Eine Kündigung, ein Arbeitsvertrag, eine Bescheinigung des Arbeitgebers: Für viele Anträge bei der Bundesagentur für Arbeit brauchen Sie Papiere, die Sie zuhause haben. Online geben Sie sie in den eServices ab. Damit der Upload ohne Fehlermeldung klappt und die Dokumente am Ende lesbar ankommen, sollten Sie die Vorgaben der Agentur kennen.
Was die Agentur zu Format und Größe sagt
Die „Anleitung zum Hochladen von umfangreichen Dokumenten“ der eServices Geldleistungen gibt es in zwei Fassungen. Die aktuelle (Stand: 20. März 2026) nennt als Formate PDF, JPG, PNG und BMP und verweist bei der Größe auf das Hinweisfeld am Upload-Feld: „Die maximale Dateigröße entnehmen Sie dem jeweiligen Hinweisfeld zum Upload.“ Die ältere Fassung (Stand: 1. Dezember 2023) war konkreter:
- Formate: PDF, JPG, PNG und BMP.
- Größe (Fassung 2023): Dateien sollten höchstens 9 MB groß sein. Größere Dateien lassen sich nicht hochladen.
- Bilder verkleinern: Abmessungen reduzieren und die Auflösung auf 300 dpi begrenzen.
- PDFs: den Farbmodus „Schwarz/Weiß“ wählen, das ergibt kleinere Dateien.
- Umfangreiche Inhalte lieber auf mehrere kleinere Dateien verteilen als eine große hochzuladen.
Für die Planung ist 9 MB deshalb ein vorsichtiger Richtwert, aber keine garantierte Grenze. Lesen Sie das Hinweisfeld direkt am Upload-Feld. Zeigt es einen anderen Wert, gilt dieser.
Papier in eine saubere PDF-Datei verwandeln
Die Agentur beschreibt für Papieranträge einen einfachen Ablauf: ausdrucken, handschriftlich unterschreiben, scannen oder fotografieren, die Dateigröße prüfen und hochladen. Mit dem Smartphone geht das so:
- Dokument auf einen dunklen, ebenen Untergrund legen, bei gutem Licht fotografieren, alle vier Ecken sichtbar.
- Mehrere Fotos eines Dokuments mit Bilder in PDF zu einer Datei zusammenfassen. Fotos im HEIC-Format vom iPhone wandelt HEIC in PDF um.
- Mehrere Dokumente zu einem Vorgang, etwa Kündigung und Arbeitsvertrag, bei Bedarf mit PDFs zusammenfügen bündeln. Denken Sie aber daran, dass die Agentur kleinere Dateien bevorzugt.
- Größe prüfen und bei Bedarf verkleinern.
Wenn die Datei zu groß ist
Mit PDF komprimieren setzen Sie eine Zielgröße, zum Beispiel unter dem Richtwert von 9 MB, und erhalten eine kleinere Kopie. Das Werkzeug rechnet die Seiten dafür neu, Text ist danach nicht mehr markierbar. Das passt zu dem, was die Agentur bei Scans ohnehin verlangt, nämlich lesbare Bilder in geringer Größe. Ein Scan in Graustufen ist meist deutlich kleiner als einer in Farbe. Das erledigt PDF in Graustufen.
Alternativ trennen Sie die Datei mit PDF teilen in zwei Teile und laden beide hoch. Das entspricht dem Rat der Agentur, mehrere kleinere Dateien zu nutzen, und erhält die Textqualität.
Allgemeine Hinweise zum Verkleinern finden Sie in der Anleitung PDF für E-Mail und Upload-Limits verkleinern. Wenn Sie vom Handy arbeiten, hilft PDF-Größe auf iPhone und Android verkleinern.
Warum die Verarbeitung auf dem Gerät hier zählt
Unterlagen für die Arbeitsagentur enthalten Kundennummer, Bankverbindung, Gehaltsangaben und Kündigungsgründe. DocPro verarbeitet Dateien im Browser auf Ihrem Gerät, sie werden dafür nicht auf einen fremden Server geladen. Ob die Datei dort ankommt, entscheiden dann nur Sie beim Upload in die eServices.
Typische Fehler beim Hochladen
Am häufigsten scheitert es nicht an der Dateigröße, sondern an der Qualität. Ein Foto im Halbdunkel, abgeschnittene Ränder oder eine Unterschrift, die auf dem Bild fehlt, führen dazu, dass die Agentur Unterlagen erneut anfordert. Das kostet Zeit, wenn es um Leistungen geht. Fotografieren Sie deshalb lieber ein zweites Mal als eine unleserliche Seite hochzuladen.
Auch die Reihenfolge zählt. Wenn ein Vorgang aus mehreren Blättern besteht, etwa einem Bescheid und zwei Anlagen, ordnen Sie die Seiten vorher mit Seiten ordnen in der richtigen Reihenfolge, bevor Sie sie als eine Datei oder als wenige Dateien hochladen. Bei einem Foto, das auf der Seite liegt, korrigiert PDF drehen die Ausrichtung.
Zuletzt: Prüfen Sie, ob Sie wirklich alles hochladen müssen. Nicht jede Seite eines Vertrags ist für den Antrag nötig. Schicken Sie nur, was verlangt wird, und lassen Sie den Rest weg. Das verringert die Dateigröße und schützt Ihre Daten. Bei Bedarf trennen Sie die benötigten Seiten mit PDF teilen ab.
Für Steuerbelege gelten andere Grenzen, siehe ELSTER Belege hochladen.
Checkliste
- Format PDF, JPG, PNG oder BMP,
- Datei unter der Grenze aus dem Hinweisfeld (als Richtwert 9 MB),
- alle Seiten vollständig und lesbar, Unterschrift sichtbar,
- klare Dateinamen,
- nach dem Hochladen die Datei in der Anzeige des Portals öffnen und Seite für Seite prüfen. Genau das empfiehlt auch die Agentur.
Stand: Oktober 2026. Die 9 MB stammen aus einer älteren Anleitung der Bundesagentur für Arbeit (Dezember 2023). Verbindlich ist, was das Hinweisfeld der jeweiligen eService anzeigt.