Assinar um PDF com a conta gov.br é grátis e rápido, mas muita gente fica na dúvida: essa assinatura vale mesmo? Quem é obrigado a aceitar? E o que acontece se o PDF for mexido depois? As respostas dependem de três tipos de assinatura previstos em lei e do que o destinatário do documento exige. Este guia reúne o que dizem as páginas oficiais consultadas em outubro de 2026.
Os três tipos de assinatura eletrônica
A Lei 14.063/2020 define, no artigo 4º, três tipos de assinatura eletrônica:
- Simples: permite identificar o signatário e anexa ou associa dados a outros dados eletrônicos dele. Um nome digitado, uma imagem de assinatura ou um clique em "li e concordo" entram aqui.
- Avançada: usa certificados não emitidos pela ICP-Brasil, ou outro meio de comprovar autoria e integridade, desde que as partes aceitem ou que a pessoa a quem o documento é apresentado aceite. Precisa estar ligada de forma única ao signatário e qualquer modificação posterior tem de ser detectável. A página do Governo Digital diz que "é o caso da assinatura GOV.BR".
- Qualificada: usa certificado digital ICP-Brasil, o chamado certificado digital tradicional (e-CPF, por exemplo).
A mesma lógica aparece na Medida Provisória 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil. O artigo 10 diz que as declarações de documentos eletrônicos feitos com certificação da ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários. O parágrafo 2º acrescenta que a MP não impede outro meio de comprovar autoria e integridade, inclusive certificados não emitidos pela ICP-Brasil, "desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento".
Na prática, a assinatura gov.br tem validade jurídica, mas a aceitação depende de quem recebe. A página oficial afirma que o documento assinado "tem a mesma validade de um documento com assinatura física". Isso não obriga todo órgão ou empresa a aceitá-la em qualquer situação.
Quem aceita a assinatura gov.br
A Lei 14.063/2020 trata das interações com órgãos públicos. Cada Poder ou órgão define o nível mínimo exigido (artigo 5º): a assinatura simples pode ser admitida nas interações de menor impacto e a qualificada é admitida em qualquer interação eletrônica com o ente público. Uma matéria do ITI resume os usos: a simples serve a interações sem informação sigilosa, como agendamentos; a avançada é aceita em processos com informação protegida por grau de sigilo e em atos levados às juntas comerciais, como contratos e transferências de empresa, marca ou patente; a qualificada vale para todas as transações com o governo.
Entre particulares, como um contrato de aluguel, uma prestação de serviços ou um recibo, vale o artigo 10, parágrafo 2º, da MP 2.200-2: se as partes aceitam a assinatura gov.br, ela serve. Se o outro lado exige certificado ICP-Brasil, reconhecimento de firma ou outro formato, é ele quem decide. O ideal é combinar por escrito, antes de assinar, qual tipo de assinatura será usado.
Este texto descreve o que as fontes oficiais dizem e não é aconselhamento jurídico. Para documentos de alto valor ou prazos apertados, pergunte à instituição que vai receber o arquivo ou a um advogado.
Quando uma assinatura desenhada ou escaneada basta
Uma assinatura desenhada na tela, digitada ou escaneada é uma assinatura eletrônica simples. Em contratos particulares, a MP 2.200-2 permite outros meios de comprovar autoria desde que as partes os aceitem, então ela pode bastar quando todos concordam em usá-la, por exemplo em um contrato informal entre duas pessoas ou em uma autorização interna.
Ela não basta quando o destinatário exige um nível específico: um órgão público pode fixar o mínimo, um portal pode pedir assinatura gov.br ou certificado ICP-Brasil, e uma empresa pode recusar imagem de assinatura. Também é uma proteção mais fraca: uma imagem colada no PDF não prova por si só quem assinou nem impede alterações posteriores. A assinatura avançada, ao contrário, precisa permitir detectar modificações depois de assinada.
Passo a passo para assinar com gov.br
O que segue vem da página oficial da assinatura eletrônica. Antes de começar, a conta gov.br precisa estar no nível prata ou ouro. A própria página indica o verificador de confiabilidade em confiabilidades.acesso.gov.br.
- Abra o Portal de Assinatura Eletrônica (assinador.iti.br) ou instale o aplicativo gov.br para Android ou iOS.
- Entre com CPF e senha, e com o código de verificação em duas etapas, se estiver ativado. Você chega à tela "Assinatura de documento".
- Clique em "Escolher arquivo". O arquivo pode ter até 100 MB e estar em DOC, DOCX, ODT, JPG, PNG ou PDF, segundo a página consultada.
- Clique no documento no ponto em que a assinatura deve aparecer e escolha "Assinar digitalmente".
- Autorize a assinatura com o código enviado pelo aplicativo gov.br no celular. É preciso permitir as notificações do aplicativo.
- Baixe o arquivo pelo ícone de download. A página avisa para não salvar pela função imprimir, porque o arquivo impresso não leva a assinatura e não tem validade.
- Confira o resultado em validar.iti.gov.br ou no aplicativo VALIDAR.
A assinatura usa um certificado digital avançado emitido automaticamente e sem custo quando uma conta prata ou ouro acessa o portal. Segundo o ITI, o certificado tem validade de um ano e pode ser usado um número ilimitado de vezes nesse período.
Edite antes: alterar o PDF depois invalida a assinatura
O verificador do ITI informa se o documento "não sofreu nenhuma adulteração após a assinatura". Como a lei exige que a assinatura avançada torne detectável qualquer modificação posterior, juntar, girar, comprimir ou reorganizar páginas depois de assinar muda o arquivo e deve ser tratado como alteração. A regra prática é terminar todas as edições e só então assinar. Se algo precisar mudar, gere a versão corrigida e assine de novo. O resultado exato mostrado pelo verificador em cada caso não foi testado para este texto.
Como o DocPro ajuda a preparar o PDF
O DocPro não cria assinatura gov.br nem ICP-Brasil. As ferramentas gratuitas, sem conta, rodam no navegador e os arquivos não saem do aparelho, o que é útil para contratos com CPF e endereços. Elas servem para deixar o arquivo pronto antes de ir ao portal:
- Juntar PDF: une contrato, anexos e comprovantes em um único arquivo na ordem certa, para que todos sejam cobertos por uma só assinatura. O botão é "Merge PDFs".
- Word para PDF: o gov.br aceita DOC e DOCX, mas um PDF mantém o layout fixo. O DocPro converte com layout básico: fontes, colunas, cabeçalhos e rodapés e o espaçamento exato são simplificados. Para um contrato com formatação precisa, use o "Salvar como PDF" do próprio Word.
- Rodar PDF e Organizar PDF: corrigem páginas deitadas, reordenam e eliminam páginas.
- Comprimir PDF: útil se o arquivo passar do limite de 100 MB do assinador ou do portal que vai recebê-lo. Atenção: ele salva as páginas como imagens, e o texto selecionável e os links se perdem. Comprima sempre antes de assinar.
E o Sign PDF do DocPro?
O Sign PDF coloca na página uma assinatura desenhada, digitada ("Draw", "Type" ou "Upload image") ou uma imagem sua, que depois é gravada no novo PDF com "Sign and download". Ele é a única ferramenta Pro do DocPro. O próprio aviso do resultado diz: "This is a picture of your signature placed on the page. It is not a certificate-based digital signature." Ou seja, é uma assinatura eletrônica simples, sem certificado, sem registro de autoria e sem detecção de alteração. Serve quando o destinatário aceita uma imagem de assinatura. Se ele exige gov.br ou ICP-Brasil, use o portal oficial.
Também é possível combinar os dois: faça edições e a assinatura em imagem no DocPro, se for pedida, e depois envie o PDF final ao portal gov.br para a assinatura avançada, sem mexer nele depois.
Limites da assinatura gov.br
- Exige conta nível prata ou ouro. A conta bronze não dá acesso à assinatura avançada.
- Não substitui o certificado ICP-Brasil quando o destinatário exige assinatura qualificada.
- O arquivo deve ter até 100 MB e estar em um dos formatos aceitos pela página oficial.
- A aceitação depende do órgão ou da empresa. Confirme antes se ele aceita gov.br.
- A página do Governo Digital orienta importar os certificados do gov.br no Adobe Acrobat Reader para que a cadeia de confiança seja reconhecida ali. Sem isso, um leitor de PDF pode não mostrar a assinatura como confiável, mesmo ela sendo válida no validar.iti.gov.br.