Od 1 marca 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym (Dz.U. 2026 poz. 222). Poza samym trybem składania pisma określa ono, jak mają wyglądać załączniki: rozmiar, format, nazwa pliku i jakość skanu. Poniżej zebrane jest to, co z tego wynika dla osoby, która przygotowuje pliki, według stanu z listopada 2026 r.
Tekst nie jest poradą prawną. Przy sprawie o wysokiej stawce lub przy terminie sądowym sprawdź aktualne komunikaty portalu i zapytaj pełnomocnika.
Co rozporządzenie mówi o załącznikach
- Rozmiar: pojedynczy załącznik nie może przekraczać 100 MB (§ 4 ust. 2). Rozporządzenie nie podaje limitu łącznego ani maksymalnej liczby załączników.
- Format: dopuszczalne formaty wymienia załącznik nr 1. Dla dokumentów tekstowo-graficznych opisuje on format .pdf jako PDF/A (norma ISO 19005). Wymienione są też m.in. .rtf, .odt, .doc, .docx oraz obrazy .jpg, .tif, .png, .gif i .bmp.
- Odwzorowania cyfrowe dokumentów zawierających wyłącznie tekst można wnosić jako .txt, .rtf, .pdf, .odt, .doc, .docx, .csv lub .xml (§ 4 ust. 6).
- Nazwa pliku: musi zawierać rozszerzenie zgodne z formatem i może mieć najwyżej 128 znaków razem z rozszerzeniem. Nie może kończyć się spacją ani kropką. Niedozwolone są znaki " * / : < > ? \ | ~ oraz nazwy zarezerwowane w Windows, takie jak CON, PRN, AUX, NUL, COM1-COM9 i LPT1-LPT9. Polskie litery są dopuszczone.
- Numeracja: numery i nazwy załączników w piśmie mają być spójne z tymi, które nadajesz w portalu (§ 3 pkt 5).
- Archiwa: rozporządzenie nie przewiduje wnoszenia spakowanych plików. Poradnik adwokacki wprost wymienia „skompresowane załączniki np. ZIP” wśród tych, których nie da się wnieść przez portal.
Wymagania dla skanów
Załącznik nr 3 do rozporządzenia podaje minimalne wymagania dla odwzorowań cyfrowych, czyli skanów i zdjęć dokumentów. Zależą one od rodzaju dokumentu:
- tekst drukowany czarno-biały lub taki, w którym kolor nie ma znaczenia, A4: co najmniej 150 dpi, 1 bit, wielostronicowy TIFF lub PDF, kompresja bezstratna (np. CCITT G4),
- pismo odręczne A4: co najmniej 200 dpi, skala szarości 8 bitów, wielostronicowy TIFF lub PDF, kompresja bezstratna (np. LZW),
- tekst drukowany, w którym kolor ma znaczenie: 200 dpi, 8-bitowy kolor, wielostronicowy TIFF lub PDF,
- fotografie (czarno-białe i kolorowe): 2500 pikseli dłuższego boku, JPG o jakości co najmniej 50%.
To minimalne wymagania techniczne, więc przy skanowaniu ustaw rozdzielczość nie niższą niż w tabeli, a dopiero potem sprawdzaj rozmiar pliku.
Czego nie wniesiesz przez portal
Według poradnika Krajowej Izby Radców Prawnych, opartego na art. 125² k.p.c., załącznik, którego z powodu rodzaju lub rozmiaru nie da się skutecznie wnieść przez portal, składa się poza portalem, w ciągu trzech dni od wniesienia pisma, z uzasadnieniem. Przykłady z poradników to mapy, przedmioty, nagrania audio i wideo powyżej 100 MB lub w niedozwolonym formacie oraz spakowane archiwa. Jeśli tego nie zrobisz, sąd pomija taki załącznik. W piśmie oznacza się takie załączniki jako niewnoszone elektronicznie (§ 3 pkt 6 rozporządzenia).
Podpis pisma i uwierzytelnienie załączników
Rozporządzenie przewiduje podpisanie pisma w portalu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Wybrane dokumenty można też uwierzytelnić tymi samymi podpisami, o ile nie zostały uwierzytelnione przed wgraniem. Obraz podpisu naniesiony na PDF nie zastępuje żadnego z tych podpisów. Różnice opisuje wpis profil zaufany czy podpis odręczny.
Jak przygotować pliki w DocPro
- Zdjęcia lub skany stron zamień na jeden dokument w narzędziu Obrazy na PDF. Wybierz „Page size”: A4, ustaw „Orientation” i „Margin”, a potem kliknij „Create PDF”. Narzędzie nie sprawdza, czy rozdzielczość zdjęć spełnia wymagania z załącznika nr 3, więc sprawdź ją przy skanowaniu.
- Kilka plików PDF jednego dokumentu połącz w Połącz PDF: dodaj pliki, ustaw kolejność i kliknij „Merge PDFs”. Osobne dokumenty, takie jak umowa i faktura, zwykle lepiej zostawić jako osobne załączniki z własnymi numerami.
- Sprawdź rozmiar, liczbę stron i format strony w Informacje o PDF. Pola „File size”, „Pages” i „Page size” pokazują, czy plik mieści się w limicie 100 MB.
- Jeśli jeden plik przekracza 100 MB, podziel go na kilka załączników w Podziel PDF, pole „Pages per file” lub „Ranges (one file each)”, a potem kliknij „Split PDF”. Limit dotyczy każdego załącznika osobno.
- Nazwy plików sprawdź sam: długość, brak zakazanych znaków i zgodność numeracji z pismem. DocPro nie wymusza tych reguł.
Kompresja jest ostatecznością. Kompresuj PDF zapisuje strony jako obrazy, więc tekst przestaje być zaznaczalny, a ustawienia mają od 144 dpi („High quality”) w dół do 54 dpi („Smallest”). Najwyższy poziom jest więc niższy niż 150 dpi, które załącznik nr 3 podaje jako minimum dla druku czarno-białego. Dlatego zamiast kompresować skany do pism, lepiej podzielić duży plik. Ogólne limity innych portali opisuje wpis zmniejszyć PDF do ePUAP i gov.pl.
Czego DocPro nie zrobi
DocPro w przeglądarce nie tworzy plików PDF/A i nie sprawdza zgodności pliku z załącznikiem nr 1. Zgodnie z opisem w załączniku nr 1 format .pdf to PDF/A, a § 4 ust. 6 dopuszcza zwykły .pdf dla odwzorowań dokumentów wyłącznie tekstowych. Poradnik adwokacki wymienia PDF bez wzmianki o PDF/A. Jak portal traktuje zwykły PDF w praktyce, trzeba sprawdzić w komunikatach portalu lub u pełnomocnika. W witrynie DocPro PDF/A jest zapowiedziany dla aplikacji mobilnych, a nie dla wersji w przeglądarce.
DocPro nie wnosi pisma, nie podpisuje go w rozumieniu ustawy, nie uwierzytelnia kopii i nie ocenia, czy dokument jest kompletny. Funkcja Podpisz PDF jest płatna (plan Pro) i dodaje widoczny obraz podpisu, bez certyfikatu.