دو ابزار بیشتر کارها را انجام می‌دهند. فشرده‌سازی PDF حجم سند را بر اساس سطح کیفیت، از بالاترین کیفیت تا کوچک‌ترین فایل، کم می‌کند یا حجمی به KB را هدف می‌گیرد و کیفیت را پایین می‌آورد تا فایل جا شود. این ابزار صفحه‌ها را دوباره به‌صورت تصویر ذخیره می‌کند، بنابراین متن قابل انتخاب از بین می‌رود؛ اگر متن قابل جست‌وجو لازم دارید، بعد از آن OCR به PDF را اجرا کنید. فشرده‌سازی تصویر یک عکس یا چند عکس را می‌گیرد و به حجمی که وارد می‌کنید می‌رسد، مثلاً ۱۰۰ KB برای یک فرم اداری. ابتدا کیفیت پایین می‌آید و اندازه‌ی پیکسلی فقط وقتی کوچک می‌شود که این کافی نباشد.
وقتی فرمی حد دقیقی مشخص کرده، سریع‌ترین راه این است که همان حجم هدف را وارد کنید: ۵۰ KB، ۲۰۰ KB، ۱ MB یا هر چه خواسته‌اند، چه برای PDF و چه برای عکس‌های JPG. اگر نمی‌دانید یک پورتال چه چیزی می‌پذیرد، راهنمای محدودیت‌های ایمیل و آپلود را بخوانید. این راهنما توضیح می‌دهد این سقف‌ها چطور کار می‌کنند و چطور بدون خراب کردن سند زیر آن‌ها بمانید.
چون فایل را مرورگر شما فشرده می‌کند، منتظر آپلود نمی‌مانید و نسخه‌ای روی هیچ سروری باقی نمی‌ماند. این یعنی فایل‌های خیلی بزرگ به توان دستگاه شما بستگی دارند. اگر نتیجه از فایل اصلی کوچک‌تر نباشد، ابزار فایل شما را نگه می‌دارد و این را به شما می‌گوید.
کدام راه را انتخاب کنیم؟ اگر فایل باید قابل جست‌وجو بماند، بر اساس سطح کیفیت فشرده کنید و بعد OCR به PDF را اجرا کنید. اگر فقط باید زیر یک حد برود، حجم هدف بدهید و بگذارید ابزار کیفیت را پیدا کند. برای عکسی که قرار است داخل PDF برود، اول تصویر را فشرده کنید و بعد PDF را با تصویر به PDF بسازید تا حجم هر صفحه دست خودتان باشد. نتیجه را پیش از آپلود باز کنید و صفحه‌به‌صفحه ببینید و مطمئن شوید امضاها و نوشته‌های ریز هنوز خوانا هستند.
چند عادت کمک می‌کند. بزرگ‌ترین حجمی را که فرم اجازه می‌دهد بخواهید، نه کوچک‌ترین حجم ممکن را، چون هدف بزرگ‌تر جزئیات بیشتری نگه می‌دارد. اگر فقط بخشی از یک اسکن بلند لازم است، آن را تقسیم کنید یا صفحه‌های خالی را حذف کنید. همه‌ی چیزهای این صفحه رایگان است و حساب کاربری نمی‌خواهد؛ تنها امکان پولی DocPro امضای PDF است.