Een huurwoning via een makelaar, een inschrijving, een hypotheekaanvraag: al snel vraagt iemand om een kopie van je paspoort of ID-kaart. Wie die zonder nadenken mailt, geeft meer weg dan nodig. Op een kopie staan je naam, geboortedatum, foto en documentnummer, en vaak ook je burgerservicenummer (BSN). In verkeerde handen is dat precies wat identiteitsfraude mogelijk maakt. Stand van dit artikel: oktober 2026.
Wie mag eigenlijk een kopie vragen?
De Rijksoverheid schrijft dat slechts enkele organisaties een kopie van je identiteitsbewijs mogen maken. Genoemd worden overheidsinstanties, banken, notarissen, casino's, levensverzekeraars en je werkgever. De organisatie moet je informeren over de wettelijke verplichting. Andere bedrijven, zoals een telecombedrijf, mogen je identiteitsbewijs wel kopiëren of scannen, maar moeten daarbij de pasfoto en het BSN afschermen.
Voor sommige organisaties is een kopie niet eens nodig. Bij scholen en zorgverleners is het opschrijven van het soort legitimatiebewijs en het nummer vaak genoeg. Hotels en campings mogen volgens de Rijksoverheid alleen het soort bewijs noteren, bijvoorbeeld 'Paspoort'. Specifieke regels voor huurders en verhuurders staan niet op de pagina die ik las. De Rijksoverheid verwijst daarvoor naar de Autoriteit Persoonsgegevens. Vraag dus altijd waarom een kopie nodig is en wat ze ermee doen.
Zo maak je een veilige kopie, volgens de Rijksoverheid
- Controleer eerst of een kopie nodig is. Soms volstaan het soort bewijs en het nummer, bijvoorbeeld 'Paspoort, NWLFR3706'.
- Vraag waarom een kopie nodig is of welke wettelijke verplichting daarvoor bestaat.
- Streep je BSN door, ook in de cijferreeks onderaan het document.
- Noteer dat het een kopie is.
- Schrijf erop voor welke organisatie of welk product de kopie is.
- Zet de datum erop waarop je de kopie afgeeft.
De Rijksoverheid noemt daarnaast de app KopieID van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, waarmee je een veilige kopie maakt. Je vult in voor wie de kopie bedoeld is en waarvoor, en die tekst komt samen met de datum als watermerk op de kopie. Opslaan kan alleen als je een toegangscode op je toestel hebt ingesteld. Welke gegevens je wegstreept, hangt af van het doel van de kopie en de ontvanger. Voorbeelden zijn het BSN, de pasfoto en de handtekening.
De digitale variant met DocPro
Heb je al een foto of scan van je ID? Dan kun je de stappen ook zelf uitvoeren, zonder dat het bestand je telefoon verlaat. De volgorde:
- Zet de foto in een pdf met Afbeeldingen naar PDF.
- Scherm de gegevens af met PDF censureren: trek een vlak over het BSN en over de cijferreeks onderaan, en eventueel over de pasfoto als de ontvanger die niet nodig heeft. De tool vervangt de pagina door een afbeelding met de vlakken zwart gemaakt, zodat de tekst eronder echt weg is.
- Voeg met PDF annoteren een tekst toe zoals 'Kopie voor [naam organisatie], [doel], [datum]'.
- Verwijder verborgen gegevens met PDF-metadata verwijderen.
- Controleer het eindresultaat op je scherm, op volledige grootte.
Waarom niet gewoon een zwart vlak tekenen in een tekenapp? Omdat bij pdf's de tekst er meestal nog onder zit. Hoe dat zit en hoe je het controleert, lees je in PDF echt censureren. Het kost een paar minuten en voorkomt dat het BSN via kopiëren en plakken weer tevoorschijn komt.
Als je een kopie moet sturen voor een huurwoning of hypotheek
Bij een huurwoning of hypotheek is het onderscheid belangrijk. Een bank of notaris kan volgens de Rijksoverheid wettelijk verplicht zijn om een kopie te maken. Een makelaar of verhuurder staat niet in het rijtje organisaties dat de pagina noemt. Mail daar dus liever geen volledige kopie. Stuur een versie met afgeschermd BSN, vermeld het doel, en vraag ook hoe lang de kopie wordt bewaard. Kom je niet verder, vraag het dan na bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bewaar de originele foto niet in je mail of in een gedeelde map. En verwijder de afgeschermde kopie als de aanvraag klaar is.
Praktische tips voor het versturen
Dit zijn eigen tips, geen voorschriften van de Rijksoverheid. Stuur de kopie liever via een beveiligde uploadpagina dan via een berichtendienst waar bestanden jaren blijven staan. Noem in de mail zelf geen BSN of documentnummer. Bewaar de afgeschermde versie apart van je originele scan, zodat je niet per ongeluk de verkeerde bijlage meestuurt. En vraag aan het eind van de procedure om verwijdering van de kopie, als de ontvanger geen wettelijke bewaarplicht heeft.
Moet je de kopie uploaden bij de IND? Lees dan IND documenten uploaden.
Dit artikel is geen juridisch advies. Het volgt wat de Rijksoverheid hierover publiceert. Bij een officiële instantie, zoals de gemeente of de Belastingdienst, geldt dat jij moet voldoen aan wat zij vragen.