Wer für ein volljähriges Kind Kindergeld bekommt, muss der Familienkasse immer wieder belegen, dass das Kind noch zur Schule geht, studiert oder eine Ausbildung macht. Das lässt sich online erledigen. Offen bleibt bei diesem Weg eine Frage, die viele stellen: Wie groß darf die Datei sein? Dieser Beitrag trennt, was die Bundesagentur für Arbeit (BA) auf ihren Seiten schreibt, von dem, was dort nicht steht. Stand: November 2026.
Welche Online-Dienste die Familienkasse anbietet
Auf der Seite „eServices der Familienkasse“ nennt die BA mehrere Dienste. Für Nachweise sind vor allem diese relevant:
- Nachweise hochladen: für Kinderzuschlag und für Kindergeld ab 18.
- Mitteilungen schicken: etwa bei einem Umzug oder wenn die Ausbildung oder das Studium des Kindes endet, unterbrochen wird oder sich ändert.
- Daten aktuell halten: zum Beispiel Adresse und Bankverbindung.
- Bescheide online ansehen und herunterladen sowie die Kommunikation über das eigene Postfach.
Als Voraussetzung nennt die Seite ein Familienkassen-Profil im Konto im Portal der BA und eine BundID. Anmelden oder registrieren können Sie sich über den Link „Anmelden / Registrieren“. Wer nur eine Änderung melden und Unterlagen beifügen will, findet den Einstieg auf der Seite „Familienkasse: Änderung und Nachweise online übermitteln“ unter dem Button „Mitteilung schicken oder Unterlagen hochladen“.
Welche Nachweise typischerweise gefragt sind
Die BA verwendet nicht die Begriffe Schulbescheinigung, Ausbildungsnachweis oder Studienbescheinigung als feste Formularnamen. Auf ihren Seiten stehen Beispiele:
- Nach dem Schulabschluss: die „Erklärung zu den Verhältnissen eines volljährigen Kindes“ (KG 5d) mit einem Beleg zum Schulende, etwa einer Bescheinigung über das Schulende.
- Bei Studium: die Immatrikulationsbescheinigung. Die BA weist darauf hin, dass solche Nachweise immer wieder eingereicht werden müssen.
- Bei Ausbildung: Informationen zum Ausbildungsende können online übermittelt werden. Die nötigen Nachweise und Formulare lassen sich als Dateien beifügen.
- Bei einem Freiwilligendienst: eine Kopie der schriftlichen Vereinbarung mit dem anerkannten Träger, die vor Dienstbeginn bei der Familienkasse sein muss.
Welche Unterlage in Ihrem Fall gebraucht wird, steht im Schreiben der Familienkasse. Die BA mahnt, die Unterlagen innerhalb der genannten Frist abzugeben, sonst könne sich der Antrag verzögern oder abgelehnt werden.
Dateiformat und Größe: was bekannt ist und was nicht
Zum Format ist die BA deutlich. Auf der Seite zu den eServices steht für Kindergeld ab 18 und Kinderzuschlag, dass Nachweise „als Foto oder PDF“ hochgeladen werden können. Welche Bildformate genau gemeint sind, nennt die Seite nicht.
Eine Größenbegrenzung veröffentlicht die BA auf den geprüften Seiten nicht. Weder die Seiten zum Hochladen, zu den Formularen noch zu den Nachweisen nach Schule oder Ausbildung nennen ein Limit in Megabyte oder eine Höchstzahl von Dateien. Das heißt nicht, dass es keine Grenze gibt. Es heißt nur, dass sie dort nicht steht.
Die Zahlen aus anderen Upload-Bereichen der BA gelten deshalb nicht automatisch hier. Der Beitrag Arbeitsagentur Unterlagen hochladen behandelt die eServices für Geldleistungen, die eine eigene Anleitung haben. Übertragen Sie solche Werte nicht ungeprüft auf die Familienkasse.
Praktisch heißt das: Halten Sie die Dateien klein, bevor Sie hochladen, und gehen Sie nicht an die Grenze eines geschätzten Limits. Kommt beim Hochladen eine Fehlermeldung, hilft der Anruf bei der Familienkasse. Die BA nennt dafür 0800 4 555530 für allgemeine Fragen und 0800 4 555533 für Fragen zur Zahlung, beide gebührenfrei, aus dem Ausland +49 911 12031010.
Häufige Probleme und Fehler
- Originale statt Kopien: Die BA schreibt, es sollen ausschließlich Kopien eingereicht werden, niemals Originale. Das gilt auch für den Postweg.
- Nicht unterschriebene Formulare: Alle Formulare müssen unterschrieben eingereicht werden.
- Nur die falsche Stelle informiert: Eine Mitteilung an Meldeamt, Jobcenter oder Agentur für Arbeit reicht nicht. Änderungen müssen der Familienkasse direkt mitgeteilt werden.
- Verspätete Nachweise: Fristen im Schreiben der Familienkasse beachten.
- Nachweis nicht erneuert: Die Familienkasse prüft laut BA regelmäßig, ob die Voraussetzungen weiter erfüllt sind. Eine Immatrikulationsbescheinigung gilt nicht für immer.
- Unleserliche Fotos: Ein verwackeltes oder abgeschnittenes Foto hilft nicht. Ein sauberes PDF ist meist die sicherere Wahl.
Noten und Beurteilungen unkenntlich machen
Wer ein Schulzeugnis als Beleg für das Schulende verwendet, muss die Noten nicht mitschicken. Die BA schreibt: „Noten und Beurteilungen können Sie in den Dokumenten unkenntlich machen.“ Wichtig ist, dass die Schwärzung wirklich ist. Ein schwarzes Feld über dem Text lässt sich in vielen PDFs wieder entfernen, der Text liegt darunter weiter in der Datei.
Das Werkzeug PDF schwärzen arbeitet anders. Jede Seite mit einem Rahmen wird in ein Bild umgewandelt, auf dem die Rahmen schwarz gemalt sind, und dieses Bild ersetzt die Seite. Der verdeckte Text ist danach nicht mehr in der Datei. Mehr dazu in der Anleitung PDF wirklich schwärzen.
So bereiten Sie Nachweise mit DocPro vor
Die Dateien verlassen dabei Ihr Gerät nicht. Alle Werkzeuge sind kostenlos und brauchen kein Konto.
- Fotos zu einem PDF bündeln: Mit Bilder in PDF fügen Sie Fotos der Bescheinigung hinzu, ordnen sie und erzeugen ein PDF. Das ist übersichtlicher als mehrere lose Bilder.
- Mehrere Nachweise zusammenführen: Mit PDF zusammenfügen legen Sie etwa Immatrikulationsbescheinigung und ausgefülltes Formular in eine Datei, sofern das Portal es zulässt.
- Noten schwärzen: Öffnen Sie das Zeugnis in PDF schwärzen. Im Modus „Rahmen zeichnen“ ziehen Sie Rahmen über die Noten. Alternativ markiert „Alle finden und markieren“ einen eingegebenen Text. Prüfen Sie jeden Rahmen und wählen Sie dann „Schwärzen und PDF speichern“.
- Zu große Dateien verkleinern: Mit PDF komprimieren lässt sich die Datei verkleinern, falls der Upload scheitert.
Was DocPro nicht kann
- DocPro lädt nichts zur Familienkasse hoch. Der Upload läuft ausschließlich über Ihr Konto im Portal der BA.
- DocPro kennt das Größenlimit der Familienkasse nicht, weil die BA es nicht veröffentlicht.
- Geschwärzte Seiten sind danach Bilder ohne markierbaren Text. Lesezeichen, Anhänge und Formularfelder werden bei diesen Seiten nicht übernommen.
- Die Schwärzung prüft nicht, ob die Familienkasse das geschwärzte Zeugnis im Einzelfall akzeptiert. Fragen Sie im Zweifel dort nach.
- Dies ist keine Rechtsberatung. Bei Streit um den Kindergeldanspruch wenden Sie sich an die Familienkasse oder eine Beratungsstelle.