Większość zadań załatwiają dwa narzędzia. Kompresuj PDF zmniejsza dokument według poziomu jakości, od najwyższej jakości do najmniejszego pliku, albo celuje w rozmiar w KB i obniża jakość, aż plik się zmieści. Zapisuje strony ponownie jako obrazy, więc zaznaczalny tekst znika: jeśli potrzebujesz tekstu do przeszukiwania, uruchom potem OCR do PDF. Kompresuj obraz przyjmuje jedno zdjęcie albo wiele i celuje w rozmiar, który wpiszesz, na przykład 100 KB do formularza urzędowego. Najpierw spada jakość, a wymiary w pikselach maleją dopiero wtedy, gdy to nie wystarczy.
Kiedy formularz podaje dokładny limit, najszybciej od razu wpisać docelowy rozmiar: 50 KB, 200 KB, 1 MB albo ile akurat trzeba, zarówno dla PDF, jak i dla zdjęć JPG. Jeśli nie wiesz, co przyjmuje dany portal, przeczytaj poradnik o limitach poczty i przesyłania. Wyjaśnia, jak działają takie limity i jak zmieścić się poniżej nich, nie psując dokumentu.
Ponieważ plik kompresuje twoja przeglądarka, nie czekasz na przesłanie i żadna kopia nie zostaje na serwerze. Oznacza to też, że bardzo duże pliki zależą od twojego urządzenia. Jeśli wynik nie byłby mniejszy od oryginału, narzędzie zachowa twój plik i da ci o tym znać.
Którą drogę wybrać? Jeśli plik ma pozostać przeszukiwalny, skompresuj go według poziomu jakości, a potem uruchom OCR do PDF. Jeśli ma tylko zmieścić się w limicie, podaj rozmiar docelowy i pozwól narzędziu dobrać jakość. Gdy zdjęcie trafia do PDF, najpierw skompresuj obraz, a potem zbuduj PDF narzędziem Obrazy na PDF, żeby kontrolować rozmiar każdej strony. Otwórz wynik i przewiń go przed wysłaniem, sprawdzając, czy podpisy i drobny druk nadal da się odczytać.
Kilka nawyków pomaga. Wybieraj największy rozmiar, jaki dopuszcza formularz, a nie najmniejszy możliwy, bo większy cel zachowuje więcej szczegółów. Podziel długi skan albo usuń puste strony, jeśli potrzebna jest tylko część. Wszystko na tej stronie jest darmowe i bez konta; jedyną płatną funkcją DocPro jest podpisywanie PDF.