Een WW-uitkering, een WIA-aanvraag of een melding bij de Ziektewet: UWV vraagt vaak om een loonstrook, een verklaring of een rapport als bijlage. Gaat het uploaden mis, dan is meestal het bestand het probleem: te groot, een verkeerd type of een foto die niet leesbaar is. Hieronder staat wat UWV zelf op uwv.nl schrijft over bestanden en hoe je ze met DocPro in de juiste vorm krijgt. Stand: oktober 2026.
Hoe stuur je documenten naar UWV?
Er is niet één loket voor alle documenten. Wat je doet, hangt af van de regeling en van wat UWV je vraagt. Op de geraadpleegde pagina's staan drie routes:
- Als bijlage bij de aanvraag. Bij de WIA-aanvraag kun je documenten als bijlage bij het aanvraagformulier uploaden. Ook je (ex-)werkgever kan documenten uploaden via het werkgeversportaal.
- Nasturen in Mijn UWV. Bij de WW-aanvraag schrijft UWV: "dan kunt u deze op Mijn UWV uploaden via 'Aanvullende gegevens doorgeven'". Dat geldt alleen als UWV om extra documenten heeft gevraagd. Bij het doorgeven van sollicitatieactiviteiten klik je op "Kies bestand" om een bijlage toe te voegen.
- Per post. Dit is het alternatief als digitaal niet lukt. Daarover meer verderop.
Twee kanttekeningen. Op de pagina over sollicitatieactiviteiten staat: "Via de app kunt u geen bijlage toevoegen." Wil je een bestand meesturen, gebruik dan Mijn UWV in een browser. En lukt het sturen van niet-medische informatie via Mijn UWV niet, dan verwijst UWV naar een apart formulier voor het nasturen van gegevens. Op de pagina 'Mijn UWV' zelf staat niets over bestandstypen of groottes.
Bestandstype en maximale grootte
De duidelijkste cijfers staan op de pagina Documenten WIA-aanvraag. Daar noemt UWV bij het uploaden:
- Toegestane bestandstypen: bmp, doc, docx, jpeg, jpg, pdf, ppt, pptx, rtf, tiff, txt, xls, xlsx.
- Toegestane bestandsgrootte: 3 MB per bestand.
- Aantal: UWV vraagt "1 of meer documenten", afhankelijk van je situatie. Een maximum aantal bestanden staat er niet.
Op de pagina over documenten bij een WAO-aanvraag, bedoeld voor het werkgeversportaal, is de lijst korter: "Gebruik alleen de volgende bestandstypen: jpg, docx, pdf." Een grootte noemt die pagina niet. De les: de limieten verschillen per formulier. Kijk bij het uploaden naar de melding op het scherm zelf. Voor WW, Ziektewet en andere formulieren in Mijn UWV heeft UWV op de geraadpleegde pagina's geen aparte limiet genoemd. Houd 3 MB per bestand daarom aan als veilige richtlijn, en pdf of jpg als veiligste bestandstype.
Foto's van papieren documenten
UWV zegt op de geraadpleegde pagina's niets over foto's als zodanig. Wel staan jpg, jpeg, tiff en bmp in de lijst van toegestane typen. Een foto van een loonstrook mag dus qua type, maar een telefoonfoto kan snel groter zijn dan 3 MB. Scheef, schaduw en afgesneden randen maken een document bovendien moeilijk leesbaar voor degene die het beoordeelt. Een paar vuistregels:
- Leg het papier plat op een effen, donkere ondergrond met genoeg licht.
- Zorg dat alle vier de randen en alle pagina's in beeld zijn.
- Zet meerdere foto's van één document om naar één pdf, zodat je één bestand uploadt in plaats van losse plaatjes.
- Controleer na het verkleinen of bedragen en datums nog goed te lezen zijn.
Wat stuur je beter niet mee?
UWV geeft op de geraadpleegde pagina's geen volledige uitsluitlijst. Wat wel te lezen is:
- Dubbele documenten. Bij de WIA-aanvraag waarschuwt UWV: "Voorkom dat u beiden dezelfde documenten opstuurt, want dit kan zorgen voor vertraging." Spreek met je werkgever af wie wat verstuurt.
- Documenten zonder BSN. Zet je naam en burgerservicenummer op elk document. Dat staat bij het doorgeven van gezondheidswijzigingen en bij de WIA- en WAO-documenten.
- Medische gegevens in een gewone envelop. Medische informatie hoort per post in een aparte, gesloten envelop.
- Documenten die UWV niet vroeg. Bij de WW-aanvraag kun je extra documenten alleen uploaden als UWV daarom heeft gevraagd.
Over een kopie van je identiteitsbewijs staat op de geraadpleegde UWV-pagina's geen regel. Vraagt UWV er in een brief of formulier wel om, stuur dan alleen dat mee en schermt de gegevens af die UWV niet nodig heeft. Hoe dat veilig gaat, staat in een veilige kopie van je identiteitsbewijs. Voor andere documenten geldt hetzelfde principe als bij de IND: stuur wat gevraagd wordt, niet meer.
Per post als alternatief
Lukt uploaden niet, dan kan het per post. Bij de WIA-aanvraag staat dat je documenten per post "uiterlijk 1 werkdag na de aanvraag" moet sturen, terwijl digitaal nasturen kan tot 5 werkdagen na het versturen van de aanvraag. Zet het BSN op elk document. Medische gegevens doe je in een aparte envelop die je sluit, met de aanduiding die UWV op de pagina van jouw regeling noemt (bij de gezondheidspagina "medisch geheim", bij de postadressenpagina "medische gegevens"). Het adres hangt af van de regeling, en UWV zegt dat je het adres uit je brief moet gebruiken. Gebruik dus de brief, niet dit artikel.
Zo krijg je een bestand klein genoeg met DocPro
DocPro werkt in je browser op je eigen apparaat. Bestanden worden niet geüpload naar een server van DocPro, dus een loonstrook of medisch rapport blijft van jou. Het uploaden naar UWV doe je zelf in Mijn UWV. De knoppen van de tools zijn in het Engels; hieronder staan de labels zoals ze in de tool staan.
Foto's of scans omzetten naar één pdf
- Open Afbeeldingen naar PDF ('Images to PDF') en sleep de foto's erin of kies ze via 'or click to choose several'.
- Zet ze in de goede volgorde met de pijlen bij elke afbeelding.
- Kies bij 'Page size' bijvoorbeeld 'A4' en laat 'Orientation' op 'Auto' staan.
- Klik op 'Create PDF' en bewaar het bestand.
Heb je foto's van een iPhone in het HEIC-formaat, kijk dan bij HEIC naar PDF. Staan er al losse pdf's klaar, voeg ze dan samen met PDF's samenvoegen ('Merge PDFs'). Een pagina die op zijn kant staat, draai je met PDF roteren: selecteer de pagina en kies 'Rotate left', 'Rotate right' of 'Rotate 180°', en sla op met 'Save rotated PDF'.
Als het bestand te groot is
Zit je boven de 3 MB, dan maak je de pdf kleiner met PDF verkleinen ('Compress PDF'):
- Open de pdf in de tool.
- Zet 'Aim for a target size' aan.
- Vul bij 'Target size (KB)' een waarde in die ruim onder de grens ligt, bijvoorbeeld 2000 KB.
- Klik op 'Compress PDF' en controleer het resultaat.
De tool verlaagt de kwaliteit en daarna de resolutie tot het bestand past. Dat lukt niet altijd bij een erg kleine doelgrootte. Let op: pagina's worden als afbeelding opnieuw opgeslagen, dus selecteerbare tekst en links verdwijnen. Voor een loonstrook of brief is dat meestal geen bezwaar, mits alles leesbaar blijft. De werkwijze staat ook op de pagina PDF verkleinen tot 2 MB. Algemene tips vind je in de gids PDF verkleinen voor e-mail en uploadlimieten.
Wil je één foto kleiner maken in plaats van een pdf, gebruik dan Afbeelding verkleinen.
Een kopie van je ID afschermen
Moet er toch een kopie van je identiteitsbewijs mee, dan kan PDF zwartmaken ('Redact PDF') het BSN en andere gegevens echt verwijderen. Kies 'Draw boxes', teken kaders over wat weg moet en klik op 'Redact and save PDF'. Afgeschermde pagina's worden afbeeldingen, zodat de tekst eronder niet meer te kopiëren is. Met Watermerk aan pdf toevoegen ('Watermark PDF', type 'Text', layout 'Tiled') zet je er bovendien een tekst over, zoals het doel van de kopie. Een watermerk is een extra hulpmiddel en geen vervanging voor afschermen.
Wat DocPro niet kan
- DocPro uploadt niets naar UWV en logt niet in bij Mijn UWV. Dat doe je zelf met je DigiD.
- De tool controleert niet of UWV je bestand accepteert. De limiet op het scherm van UWV geldt.
- Verkleinen kan tekst onscherp maken. Zie je het bedrag of de datum niet meer goed, kies dan een hogere doelgrootte of splits het bestand.
- DocPro bepaalt niet welke documenten je moet sturen. Dat staat in je brief of aanvraag.
Een kort overzicht van de regels voor je uploadt:
- Het bestand is pdf of jpg en kleiner dan de limiet op het scherm (3 MB bij de WIA-aanvraag).
- Je naam en BSN staan op elk document.
- Alle pagina's zijn compleet, goed gedraaid en leesbaar.
- Medische informatie gaat apart en per post in een gesloten envelop.
- Je stuurt niet dezelfde documenten dubbel.
Dit is geen juridisch advies. De regels en limieten kunnen veranderen. Controleer de actuele pagina van UWV of de melding op het scherm voordat je uploadt.