Rejestracja jako osoba bezrobotna lub poszukująca pracy przez internet odbywa się w usłudze „Zgłoszenie do rejestracji, jako osoba bezrobotna lub poszukująca pracy (KRB)” na praca.gov.pl. Do wniosku dołącza się skany wymaganych dokumentów, a ważne jest dopasowanie rozmiaru plików do limitu. Instrukcje urzędów nie są jednak zgodne co do limitu pojedynczego pliku, więc poniżej zestawiono, co mówią.
Limity, które podają instrukcje
- Zielona Linia (serwis gov.pl, treść według stanu prawnego z 9 września 2019 r.): pojedynczy załącznik do 1,00 MB, suma załączników do 24,00 MB.
- PUP Jarosław, instrukcja „Rejestracja w powiatowym urzędzie pracy” w wersji z podpisem z 17 kwietnia 2020 r.: pojedynczy plik maksymalnie 1 MB. Formularz pokazuje liczbę i rozmiar dołączonych załączników.
- Warszawa 19115 (portal informacyjny miasta), PUP Tarnobrzeg i PUP Olecko: pojedynczy plik nie większy niż 4 MB, a wszystkie razem 24 MB.
- Format: żadna z instrukcji nie wymienia dopuszczalnych typów plików. Mówią o skanach oraz o zdjęciach wykonanych telefonem.
- Liczba plików: instrukcje jej nie podają. Lista wymaganych dokumentów zależy od ścieżki, a według instrukcji każdy urząd może zdefiniować własną listę (przycisk „Pokaż wykaz dokumentów”).
Różnica 1 MB i 4 MB może wynikać z wieku instrukcji albo z wersji formularza, ale żadne źródło tego nie wyjaśnia, a część instrukcji nie ma daty. Praktyczna zasada: traktuj jako obowiązujący najniższy limit z tych, które widzisz w formularzu lub w komunikacie błędu, i zostaw zapas. Limity mogą się zmieniać, więc sprawdź aktualne dane na praca.gov.pl lub w swoim urzędzie.
Co jeszcze mówią instrukcje
- Dokumenty skanujesz lub fotografujesz telefonem. Instrukcje radzą uzyskać mniejsze pliki przez niższą rozdzielczość skanowania lub gorszą jakość zdjęć w telefonie.
- Zielona Linia: po uzupełnieniu danych wniosek podpisujesz podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP, a potem wysyłasz do wybranego urzędu. Rejestracja przez internet jest dostępna dla osób z takim podpisem.
- Instrukcja Warszawy 19115 zaleca przygotować wszystkie dokumenty na początku. Wniosek i załączniki podpisuje się razem, więc pliki powinny być gotowe przed podpisaniem.
Jak przygotować skany w DocPro
- Zdjęcia dowodu lub zaświadczenia z telefonu zamień na PDF w Obrazy na PDF. Dodaj zdjęcia, ustaw kolejność, „Page size” A4, a potem „Create PDF”. Każdy dokument zapisz jako osobny plik, żeby w razie potrzeby wymienić tylko jeden.
- Jeśli dokument ma kilka stron, połącz je w Połącz PDF i kliknij „Merge PDFs”. Zdjęcia w formacie HEIC z iPhone'a opisuje zadanie HEIC do PDF.
- Sprawdź rozmiar w Informacje o PDF, pole „File size”.
- Jeśli plik jest za duży, użyj Kompresuj PDF: zaznacz „Aim for a target size” i wpisz w „Target size (KB)” wartość z zapasem, np. 800 dla limitu 1 MB. Zadanie opisuje też kompresja PDF do 1 MB. Poziom „Balanced” to 108 dpi, a „Small” 72 dpi.
- Po kompresji otwórz wynik i sprawdź czytelność numerów, dat i pieczątek. Dopiero potem dołącz plik do wniosku i podpisz.
Jeśli zostawiasz plik jako JPG, zmniejszysz go w Kompresuj obraz.
Lista kontrolna przed wysłaniem
- Porównaj rozmiar każdego pliku z najniższym limitem, jaki widzisz w formularzu lub instrukcji swojego urzędu.
- Zsumuj wszystkie załączniki i porównaj z limitem 24 MB.
- Otwórz każdy plik po przygotowaniu i sprawdź, czy dane na dokumencie są czytelne.
- Sprawdź na liście dokumentów swojego urzędu, czego potrzebujesz w Twojej ścieżce rejestracji.
- Wniosek podpisz dopiero po dołączeniu wszystkich plików i zachowaj kopię wysłanych dokumentów.
Czego DocPro nie zrobi
DocPro nie wysyła wniosku i nie podpisuje go w rozumieniu przepisów. Wniosek w praca.gov.pl podpisujesz podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym, a Podpisz PDF, funkcja płatna (plan Pro), dodaje tylko widoczny obraz podpisu, bez certyfikatu. Różnice opisuje wpis profil zaufany czy podpis odręczny. Narzędzie nie zna limitu Twojego urzędu ani listy dokumentów, nie sprawdzi czytelności za Ciebie, a po kompresji tekst nie jest zaznaczalny. Limity innych portali opisuje wpis zmniejszyć PDF do ePUAP i gov.pl.