Sie haben das Anschreiben in Word, den Lebenslauf als eigene Datei und die Zeugnisse als Handyfotos. Die Stellenanzeige verlangt „die vollständigen Unterlagen als ein PDF“. Dieser Beitrag zeigt, was die Bundesagentur für Arbeit dazu schreibt, worauf Sie bei Reihenfolge, Größe und Dateiname achten und wie Sie die Datei in DocPro zusammenbauen. Stand: Oktober 2026.
Was die Bundesagentur für Arbeit zur Bewerbung als PDF sagt
Die Bundesagentur für Arbeit (BA) beschreibt in zwei Materialien den Weg der E-Mail-Bewerbung. Im Merkblatt zur Mailbewerbung heißt es sinngemäß, die Unterlagen gehörten in eine PDF-Datei, die Sie der E-Mail beifügen. Die Checkliste für die E-Mail-Bewerbung geht denselben Weg: Der Anhang ist zu einer PDF-Datei zusammengefasst.
Wichtig für die Praxis: Das sind Empfehlungen der BA für Bewerbende, keine Vorgaben für alle Arbeitgeber. Wer die Stelle ausgeschrieben hat, bestimmt Format, Anzahl der Dateien und Größe. Lesen Sie die Anzeige deshalb zuerst.
Reihenfolge der Unterlagen
Die BA nennt auf ihrer Seite zu den Bewerbungsunterlagen diese Reihenfolge: Anschreiben, Lebenslauf, Foto, Zeugnisse. Das Merkblatt zur Mailbewerbung führt die Bestandteile ähnlich auf: Anschreiben, gegebenenfalls Deckblatt, Lebenslauf und Zeugnisse beziehungsweise Zertifikate. Eine verbindliche Reihenfolge schreibt die BA damit nicht vor. Üblich und leicht lesbar ist:
- Anschreiben (Sie können es auch in den E-Mail-Text kopieren, die BA nennt beide Wege),
- Lebenslauf,
- Zeugnisse und Zertifikate, das wichtigste oder aktuellste zuerst.
Wenn Sie das Anschreiben in die PDF aufnehmen, genügt im E-Mail-Text ein kurzer Hinweis auf die Anlage. Die BA empfiehlt außerdem, in der E-Mail den Vermerk „Anlage“ zu setzen und die beigefügten Dokumente aufzulisten.
Dateigröße: 3 bis 5 MB als Richtwert, aber nicht überall
Die BA nennt zwei Zahlen. Das Merkblatt zur Mailbewerbung: Die Dateigröße soll 3 bis 5 MB betragen, sofern das Stellenangebot nichts anderes vorgibt. Die Checkliste: Der Anhang ist höchstens 5 MB groß. Beides gilt für die E-Mail-Bewerbung, nicht für Bewerbungsportale.
Portale und Unis setzen eigene Grenzen. Ein Beispiel für eine öffentliche Einrichtung: Die Universität Greifswald beschreibt in ihren technischen Hinweisen zum Anhängen eingescannter Bewerbungsunterlagen nur das PDF-Format, höchstens 10 Dateien und insgesamt höchstens 20 MB. Für eine A4-Scanseite empfiehlt sie 300 bis 500 KB und etwa 150 dpi. Andere Stellen nennen andere Werte oder gar keine. Maßgeblich ist immer der Hinweis des Portals oder der Anzeige, die Zahlen hier sind keine allgemeine Regel.
Dateiname
Die BA empfiehlt einen aussagekräftigen Namen und nennt als Muster „Bewerbung_[Vorname]_[Nachname]_Stellenbezeichnung“. In der Checkliste steht als Beispiel „Bewerbung_Max_Mustermann“. Praktisch heißt das: Ihr Name und der Zweck stehen im Dateinamen, damit die Datei im Posteingang der Personalabteilung nicht als „Scan_0042.pdf“ untergeht. Als Tipp (keine Vorgabe der BA): Leerzeichen und Umlaute im Dateinamen vermeiden, ein Unterstrich genügt.
Foto und Datenschutz: was nicht hineinmuss
Ein Bewerbungsfoto ist nach der BA keine Pflicht mehr. Auf einer Seite in einfacher Sprache schreibt sie: „Ein Foto bei der Bewerbung ist keine Pflicht.“ Sie entscheiden selbst, ob Sie eines mitschicken. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg hat in einem Beitrag von 2019 die Frage, ob ein Arbeitgeber ein Foto verlangen darf, so beantwortet: „Klare Antwort: Nein, denn das ist nicht erforderlich (§ 26 BDSG).“ Der Beitrag ist älter, prüfen Sie bei Zweifeln die aktuelle Rechtslage. Das ist keine Rechtsberatung. Bei wichtigen Fällen fragen Sie die Stelle oder eine Beratung.
Aus dem Datenschutz ergeben sich auch ein paar praktische Regeln:
- Schicken Sie Kopien, die Originale bleiben bei Ihnen. Das sagt die BA ausdrücklich.
- Nehmen Sie nur auf, was für die Stelle nötig ist. Ein Zeugnis aus der Grundschule gehört selten dazu.
- Prüfen Sie die fertige PDF auf Metadaten. Programme speichern oft Autor, Software und Datum in der Datei. Das lässt sich entfernen (siehe unten).
- Laden Sie Bewerbungsunterlagen nicht bei einem beliebigen Online-Dienst hoch, nur um sie zusammenzufügen. Sie enthalten Anschrift, Geburtsdatum und Zeugnisnoten.
Häufige Fehler
- Zeugnisse als einzelne Fotos in vielen Anhängen schicken, obwohl eine Datei verlangt ist.
- Scans mit 300 dpi oder mehr, die die Datei unnötig aufblähen, obwohl Bildschirmqualität reicht.
- Falsche Seitenreihenfolge oder ein Foto, das quer auf der Seite liegt.
- Ein Dateiname wie „Dokument1.pdf“.
- Die Datei nicht noch einmal öffnen und Seite für Seite prüfen, bevor sie rausgeht.
So bauen Sie die Bewerbungs-PDF mit DocPro
DocPro verarbeitet Dateien im Browser auf Ihrem Gerät, sie werden dafür nicht auf einen Server geladen. Die Bezeichnungen der Schaltflächen stehen in den Werkzeugen teils auf Englisch, sie sind hier so angegeben, wie sie dort erscheinen.
- Anschreiben und Lebenslauf als PDF vorbereiten. Haben Sie sie als .docx, nutzen Sie Word in PDF und wählen A4. Das Werkzeug vereinfacht das Layout (Kopf- und Fußzeilen, Spalten und Textfelder werden angepasst). Ist Ihnen das Layout wichtig, nehmen Sie lieber das „Speichern als PDF“ in Word selbst.
- Zeugnisse, die Sie fotografiert haben, machen Sie mit Bilder in PDF zu einer PDF. Fügen Sie die Fotos hinzu, ordnen Sie sie, wählen Sie als Seitengröße „A4“ und klicken Sie auf „Create PDF“.
- Öffnen Sie PDFs zusammenfügen und fügen Sie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hinzu. Ziehen Sie die Dateien in die gewünschte Reihenfolge und klicken Sie auf „Merge PDFs“. Das Werkzeug nimmt auch Bilder direkt an, jedes wird eine Seite.
- Stimmt die Reihenfolge noch nicht, korrigieren Sie sie mit Seiten ordnen. Dort sortieren, drehen und löschen Sie einzelne Seiten, etwa eine leere Seite oder ein Deckblatt, das Sie nicht brauchen. Gelöschte Seiten lassen sich bis zum Speichern wiederherstellen.
- Ist die Datei größer als die Grenze der Stelle, öffnen Sie PDF komprimieren. Wählen Sie eine Qualitätsstufe (zum Beispiel „Balanced“) oder setzen Sie das Häkchen bei „Aim for a target size“ und geben Sie die Größe in KB ein. Die Seiten werden dabei zu Bildern, markierbarer Text geht verloren. Das kann bei Portalen stören, die den Lebenslauf automatisch auslesen. Komprimieren Sie dann nur die Zeugnisse und fügen Sie sie danach mit dem unkomprimierten Lebenslauf zusammen.
- Zum Schluss können Sie mit PDF-Metadaten bereinigen Autor, Software, Datum und Dokument-ID entfernen. Das Werkzeug zeigt vorher, was in der Datei steht. Mit „Keep the title“ behalten Sie den Titel. Klicken Sie auf „Clean metadata“ und laden Sie die Kopie herunter.
- Benennen Sie die Datei nach dem Muster der BA um und öffnen Sie sie ein letztes Mal. Prüfen Sie jede Seite.
Wer Zielgrößen im Detail braucht, findet sie in den Aufgabenseiten, etwa PDF auf 500 KB verkleinern oder PDF auf 2 MB verkleinern. Eine englische Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Thema gibt es unter Résumé, Cover Letter and Certificates as One PDF. Dieser Beitrag steht aber für sich.
Was DocPro nicht kann
- Es scannt nicht. Dafür brauchen Sie die Kamera oder einen Scanner. Fotografieren Sie bei gutem Licht, alle Ecken sichtbar.
- Es prüft nicht, was ein Arbeitgeber verlangt. Das steht in der Anzeige.
- Es erzeugt keine Bewerbungsvorlage und gestaltet keinen Lebenslauf.
- Es lädt nichts in ein Bewerbungsportal. Den Upload machen Sie selbst.
- Passwortgeschützte PDFs lassen sich nicht direkt zusammenfügen, entsperren Sie sie vorher mit „PDF entsperren“.
Wenn Sie ähnliche Unterlagen bei der Arbeitsagentur hochladen, hilft der Beitrag Arbeitsagentur Unterlagen hochladen. Für Belege zur Steuer siehe ELSTER Belege hochladen. Ein Passbild für andere Zwecke behandelt Biometrisches Passbild digital.
Stand: Oktober 2026. Die Größenangaben der BA gelten für die E-Mail-Bewerbung. Jeder Arbeitgeber und jedes Portal legt eigene Grenzen fest. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.