Dos herramientas cubren la mayoría de los casos. Comprimir PDF reduce un documento por nivel de calidad, desde la máxima calidad hasta el archivo más pequeño, o busca un tamaño objetivo en KB y baja la calidad hasta que el archivo entra. Vuelve a guardar las páginas como imágenes, así que el texto seleccionable se pierde: si necesitas texto con el que se pueda buscar, usa después OCR a PDF. Comprimir imagen toma una foto o muchas y busca el tamaño que escribas, por ejemplo 100 KB para un trámite oficial. Primero baja la calidad, y el tamaño en píxeles solo se reduce si eso no basta.
Cuando un formulario indica un límite exacto, lo más rápido es escribir directamente el tamaño objetivo: 50 KB, 200 KB, 1 MB o el que te pidan, tanto para PDF como para fotos JPG. Si no sabes qué acepta un portal, lee la guía sobre los límites de correo y de subida, que explica cómo funcionan esos topes y cómo quedar por debajo sin estropear el documento.
Como el archivo se comprime en tu navegador, no hay que esperar a una subida y no queda ninguna copia en un servidor. También significa que los archivos muy grandes dependen de tu dispositivo. Si el resultado no fuera más pequeño que el original, la herramienta conserva tu archivo y te lo dice.
¿Qué camino elegir? Si el archivo debe seguir permitiendo búsquedas, comprime por nivel de calidad y luego usa OCR a PDF. Si solo tiene que pasar un límite, pide un tamaño objetivo y deja que la herramienta encuentre la calidad. Para una foto que acaba dentro de un PDF, comprime primero la imagen y crea después el PDF con Imágenes a PDF, así controlas el peso de cada página. Abre el resultado y recórrelo antes de subirlo, y comprueba que las firmas y la letra pequeña se siguen leyendo.
Algunos hábitos ayudan. Pide el tamaño más grande que permita un formulario en lugar del más pequeño posible, porque un objetivo mayor conserva más detalle. Divide un escaneo largo o elimina las páginas en blanco si solo necesitas una parte. Todo lo de esta página es gratis y sin cuenta; lo único de pago en DocPro es firmar PDF.