Das Finanzamt verlangt nur noch selten Papierbelege. Meist reicht es, Unterlagen bei Bedarf elektronisch nachzureichen, etwa Spendenquittungen, Rechnungen für Handwerkerleistungen oder die Bescheinigung einer Versicherung. In Mein ELSTER geht das über die Belegnachreichung. Dabei stolpern viele über dieselben Punkte: Die Datei ist zu groß, es sind zu viele Anhänge, oder ein Beleg landet nicht dort, wo er hingehört. Stand dieses Beitrags: Oktober 2026.
Diese Grenzen nennt ELSTER
Die ELSTER-Hilfe zur Belegnachreichung nennt für Anhänge diese Werte:
- maximale Dateigröße je Anhang: 10 MB,
- maximale Dateigröße aller Anhänge zusammen: 36,91 MB,
- maximale Anzahl an Anhängen: 20,
- je Anhang höchstens 200 PDF-Seiten.
Wichtig ist der letzte Hinweis der Hilfe: Wird die Grenze überschritten, wird der Beleg ohne weitere Rückmeldung gelöscht. Prüfen Sie deshalb nach dem Upload, ob alle Belege in der Übersicht stehen. Zu erlaubten Dateiformaten, Auflösung oder Passwortschutz macht die Hilfeseite keine Angaben. PDF ist der übliche Weg, und ein passwortgeschütztes PDF ist ein unnötiges Risiko. Schauen Sie im Zweifel direkt in der ELSTER-Hilfe nach, denn die Werte können sich ändern. Die Hilfe für Unternehmen (Belegnachreichung in Mein ELSTER für Betriebe) nennt dieselbe Grenze von 200 PDF-Seiten, verweist für die Dateigrößen aber auf den Upload-Dialog, der sie anzeigt, und weist darauf hin, dass Anhänge mit falscher Dateiendung (etwa eine umbenannte XML-Datei als .pdf) automatisch gelöscht werden.
Belege sinnvoll bündeln
20 Anhänge klingen nach viel, sind aber schnell erreicht, wenn jede Quittung eine eigene Datei ist. Praktischer ist es, Belege nach Thema zusammenzufassen: eine Datei für Spenden, eine für Handwerkerleistungen, eine für Krankheitskosten. Mit PDFs zusammenfügen legen Sie die Reihenfolge fest und erhalten pro Thema ein Dokument. Wie das ohne Upload funktioniert, steht in der Anleitung PDFs zusammenfügen, ohne sie hochzuladen.
Steuerunterlagen enthalten Kontonummern, Steuer-ID und Gesundheitsdaten. Dass die Dateien dabei im Browser bleiben und nicht auf einen fremden Server gehen, ist hier mehr als ein Komfortdetail.
Scans und Fotos in ein PDF bringen
Viele Belege liegen als Handyfoto vor. Daraus machen Sie mit Bilder in PDF ein sauberes Dokument. Für einzelne Fotos im Format JPG gibt es auch die Seite JPG in PDF. Ein Foto vom Handy hat oft mehrere MB, ein Stapel davon kann schnell die Grenze von 10 MB je Anhang reißen.
Zu große Dateien verkleinern
Ist ein Anhang über 10 MB, haben Sie drei Möglichkeiten:
- Datei aufteilen: Mit PDF teilen trennen Sie sie in zwei Teile, die jeweils unter der Grenze liegen. Das erhält die Textqualität.
- Verkleinern: PDF komprimieren rechnet die Seiten neu. Setzen Sie eine Zielgröße etwas unter 10 MB, etwa 8 MB, damit Sie Luft haben. Die Seiten werden dabei zu Bildern, der Text ist danach nicht mehr markierbar. Für Belege, die das Finanzamt ansieht, ist das meist unproblematisch, solange die Schrift lesbar bleibt.
- Graustufen: Bei reinen Textbelegen spart PDF in Graustufen oft einen guten Teil der Größe.
Wie das Komprimieren im Einzelnen geht und was Sie über Zielgrößen wissen sollten, erklärt die Anleitung PDF für E-Mail und Upload-Limits verkleinern. Eine Zielgröße von etwa 1 MB erreichen Sie bei Belegen von wenigen Seiten meist problemlos, siehe PDF auf 1 MB komprimieren.
Typische Stolpersteine
Aus der Praxis sind es meist drei Dinge. Erstens: Ein Foto direkt aus der Handykamera hat oft mehrere MB, ein paar Seiten davon sprengen schnell die Grenze für einen Anhang. Zweitens: Eine Datei, die eigentlich eine Mappe aus Quittungen sein soll, enthält zusätzlich Seiten, die das Finanzamt nicht braucht. Drittens: Beträge sind nach zu starker Komprimierung nur noch zu erahnen. Prüfen Sie das Ergebnis deshalb vor dem Hochladen am Bildschirm in voller Größe.
Werfen Sie auch einen Blick auf die Seiten selbst. Nicht benötigte Seiten, zum Beispiel eine leere Rückseite, entfernen Sie mit Leere Seiten entfernen. Das spart Platz und Seitenzahl. Sind einzelne Seiten gedreht, richtet PDF drehen sie aus.
Und noch ein Wort zum Datenschutz: Die Dateien enthalten oft mehr, als das Finanzamt sehen soll, etwa Kontoauszüge mit Umsätzen, die mit der Steuer nichts zu tun haben. Wenn Sie nur einen Teil eines Dokuments brauchen, nehmen Sie nur die betreffenden Seiten mit PDF teilen heraus. Was Sie geschwärzt haben, sollte wirklich entfernt sein, nicht nur überdeckt. Wie das geht, steht in PDF richtig schwärzen.
Auch bei der Bundesagentur für Arbeit gelten eigene Upload-Regeln, mehr dazu unter Arbeitsagentur Unterlagen hochladen.
Checkliste vor dem Absenden
- Sind alle Seiten lesbar, auch Stempel und Beträge?
- Ist jeder Anhang unter 10 MB und liegt die Summe unter 36,91 MB?
- Sind es höchstens 20 Anhänge mit je höchstens 200 Seiten?
- Haben die Dateien aussagekräftige Namen, etwa „Spenden_2025.pdf“?
- Steht nach dem Hochladen jeder Beleg in der Übersicht?
Hinweis: Die Werte stammen aus der ELSTER-Hilfe zur Belegnachreichung in Mein ELSTER und wurden im Oktober 2026 geprüft. Für andere ELSTER-Bereiche, etwa das Unternehmenskonto, kann es eigene Hilfeseiten geben.