uni-assist: Dokumente hochladen und Scans unter 10 MB bringen

Die Zeugnisse liegen als Handyfotos vor, das Portal meldet einen Fehler, und die Bewerbungsfrist rückt näher. Bei uni-assist, der Serviceeinrichtung für internationale Bewerbungen an vielen deutschen Hochschulen, sind es meist dieselben Stolpersteine: Die Datei ist kein PDF, sie ist zu groß, oder der Scan ist schlecht lesbar. Dieser Beitrag fasst zusammen, was uni-assist auf den eigenen Seiten dazu schreibt. Stand: November 2026.

Das schreibt uni-assist zum Hochladen

Die Hilfeseiten von uni-assist nennen diese Punkte:

• Format: „Sie können nur PDF-Dokumente hochladen.“ Scans der Dokumente sollen als PDF-Dateien gespeichert werden.
• Größe: „Jede Datei darf maximal 10 MB groß sein.“
• Qualität: „Die Scans müssen vollständig und gut lesbar sein.“
• Ort: Die Dokumente kommen in den Bereich „Meine Dokumente“ im My assist-Konto.
• Einmal reicht: Der Upload-Bereich ist für alle Bewerbungen gleich, die Dokumente werden nur einmal benötigt, auch bei mehreren Hochschulen oder Studiengängen. Anschreiben und Lebenslauf können Sie je Bewerbung einzeln hochladen oder in einer Fassung für alle.
• Zeitpunkt: Die Dokumente müssen vor dem Ende der Bewerbungsfrist im My assist-Konto liegen. uni-assist empfiehlt, die Bewerbung mindestens 8 Wochen vor dem Ende der Frist abzuschicken, damit fehlende Unterlagen rechtzeitig auffallen.

Nicht auf den geprüften Seiten stehen eine maximale Anzahl an Dateien, Regeln für Dateinamen, die Frage, ob mehrere Seiten in einer Datei liegen sollen, und Hinweise zu Handyfotos. uni-assist verweist dafür auf die allgemeinen Hinweise im Upload-Bereich des My assist-Kontos. Schauen Sie dort nach, bevor Sie hochladen, denn Angaben dieser Art können sich ändern.

Was als offizielles Zeugnis gilt

uni-assist benötigt Scans der offiziellen Zeugnisse. Nach den Hilfeseiten sind Zeugnisse offiziell, wenn sie Unterschrift und Stempel der ausstellenden Institution tragen. Das gilt der Seite zufolge auch für Dokumente mit dem Hinweis, dass sie maschinell erstellt wurden, oder mit einem Prüfcode. Im Einzelfall können andere Voraussetzungen gelten, und für bestimmte Länder gibt es zusätzliche Hinweise in den Länderhinweisen. Für den Scan heißt das: Stempel, Unterschrift und Prüfcode müssen auf dem Bild gut zu erkennen sein.

Typische Probleme und ihre Ursachen

• Foto statt PDF: Ein JPG oder HEIC vom Handy wird nicht angenommen, weil nur PDF erlaubt ist. Das Foto muss zuerst in ein PDF umgewandelt werden.
• Datei über 10 MB: Handyfotos haben oft mehrere MB je Seite. Ein Zeugnis mit mehreren Seiten kann die Grenze schnell überschreiten.
• Fehlermeldung „Bad Request“: Laut uni-assist kann eine Firewall den Upload blockieren. Die Seite rät, die Firewall zu deaktivieren oder die Dateien von einem anderen Computer hochzuladen.
• Falsche Datei hochgeladen: Verarbeitete Dokumente lassen sich laut uni-assist nicht löschen. Zum Ändern laden Sie eine neuere Version hoch. Prüfen Sie die Datei deshalb vorher.
• Keine Bestätigung: Es wird keine automatische Empfangsbestätigung verschickt. Ihre Uploads sehen Sie im My assist-Konto unter „Meine Anträge“ und „Dokumente“.

So bereiten Sie Dokumente mit DocPro vor

DocPro verarbeitet Dateien im Browser auf Ihrem Gerät, sie werden dafür nicht auf einen Server geladen. Das ist bei Zeugnissen, Pass- und Geburtsdaten mehr als ein Komfortdetail. Die Bezeichnungen der Schaltflächen stehen in den Werkzeugen teils auf Englisch, sie sind hier so angegeben, wie sie dort erscheinen.

1. Fotos in ein PDF umwandeln: Öffnen Sie Bilder in PDF, fügen Sie die Fotos der Seiten hinzu, ordnen Sie sie, wählen Sie bei „Page size“ den Wert „A4“ und klicken Sie auf „Create PDF“. Weitere Hinweise zu Handyfotos stehen auf den Seiten JPG in PDF und HEIC in PDF.
2. Mehrere PDFs zu einem Dokument machen: Gehören mehrere Dateien zu einem Zeugnis, fügen Sie sie mit PDFs zusammenfügen zusammen. Ziehen Sie die Dateien in die richtige Reihenfolge und klicken Sie auf „Merge PDFs“. Ob uni-assist eine Datei je Dokument oder je Seite erwartet, nennen die geprüften Seiten nicht. Als eigener Vorschlag: eine Datei je Dokument, mit sprechendem Namen.
3. Größe prüfen: Die Dateigröße zeigt Ihr Dateimanager. Liegt sie über 10 MB, öffnen Sie PDF komprimieren. Wählen Sie zum Beispiel „Balanced“ oder setzen Sie das Häkchen bei „Aim for a target size“ und tragen Sie bei „Target size (KB)“ einen Wert etwas unter der Grenze ein, etwa 8000 KB. Die Seiten werden dabei zu Bildern, markierbarer Text geht verloren. Bei Scans ist das meist ohne Folgen. Prüfen Sie danach in voller Größe, ob Stempel, Unterschrift und Prüfcode lesbar sind.
4. Alternativ aufteilen: Steckt in einer großen Datei mehr als ein Dokument, trennen Sie sie mit PDF teilen. Wählen Sie „By ranges“, tragen Sie die Seitenbereiche ein und klicken Sie auf „Split PDF“. Jeder Bereich wird eine eigene PDF.
5. Farbscans verkleinern: PDF in Graustufen (Schaltfläche „Convert to grayscale“) spart bei Farbscans oft Platz. uni-assist macht zu Farbe keine Angabe. Prüfen Sie, ob farbige Stempel danach noch gut zu erkennen sind.
6. Öffnen Sie die fertige Datei ein letztes Mal und prüfen Sie jede Seite. Laden Sie sie erst dann im My assist-Konto hoch.

Eine allgemeine Anleitung zur Zielgröße steht in PDF für E-Mail und Upload-Limits verkleinern. Warum Portale Scans ablehnen, erklärt Warum Upload-Portale gescannte Dokumente ablehnen. Zu Auflösung und Scan-Einstellungen hilft Welche DPI beim Scannen.

Was DocPro nicht leistet

DocPro prüft nicht, ob uni-assist oder die Hochschule ein Dokument anerkennt. Es übersetzt oder beglaubigt nichts, und es kann einen fehlenden Stempel nicht ersetzen. Welche Nachweise für Ihr Herkunftsland und Ihren Studiengang nötig sind, steht in den Länderhinweisen von uni-assist und auf den Seiten der Hochschule. Verbindlich ist immer, was uni-assist und die Hochschule angeben. Das ist keine Rechtsberatung.

Checkliste vor dem Upload

• Jedes Dokument ist ein PDF und höchstens 10 MB groß,
• alle Seiten sind vollständig und gut lesbar, Stempel und Unterschrift sichtbar,
• Dateien tragen klare Namen, damit Sie sie im My assist-Konto wiederfinden,
• Upload mindestens 8 Wochen vor dem Ende der Bewerbungsfrist,
• danach unter „Meine Anträge“ und „Dokumente“ prüfen, ob alles angekommen ist.

Stand: November 2026. Grundlage sind die Hilfeseiten von uni-assist zum Hochladen von Dokumenten und zum Online-Bewerben. Die Angaben zur Dateigröße stehen in den FAQ, prüfen Sie im My assist-Konto, ob dort inzwischen andere Werte stehen.