikt op de grootte die je invult, bijvoorbeeld 100 KB voor een formulier van de overheid. Eerst gaat de kwaliteit omlaag, en de afmetingen in pixels krimpen pas als dat niet genoeg is.
Als een formulier een exacte limiet noemt, ben je het snelst door meteen de doelgrootte in te vullen: 50 KB, 200 KB, 1 MB of wat er ook gevraagd wordt, voor pdf's en voor jpg-foto's. Weet je niet wat een portaal accepteert, lees dan de gids over e-mail- en uploadlimieten. Die legt uit hoe zulke grenzen werken en hoe je eronder blijft zonder het document te verpesten.
Doordat je browser het bestand comprimeert, hoef je niet op een upload te wachten en blijft er geen kopie op een server achter. Het betekent ook dat zeer grote bestanden van je apparaat afhangen. Zou het resultaat niet kleiner zijn dan het origineel, dan houdt de tool je bestand en zegt dat erbij.
Welke route kies je? Moet het bestand doorzoekbaar blijven, comprimeer dan op kwaliteitsniveau en draai daarna OCR naar PDF. Hoeft het alleen onder een limiet te komen, vraag dan om een doelgrootte en laat de tool de kwaliteit zoeken. Komt een foto in een pdf terecht, comprimeer dan eerst de afbeelding en bouw daarna de pdf met Afbeeldingen naar PDF, zodat je de grootte van elke pagina in de hand houdt. Open het resultaat en scrol het door voordat je uploadt, en controleer of handtekeningen en kleine lettertjes nog leesbaar zijn.
Een paar gewoontes helpen. Kies de grootste grootte die een formulier toestaat in plaats van de kleinst mogelijke, want een groter doel behoudt meer detail. Splits een lange scan of verwijder lege pagina's als je maar een deel nodig hebt. Alles op deze pagina is gratis en zonder account; het enige betaalde onderdeel van DocPro is het ondertekenen van pdf's.