Gdy urząd, uczelnia, szkoła albo pracodawca prosi o „podpisany PDF”, zwykle ma na myśli jedno z dwóch. Pierwsze to dokument podpisany elektronicznie, czyli z cyfrowym podpisem powiązanym z tożsamością. Drugie to PDF ze zdjęciem lub obrazem odręcznego podpisu. Pierwszy jest wymagany tam, gdzie przepisy lub urząd żądają podpisu elektronicznego. Drugi zadziała tylko wtedy, gdy odbiorca wprost go akceptuje.
Co to jest podpis zaufany
Według Ministerstwa Cyfryzacji podpis zaufany to podpis elektroniczny składany za pomocą profilu zaufanego, który wobec podmiotów publicznych jest równie skuteczny jak podpis własnoręczny. Korzystanie z niego jest bezpłatne, ale potrzebujesz ważnego profilu zaufanego. Profil możesz założyć przez bankowość elektroniczną (wiele banków jest na liście, m.in. PKO BP, ING, Millennium, Pekao, mBank, Santander i Alior) albo wnioskiem na pz.gov.pl z potwierdzeniem tożsamości w punkcie. Dane we wniosku muszą dokładnie odpowiadać dokumentowi tożsamości i rejestrowi PESEL.
Na gov.pl w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” możesz podpisać plik na trzy sposoby:
- profil zaufany, czyli podpis zaufany (bezpłatny),
- e-dowód, czyli podpis osobisty (potrzebny PIN i aplikacja eDO lub czytnik NFC),
- certyfikat kwalifikowany, czyli podpis kwalifikowany (karta, czytnik i aplikacja Podpis GOV).
Usługa przyjmuje pliki do 25 MB, a naraz można podpisać lub zweryfikować do 5 plików o łącznej wielkości do 25 MB. Przyjmowane są m.in. PDF, Word, Excel, obrazy, ZIP i XML. Po podpisaniu w funkcji „Sprawdź, kto podpisał” możesz zobaczyć szczegóły i status podpisu (powinien być „Ważny”).
Granice podpisu zaufanego
Strona gov.pl zaznacza, że podpis zaufany ma skutek podpisu własnoręcznego w sprawach urzędowych, w kontaktach z administracją publiczną i w sytuacjach wskazanych w ustawie z 2005 r. o informatyzacji. Nie ma takiej mocy w sprawach prywatnych, np. w umowach z firmą lub osobą prywatną, a sądy nie uznają go w postępowaniu karnym. Zanim więc podpiszesz umowę najmu czy zlecenia, zapytaj drugą stronę, jaką formę podpisu akceptuje.
To uproszczone omówienie zasad ze stron gov.pl, nie porada prawna. W sprawie o wysokiej stawce zapytaj odbiorcę dokumentu lub prawnika, jaka forma podpisu jest wymagana.
Narysowany podpis na PDF-ie: co to jest i czego nie jest
W DocPro w narzędziu Podpisz PDF możesz narysować, wpisać albo wgrać obraz podpisu i umieścić go na stronie. To podpis widoczny, tak jak odręczny podpis na kartce, który zeskanowałeś. Nie jest to podpis elektroniczny z certyfikatem, nie weryfikuje tożsamości podpisującego i nie da się go sprawdzić w usłudze „Sprawdź, kto podpisał”.
Taki podpis zwykle wystarcza tam, gdzie odbiorca akceptuje skan lub zdjęcie podpisu: formularze szkolne, zgody, wnioski do pracodawcy, dokumenty wewnętrzne w firmie. Nie wystarcza tam, gdzie przepisy lub urząd wymagają podpisu zaufanego, osobistego lub kwalifikowanego.
Jedna ważna uwaga: podpis w Podpisz PDF jest funkcją płatną. DocPro ma plan Pro (5,99 AUD miesięcznie, z 7-dniowym okresem próbnym), a pozostałe narzędzia, jak łączenie i kompresja PDF, są bezpłatne. Plik nie opuszcza Twojego urządzenia, a zapisane podpisy można trzymać w sejfie na podpisy. Dodatkowe omówienie znajdziesz w poradniku jak podpisać PDF na telefonie.
Jak wybrać: prosty schemat
- Piszesz do urzędu przez internet? Użyj gov.pl i podpisu zaufanego (albo e-dowodu).
- Odbiorca prywatny wymaga podpisu na piśmie? Zapytaj, czy akceptuje skan lub obraz podpisu. Jeśli tak, możesz użyć Podpisz PDF.
- Dokument ma duży plik? Zmniejsz go przed podpisaniem w Kompresji PDF, bo limit usługi podpisu to 25 MB na plik.
- Kilka plików? Najpierw połącz je w Połącz PDF, a potem podpisz jeden dokument.
- Po podpisaniu nie edytuj pliku. Jeśli musisz coś zmienić, podpisz od nowa.
Pamiętaj też o zasadzie ostrożności: do zwykłego podpisu nie wysyłaj dokumentów, które zawierają dane wrażliwe, na strony internetowe, które nie opisują, co robią z plikami. Zobacz dlaczego nie warto wysyłać prywatnych dokumentów na strony PDF.
Weryfikacja i ostrożność
Podpisany dokument warto sprawdzić. Na gov.pl wgrywasz plik i wybierasz „Sprawdź, kto podpisał”, aby zobaczyć dane podpisujących i status podpisu. Jeśli odbiorca prosi o dokument podpisany przez Ciebie, nie przerabiaj go po podpisaniu: każda zmiana wymaga ponownego podpisu.
Przed podpisaniem sprawdź treść od początku do końca. W DocPro możesz dodatkowo usunąć niepotrzebne strony lub dane z metadanych, żeby wysłać tylko to, co trzeba. Zapisane podpisy trzymaj wyłącznie na własnym urządzeniu i usuń je, jeśli oddajesz telefon innej osobie.
Pamiętaj też, że wybór formy podpisu zależy od odbiorcy, a nie od tego, które narzędzie masz pod ręką. Jeśli nie masz pewności, napisz do odbiorcy i zapytaj wprost: „Czy akceptujecie skan lub obraz podpisu, czy potrzebujecie podpisu zaufanego?”. Taka odpowiedź na piśmie chroni Cię przed odrzuceniem dokumentu.
Przed wysłaniem pliku sprawdź limity w artykule zmniejszyć PDF do ePUAP i gov.pl.