Wiadomość hybrydowa to jedna z form wysyłki w systemie e-Doręczeń: nadawca przygotowuje dokument elektronicznie, a adresat dostaje go w postaci przesyłki listowej. Plik PDF przechodzi więc przez automatyczną obróbkę, dlatego Centralny Ośrodek Informatyki (COI) opublikował wymagania, których przestrzeganie ma zapobiegać odrzuceniu przesyłki. Poniżej zebrane jest to, co podają instrukcja skrzynki e-Doręczeń i komunikaty COI, według stanu z listopada 2026 r.
Kto wysyła wiadomości hybrydowe
Instrukcja skrzynki e-Doręczeń (wersja 2.1 z 9 grudnia 2024 r.) stwierdza, że wiadomości hybrydowe mogą wysyłać wyłącznie podmioty publiczne, a komornicy sądowi są w tym kontekście traktowani jak podmioty publiczne. Osoba prywatna lub firma zwykle wysyła zwykłą wiadomość elektroniczną, a list z hybrydowej dostaje jako adresat. Dla pracowników urzędów, szkół, uczelni i podobnych jednostek wymagania dla PDF są codzienną praktyką, dlatego opisane są tu szczegółowo.
Limity: rozmiar, format i liczba stron
- Format: dozwolony jest tylko PDF. Wiadomość hybrydowa musi zawierać co najmniej jeden załącznik w formacie PDF.
- Rozmiar: łączny rozmiar wszystkich załączników nie może przekraczać 15 MB.
- Liczba kartek: komunikat COI podaje, że łączna wielkość plików PDF nie może przekroczyć 15 MB oraz 98 kartek. W drugim komunikacie COI ten sam limit brzmi „nie więcej niż 99 kartek, w tym strona adresowa”.
- Koszty: instrukcja ostrzega, że wysłanie załącznika o więcej niż 12 kartkach może spowodować dodatkowe opłaty.
- Tryb standardowy: jeden adresat i kilka załączników. Tryb masowy (import z pliku, do 1000 adresatów, tylko adresy w Polsce): tylko jeden załącznik o rozmiarze do 15 MB.
Dla porównania zwykła wiadomość elektroniczna (PURDE) ma według tej samej instrukcji limit 500 MB na wszystkie załączniki, a 15 MB, jeśli korzystasz z grupowania wiadomości. Instrukcja nie wymienia dopuszczalnych formatów dla takich załączników poza tym, co wynika z limitów rozmiaru. Komunikaty podają, że szczegóły i reguły nazewnictwa są też w załączniku nr 1 do Regulaminu PURDE i PUH, którego treść nie była tu sprawdzana. Strona Ministerstwa Nauki o e-Doręczeniach nie podaje limitów rozmiaru ani formatów i odsyła do materiałów Poczty Polskiej.
Wymagania dla pliku PDF
- Format strony A4 (210 × 297 mm), układ pionowy.
- Marginesy: górny co najmniej 10 mm, dolny co najmniej 8 mm, lewy i prawy co najmniej 15 mm.
- Brak aktywnych formularzy, na przykład pól do wypełnienia.
- Brak zabezpieczenia hasłem oraz brak ograniczeń drukowania, kopiowania i edycji.
- Nazwa pliku do 128 znaków razem z rozszerzeniem „.pdf”, bez spacji i znaków specjalnych: ~ „ # % & * : < > ? ! / \ { | }.
Pismo można przygotować w dowolnym edytorze, na przykład w Wordzie, i zapisać jako PDF. Gotowy plik warto sprawdzić pod kątem każdego punktu z listy, bo wymagania dotyczą wyniku, a nie programu, w którym powstał dokument.
Częste problemy z plikiem
- Skan lub PDF w formacie innym niż A4, na przykład Letter lub A5.
- Strony poziome w środku dokumentu.
- Treść dochodząca do krawędzi strony, bez wymaganych marginesów.
- Wypełniany formularz PDF z polami, które nie zostały „spłaszczone”.
- Plik zabezpieczony hasłem lub z blokadą drukowania.
- Zbyt wiele skanów w wysokiej rozdzielczości, przez co łączny rozmiar przekracza 15 MB.
- Nazwa pliku ze spacjami lub ze znakami z listy zakazanych.
Jak przygotować PDF w DocPro
- Jeśli pismo i załączniki są osobnymi plikami, a mają iść jednym dokumentem, połącz je w Połącz PDF: dodaj pliki, ustaw kolejność i kliknij „Merge PDFs”. Zdjęcia dokumentów zamienisz wcześniej na PDF w Obrazy na PDF.
- Strony poziome obróć w Obróć strony PDF, jeśli mają być pionowe. W Informacje o PDF sprawdź w polach „Pages”, „Page size” i „File size”, ile jest stron, jaki mają rozmiar i czy plik mieści się w 15 MB.
- Ustaw A4 i marginesy w Zmień rozmiar PDF: „Page size” A4, „Orientation” Portrait, „Margin (mm)” 15, a potem „Resize PDF”. Każda strona jest skalowana tak, by zmieściła się w nowym rozmiarze, ze środkowaniem, a tekst pozostaje ostry. Zadanie opisuje też zmiana PDF na A4.
- Wynik zmiany rozmiaru nie zachowuje linków ani pól formularza, więc usuwa aktywne pola. Jeśli nie zmieniasz rozmiaru, a plik ma wypełnione pola, użyj Spłaszcz PDF i kliknij „Flatten PDF”, co zamienia pola w zwykłą treść strony.
- Jeśli PDF ma hasło lub blokadę drukowania i kopiowania, a jest Twój, użyj Odblokuj PDF: „Unlock PDF” lub „Remove restrictions”.
- Jeśli plik przekracza 15 MB, użyj Kompresuj PDF: zaznacz „Aim for a target size” i wpisz wartość w „Target size (KB)” z zapasem poniżej 15 MB. Zobacz też kompresja do 2 MB.
Kompresja zamienia strony w obrazy, więc tekst przestaje być zaznaczalny, a poziom „Smallest” ma tylko 54 dpi. Skoro dokument będzie drukowany, wybieraj „High quality” lub „Balanced” i najpierw sprawdź czytelność wydruku w podglądzie.
Czego DocPro nie zrobi
DocPro nie wysyła wiadomości, nie ma dostępu do skrzynki e-Doręczeń i nie sprawdza zgodności pliku z Regulaminem PURDE i PUH. Nie weryfikuje, czy treść mieści się w marginesach (zmiana rozmiaru dodaje margines, ale nie czyta układu strony), nie pilnuje położenia adresu ani nazwy pliku z listy wyżej i nie przelicza stron na kartki, które zależą od ustawień druku. Przed wysyłką sprawdź wymagania w aktualnych komunikatach COI. Limity i liczba kartek mogą się zmieniać, a oba komunikaty nie mają daty.
Zwykły PDF z kilkoma stronami najprościej sprawdzić jako podgląd w Podgląd PDF. Inne portale i ich limity opisuje wpis zmniejszyć PDF do ePUAP i gov.pl.