जीएसटी रजिस्ट्रेशन में डॉक्यूमेंट और फोटो अपलोड साइज: 100 KB, 1 MB और 2 MB

जाँच की तारीख: अक्टूबर 2026। यह गाइड स्वतंत्र है और GSTN या किसी सरकारी विभाग से जुड़ी नहीं है। नीचे के आँकड़े जीएसटी पोर्टल के ट्यूटोरियल पेजों से लिए गए हैं, जो स्रोत सूची में हैं। सीमाएँ बदलती रहती हैं, इसलिए आवेदन के दिन हर अपलोड बटन के पास लिखा साइज जरूर देखें। यह कर सलाह नहीं है।

GST रजिस्ट्रेशन में अपलोड क्यों रुकता है

नए रजिस्ट्रेशन का आवेदन कई टैब में भरा जाता है और हर टैब पर अपने कागज़ लगते हैं, जैसे साझेदार या प्रमोटर की फोटो, अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता का नियुक्ति पत्र, दुकान या दफ्तर का प्रमाण। हर जगह की सीमा एक सी नहीं है। फोन से खींचा गया बिजली बिल या किराया समझौते का स्कैन आसानी से कई MB का होता है, इसलिए वह सीमा पार कर जाता है।

जीएसटी पोर्टल की गाइड के अनुसार सीमाएँ

"Apply for Registration" (सामान्य करदाता) यूज़र गाइड में टैब के हिसाब से ये सीमाएँ लिखी हैं। फॉर्मेट जहाँ बताया गया है, वह PDF या JPEG है:

• प्रमोटर या साझेदार की फोटो: अधिकतम 100 KB।
• अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता का नियुक्ति प्रमाण: अधिकतम 1 MB।
• अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता की फोटो: अधिकतम 100 KB।
• व्यवसाय के मुख्य स्थल का प्रमाण: अधिकतम 1 MB। SEZ अनुमोदन का प्रमाण भी 1 MB।
• व्यवसाय के अतिरिक्त स्थल का प्रमाण: अधिकतम 1 MB और अधिकतम 2 दस्तावेज़।
• Aadhaar प्रमाणीकरण के e-KYC कागज़: अधिकतम 2 MB। गाइड में लिखा है कि अपलोड किए कागज़ों पर नाम की स्पेलिंग PAN डेटाबेस से मिलनी चाहिए।

फोटो के पिक्सल या सेंटीमीटर में आकार का कोई आँकड़ा इस गाइड में नहीं मिला। इसलिए आकार के लिए स्क्रीन का निर्देश मानें और साइज KB में 100 के नीचे रखें।

कई कागज़ एक साथ लगाने हों तो गाइड कहती है कि सारे दस्तावेज़ जोड़कर एक ही फाइल बनाकर अपलोड करें। "Additional Places of Business" वाला FAQ पेज भी यही कहता है और फाइल को PDF या JPEG, अधिकतम 1 MB बताता है।

जहाँ स्रोत अलग बोलते हैं

• स्थल के प्रमाण की सीमा: गाइड में 1 MB लिखा है। पंजाब के कर विभाग की साइट पर GSTN की सूची में 09-07-2024 की एडवाइजरी का शीर्षक है "Increase in size of documents upload in Principal Place of Business and Additional Place of Business", यानी इस सीमा को बढ़ाने की बात है, पर पेज पर एडवाइजरी का पाठ और आँकड़े नहीं मिले। कुछ निजी साइटें इसे 100 KB से 500 KB बताती हैं, जो गाइड के 1 MB से मेल नहीं खाता। इसलिए कोई एक आँकड़ा पक्का न मानें। स्क्रीन पर जो लिखा है, वही सीमा है।

स्कैन छोटा रखने की आधिकारिक सलाह

जीएसटी पोर्टल का एक और पेज (रिफंड आवेदन के लिए स्कैन के सुझाव) स्कैन का साइज घटाने की बातें बताता है। वहाँ की सीमाएँ रिफंड के लिए हैं (10 दस्तावेज़, हर एक 5 MB तक, कुल 50 MB), रजिस्ट्रेशन के लिए नहीं, पर तरीके यहाँ भी काम आते हैं:

• स्कैनर में 100 dpi का रेजोल्यूशन चुनें, जिसका सुझाव पेज देता है। पेज के अनुसार 100 dpi पर A4 कागज़ लगभग 100 KB का बनता है।
• फाइल टाइप में PDF चुनें, जो छोटी रहती है।
• Line Art या Grayscale स्कैन मोड से फाइल का साइज घटता है।
• कई पन्नों को एक PDF में जोड़ें, और PDF सेव करते समय "online publishing" विकल्प चुनें।

आम गलतियाँ

• फोन की फोटो सीधे अपलोड करना, जो कई MB की होती है।
• फोटो को इतना दबाना कि चेहरा या कागज़ के अक्षर धुंधले हो जाएँ। पोर्टल "clearly legible" न होने पर चेतावनी देता है, जिसमें "Retry" या "Continue" चुनना पड़ता है।
• खाली या गलत पन्ना अपलोड करना। गाइड के अनुसार खाली फाइल पर "The document uploaded is blank" संदेश आता है।
• नाम की स्पेलिंग का PAN से मेल न खाना।

DocPro से फाइल तैयार करने के चरण

DocPro आपके ब्राउज़र में चलता है और फाइल कहीं अपलोड नहीं करता, जो पहचान और पते के कागज़ों के लिए ठीक है। असली फाइलों की कॉपी रख लें।

1. कागज़ को सीधा रखकर, बराबर रोशनी में, चारों किनारे दिखते हुए फोटो या स्कैन करें। फोटो हों तो इमेज से PDF खोलें, Page size में A4 चुनें और "Create PDF" दबाएँ।
2. एक टैब पर कई कागज़ हों तो PDF मर्ज करें में डालकर "Merge PDFs" दबाएँ और एक फाइल बनाएँ।
3. रंग की जरूरत न हो तो PDF ग्रेस्केल खोलें, Mode में "Grayscale" और Resolution में "100 dpi" चुनकर "Convert to grayscale" दबाएँ।
4. PDF कंप्रेस करें खोलें, "Aim for a target size" पर टिक करें, "Target size (KB)" में स्क्रीन की सीमा से थोड़ा कम आँकड़ा डालें और "Compress PDF" दबाएँ। 1 MB के लिए PDF को 1MB में कंप्रेस करें पेज भी है। टूल पन्नों को तस्वीर की तरह दोबारा सेव करता है, इसलिए चुनने लायक टेक्स्ट चला जाता है।
5. फोटो के लिए इमेज कंप्रेस करें खोलें, "Target size (KB)" में 100 से कम (जैसे 90) डालें, Output format में JPG रखें और "Compress" दबाएँ। तैयार पेज: JPG को 100KB में कंप्रेस करें।
6. फाइल खोलकर देखें कि नाम, पता और तारीख पढ़ने लायक हैं, फिर पोर्टल पर अपलोड करें।

और विकल्प के लिए अपलोड सीमा के लिए PDF छोटा करने की गाइड देखें।

DocPro क्या नहीं कर सकता

DocPro फोटो के लिए पोर्टल का सही आकार नहीं बताता, क्योंकि गाइड में पिक्सल आकार नहीं मिला। यह कागज़ों की सूची भी तय नहीं करता, वह आपके व्यवसाय के प्रकार पर निर्भर है। बहुत छोटे लक्ष्य पर टूल उसे पूरा न कर पाए, ऐसा भी हो सकता है। DocPro जीएसटी पोर्टल या GSTN से जुड़ा नहीं है।