Ärztlicher Dienst der Arbeitsagentur: Befunde und Formulare hochladen

Wer Formulare und ärztliche Befunde an den Ärztlichen Dienst der Bundesagentur für Arbeit (BA) schicken soll, kann sie online hochladen. Die Seite „Ärztlicher Dienst: Dokumente übermitteln“ der BA beschreibt den Weg. Weil es um Gesundheitsdaten geht, lohnt es sich, die Dateien mit Bedacht vorzubereiten. Stand dieses Beitrags: November 2026.

Das nennt die Bundesagentur für Arbeit

• Formate: „zugelassene Formate: PDF, JPG, JPEG, PNG, BMP“.
• Größe: „maximale Dateigröße: 20 MB“. Die Seite nennt den Wert als Grenze für den Upload, eine Obergrenze für die Anzahl der Dateien nennt sie nicht.
• Vorbereiten: „Bereiten Sie die ausgefüllten Formulare sowie ärztliche Befunde für das Hochladen vor“. Dafür können die Unterlagen eingescannt oder fotografiert werden.
• Formulare: Sie müssen vollständig ausgefüllt und unterschrieben sein.
• Besondere Formulare: Der Gesundheitsfragebogen und die Schweigepflichtentbindung stehen nur zur Verfügung, wenn Sie dafür zuvor freigeschaltet wurden.
• Nachreichen: „Sie können jederzeit weitere Nachweise hochladen“.
• Sicherheit: „Die Dokumente werden verschlüsselt und direkt an den Ärztlichen Dienst der BA übermittelt.“

Eine konkrete Frist für den Upload nennt die Seite nicht. Die Unterlagen sollen vorab übermittelt werden, danach meldet sich der Ärztliche Dienst mit den nächsten Schritten. Halten Sie sich an die Angaben in Ihrem Schreiben und fragen Sie im Zweifel bei der zuständigen Stelle nach. Die Angaben können sich ändern, prüfen Sie die Seite der BA vor dem Hochladen.

Warum Scans hier genauer sein müssen

Befunde enthalten Diagnosen, Medikamente und Untersuchungsergebnisse. Ein unleserlicher Scan hilft niemandem, und ein erneuter Versand kostet Zeit. Die BA empfiehlt in ihrer allgemeinen Anleitung zum Hochladen umfangreicher Dokumente (Stand 20. März 2026, bezogen auf die eServices Geldleistungen) eine Sichtprüfung nach dem Upload: Datei im Portal öffnen und alle Seiten ansehen. Ist etwas unvollständig oder unleserlich, laden Sie die Datei nach einer Korrektur erneut hoch. Dieselbe Sorgfalt ist auch hier sinnvoll.

Zum Verkleinern nennt dieselbe Anleitung allgemeine Tipps: Bilder auf 300 dpi begrenzen, PDFs in Schwarz/Weiß speichern und mehrere kleinere Dateien statt einer großen hochladen. Für den Ärztlichen Dienst sind sie nur Anhaltspunkte. Maßgeblich ist die genannte Grenze von 20 MB.

Unterlagen auf dem eigenen Gerät vorbereiten

Gerade bei Gesundheitsdaten stellt sich die Frage, wo eine Datei bearbeitet wird. Viele Online-Werkzeuge laden Dateien auf eigene Server. DocPro verarbeitet sie im Browser auf Ihrem Gerät, es findet dafür kein Upload statt. Wie Sie das bei einem Werkzeug prüfen, steht in So prüfen Sie, ob eine PDF-Website Ihre Dateien hochlädt. Die Bezeichnungen der Schaltflächen stehen in den Werkzeugen teils auf Englisch, sie sind hier so angegeben, wie sie dort erscheinen.

1. Seiten als PDF sammeln: Die BA beschreibt in einer eigenen Anleitung („Papierdokumente in PDF umwandeln“) den Weg über Scanner oder Scan-App und rät, mehrseitige Dokumente in einer PDF-Datei zu speichern. Haben Sie nur Fotos, machen Sie mit Bilder in PDF daraus ein Dokument: Fotos hinzufügen, ordnen, bei „Page size“ „A4“ wählen, „Create PDF“ anklicken.
2. Befunde bündeln: Mit PDFs zusammenfügen legen Sie mehrere Befunde in die gewünschte Reihenfolge und klicken auf „Merge PDFs“. Formulare und Befunde sind getrennte Dokumente, ob die BA eine Datei je Dokument erwartet, steht nicht auf der Seite. Eine Datei je Formular und je Befund ist ein pragmatischer Vorschlag.
3. Seiten korrigieren: Schief eingezogene oder falsch herum liegende Seiten richten Sie mit Seiten ordnen oder PDF drehen aus. Nicht benötigte Seiten, etwa eine leere Rückseite, entfernen Sie mit Leere Seiten entfernen.
4. Größe prüfen: Liegt die Datei über 20 MB, öffnen Sie PDF komprimieren und wählen „Balanced“ oder die „Aim for a target size“ mit einem Wert unter der Grenze, etwa 15000 KB. Die Seiten werden dabei zu Bildern, markierbarer Text geht verloren. Prüfen Sie Werte und Namen auf den Seiten danach in voller Größe.
5. Metadaten entfernen: Ein Befund aus einer Praxissoftware kann Angaben wie Autor oder Programm enthalten. PDF-Metadaten bereinigen zeigt, was in der Datei steht, und entfernt es mit „Clean metadata“. Das ist eine Vorsichtsmaßnahme und keine Vorgabe der BA.
6. Datei öffnen, jede Seite prüfen, dann hochladen. Öffnen Sie sie danach im Portal und prüfen Sie nochmals die Seiten.

Zur Unterschrift auf den Formularen: Die Seite verlangt, dass sie unterschrieben sind. Ob eine digitale Unterschrift genügt, sagt sie nicht. Der sichere Weg ist, das Formular auszudrucken, von Hand zu unterschreiben und zu scannen. PDF signieren ist in DocPro ein Pro-Werkzeug, die Annahme einer so erzeugten Unterschrift bestätigt die Seite der BA nicht. Mehr dazu in Ist eine elektronische Signatur auf einem PDF rechtsgültig?.

Was DocPro nicht leistet

DocPro füllt keine medizinischen Formulare für Sie aus und prüft nicht, ob Ihre Unterlagen inhaltlich ausreichen. Welche Dokumente der Ärztliche Dienst von Ihnen braucht, steht in Ihrem Schreiben. Das ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen zum Verfahren wenden Sie sich an die Stelle, die Sie angeschrieben hat.

Checkliste

• Format PDF, JPG, JPEG, PNG oder BMP,
• Datei höchstens 20 MB,
• Formulare vollständig ausgefüllt und unterschrieben,
• alle Seiten lesbar und in der richtigen Reihenfolge,
• nach dem Upload die Seiten im Portal ansehen.

Stand: November 2026. Grundlage ist die Seite „Ärztlicher Dienst: Dokumente übermitteln“ der Bundesagentur für Arbeit. Die Seite trägt keine Datumsangabe, prüfen Sie dort die aktuellen Werte.