Portalurile statului nu arată toate la fel când vine vorba de documente încărcate. La unele ți se cere un PDF de cel mult câțiva megabytes, la altele nu se încarcă nimic, iar altele nu publică nicio limită. Înainte să pierzi o oră cu scanerul, merită să știi ce spun pe față paginile oficiale ale platformelor MAI și ale ghiseul.ro și ce nu spun.
Ce publică oficial hub.mai.gov.ro despre fișiere
HUB-ul de servicii al Ministerului Afacerilor Interne (hub.mai.gov.ro) găzduiește servicii foarte diferite, iar regulile de încărcare diferă de la un serviciu la altul. Paginile oficiale citite publică limite precise pentru un singur serviciu, Cariera MAI.
- Cariera MAI (înscriere online la un concurs MAI). Ghidul oficial de pe hub.mai.gov.ro spune că documentele încărcate la Pasul 3 trebuie să fie în format .png, .pdf sau .jpg, cu dimensiunea maximă de 3 MB pe fișier și cel mult 5 fișiere pentru fiecare tip de document. Mai multe fișiere se salvează selectându-le și încărcându-le pe toate odată, iar numele fișierelor este schimbat automat după salvare.
- Pașapoarte (pagina serviciului de pe HUB). Pagina serviciului precizează că în cadrul serviciului nu se gestionează (nu se primesc și nu se transmit) documente în format electronic. Programarea și plata taxei se pot face online, dar datele biometrice, inclusiv imaginea facială, se colectează la ghișeu.
- Permisul de conducere (pagina „Obținerea permisului de conducere”). Aceeași mențiune: serviciul public nu gestionează documente în format electronic.
- Cerere online pentru înmatriculări (dgpci.mai.gov.ro). Manualul oficial al cererii online de transcriere sau modificare a înmatriculării cere încărcarea unor imagini ale actului de identitate, ale documentului de proprietate, ale poliței RCA sau ale declarației de pierdere ori furt a plăcuțelor, după caz. Manualul nu enumeră formate permise, nu dă o limită în MB și nu spune dacă imaginea trebuie să fie scan sau fotografie. Spune doar că, după încărcare, sistemul afișează numele și dimensiunea fișierului, iar un fișier greșit poate fi șters și încărcat din nou.
Stare la octombrie 2026, pe baza paginilor oficiale citite. Limita de 3 MB este publicată doar pentru Cariera MAI. Pentru alte servicii de pe HUB nu a fost găsită o limită oficială, deci nu o presupune: dacă aplicația respinge fișierul, citește mesajul de eroare și ghidul serviciului.
Ce arată ghiseul.ro și e-guvernare.ro
ghiseul.ro este Sistemul Național Electronic de Plată Online: aici plătești taxe și impozite. În manualul de utilizare pentru contribuabili nu apare nicio încărcare de documente, deci nu există formate sau limite de mărime de respectat. Singura mențiune despre acte este la crearea contului prin primărie, unde ți se cere să transmiți către primărie o copie a actului de identitate. În manual, acel pas apare ca o transmitere către primărie, nu ca un câmp de încărcare în ghiseul.ro. Cum și în ce format o primești depinde de primăria ta, așa că întreab-o direct sau citește instrucțiunile ei.
Pe Punctul de Contact Unic Electronic (edirect.e-guvernare.ro) situația e diferită. Pagina de întrebări frecvente enumeră extensiile acceptate la încărcare: .PDF, .DOCX, .ODT, .XLSX, .JPEG, .PNG și .PPTX. Documentele semnate electronic cu certificat calificat se încarcă în .PDF, .P7S sau .P7M. Manualul cetățeanului adaugă că se pot încărca mai multe fișiere pentru fiecare document solicitat. Paginile citite nu indică o limită de mărime.
Scanare sau fotografie: ce nu spun paginile oficiale
Niciuna dintre paginile citite nu cere explicit scan în loc de fotografie. Ghidul Cariera MAI acceptă atât PDF, cât și imagini JPG sau PNG, iar manualul pentru înmatriculări vorbește despre „imagini” ale documentelor. Regula practică, fără a fi o cerință oficială, este aceeași ca pentru orice portal: pagina întreagă la vedere, text lizibil, fără umbre sau degete în cadru. Pentru rezoluții și greutatea fișierelor, vezi și ghidul despre ce rezoluție să alegi când scanezi pentru încărcare.
Dacă o poză făcută cu telefonul depășește limita, problema este de obicei rezoluția, nu numărul de pagini. Exemplul ANAF din micșorare PDF pentru ANAF SPV arată aceeași logică, iar dosarul de admitere online are un tur al regulilor de la facultăți.
Cum pregătești fișierele cu DocPro
Instrumentele DocPro rulează în browser, iar fișierele nu pleacă de pe dispozitiv. La acte de identitate, polițe și certificate fiscale, asta contează. Mai multe etichete din interfață (de exemplu la unire, comprimare și imagini în PDF) apar în engleză, așa că sunt citate mai jos exact cum se văd.
- Fotografiază sau scanează fiecare pagină și verifică pe ecran mărit dacă seria, CNP-ul și ștampilele se citesc.
- Dacă poza iese culcată, deschide Rotește pagini PDF, selectează pagina și apasă „Rotește la stânga”, „Rotește la dreapta” sau „Rotește 180°”, apoi „Salvează PDF-ul rotit”. Fără pagini selectate, butoanele rotesc toate paginile.
- Transformă pozele într-un PDF cu Imagini în PDF: trage imaginile în „Drop images here”, ordonează-le, alege la „Page size” varianta „A4” (sau „Fit image”) și apasă „Create PDF”. Pentru o singură poză există și JPG în PDF, iar pozele iPhone în format HEIC se convertesc cu HEIC în PDF.
- Dacă un act are mai multe pagini sau mai multe fișiere trebuie să ajungă într-unul singur, folosește Unire fișiere PDF: „Drop PDFs or images here”, ordonează fișierele, apoi „Merge PDFs”. Rezultatul se numește merged.pdf. Reține că Cariera MAI permite până la 5 fișiere pe tip de document, deci uneori nu e nevoie să unești nimic.
- Dacă fișierul depășește 3 MB, deschide Comprimare PDF, bifează „Aim for a target size” și completează „Target size (KB)”. 3 MB înseamnă aproximativ 3072 KB, așa că o țintă de 2500 KB lasă o marjă. Apasă „Compress PDF” și verifică în rezultat mărimea „After”.
- Redenumește fișierul clar, deschide-l încă o dată ca să te asiguri că toate paginile sunt în ordine și abia apoi încarcă-l. Păstrează originalele.
Copii ale actului de identitate: cenzurare și filigran
Multe cereri private (închiriere, abonamente, bănci, furnizori) cer o copie a buletinului. Acolo se poate limita riscul de folosire abuzivă. Autoritățile statului au însă nevoie de actul complet pentru serviciile lor, așa că nu acoperi date dintr-un document pe care o autoritate îl cere întreg.
- Cenzurează PDF: desenezi cadre cu „Desenează cadre” sau cauți un text, apoi apeși „Cenzurează și salvează PDF”. Paginile cu cadre devin imagini, deci textul acoperit dispare din fișier, iar acele pagini nu mai au text selectabil. Instrumentul verifică la final dacă a rămas text selectabil.
- Adaugă filigran: la „Watermark type” alegi „Text”, scrii de exemplu „Doar pentru închiriere, octombrie 2026” și alegi „Tiled” la „Layout”, ca să acopere pagina. Filigranul arată cui a fost dată copia și face reutilizarea mai greu de ascuns, dar nu o poate împiedica.
Mai multe despre acest subiect găsești în ghidul cum trimiți o copie a pașaportului sau a buletinului în siguranță.
Ce nu poate face DocPro
DocPro nu se conectează la hub.mai.gov.ro, la ghiseul.ro sau la e-guvernare.ro și nu depune nimic în locul tău. Nu poate garanta că un portal îți va accepta fișierul: regulile și limitele le stabilește operatorul portalului și pot fi modificate. Comprimarea refă paginile ca imagini, deci textul din PDF nu mai poate fi selectat, iar la ținte foarte mici instrumentul poate să nu ajungă la mărimea cerută. Instrumentele de aici nu produc o semnătură electronică calificată. Informațiile din acest articol descriu ce publică paginile oficiale și nu sunt consultanță juridică; pentru acte importante, întreabă instituția care primește documentul.