Od 25 lutego 2025 r., według Ministerstwa Cyfryzacji, w aplikacji mObywatel dostępna jest usługa „Podpisz dokument”. Wiele osób zakłada, że działa ona jak podpis zaufany z gov.pl. W rzeczywistości korzysta z innego mechanizmu, ma inne wymagania i inny limit pliku. Różnice potrafią zablokować podpisanie dokumentu w ostatniej chwili.
Jaki podpis składa aplikacja mObywatel
Usługa „Podpisz dokument” składa podpis osobisty, czyli podpis z certyfikatu zapisanego w e-dowodzie. Ministerstwo Cyfryzacji opisuje go jako równoważny z podpisem własnoręcznym w kontaktach z administracją publiczną. Między podmiotami prywatnymi obie strony muszą najpierw uzgodnić, że taki podpis uznają. Podpis zaufany to osobny mechanizm, który składa się na stronie gov.pl, a nie w tej usłudze.
Wymagania, które podaje Ministerstwo Cyfryzacji:
- e-dowód z warstwą elektroniczną i aktywnym certyfikatem podpisu osobistego (certyfikat aktywuje się w urzędzie),
- 6-cyfrowy PIN2 ustawiony przez właściciela dowodu,
- 6-cyfrowy numer CAN z prawego dolnego rogu strony ze zdjęciem,
- telefon z włączonym NFC oraz połączenie z internetem,
- ukończone 18 lat (wymóg dla podpisu osobistego).
Trzy błędne wpisania PIN2 blokują certyfikat. Odblokowuje się go kodem PUK, a trzy błędne wpisania PUK blokują go na stałe i wtedy potrzebny jest nowy e-dowód. Nakładka na telefon lub etui mogą przeszkadzać w komunikacji NFC, więc przy podpisywaniu lepiej je zdjąć.
Jaki plik można podpisać: format i limit
Według Ministerstwa Cyfryzacji plik musi być w formacie PDF i mieć maksymalnie 10 MB. Nie może być zaszyfrowany ani chroniony hasłem. Usługa podpisuje jeden dokument naraz. Plik może pochodzić z telefonu albo z dysku lub chmury. Jeśli nie spełnia wymagań, usługa wyświetla komunikat.
To dużo mniej niż w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl, gdzie według strony gov.pl można przesłać do 5 plików łącznie do 25 MB, w kilku formatach. Skan wielostronicowy w dobrej jakości łatwo przekracza 10 MB, dlatego rozmiar warto sprawdzić przed otwarciem aplikacji.
Podpis kwalifikowany w mObywatelu: osobna ścieżka
Ministerstwo Cyfryzacji opisało też osobną usługę podpisu kwalifikowanego, dostępną w aplikacji i na stronie podpis.mobywatel.gov.pl. W artykule z 29 października 2025 r. podano, że dotyczy dowolnego PDF-a do 5 MB, jest bezpłatna, obejmuje 5 podpisanych dokumentów miesięcznie i tylko do spraw prywatnych. Podpis składa się u jednego z kwalifikowanych dostawców, a tożsamość potwierdza się przyłożeniem e-dowodu do telefonu. To limity z jednego komunikatu, więc przed użyciem sprawdź aktualny opis na stronach mObywatela.
Jak podpisać dokument krok po kroku
- Przygotuj PDF do 10 MB, bez hasła, i zapisz go w telefonie lub w chmurze.
- W aplikacji mObywatel wybierz usługę „Podpisz dokument” i dodaj plik.
- Wpisz 6-cyfrowy numer CAN.
- Wpisz 6-cyfrowy PIN2.
- Przyłóż e-dowód do tylnej części telefonu, w miejscu modułu NFC, i trzymaj go, aż podpis zostanie potwierdzony.
- Zapisz lub otwórz podpisany plik. Na Androidzie plik zapisuje się automatycznie, na iOS trzeba to zrobić ręcznie.
Aplikacja nie przechowuje podpisanych dokumentów, więc plik należy zapisać od razu i od razu wysłać odbiorcy albo zrobić jego kopię.
Jak sprawdzić podpis
Strony mObywatela o usłudze „Podpisz dokument” nie opisują, jak odbiorca ma sprawdzić taki podpis, więc nie ma podstaw, by obiecywać konkretną ścieżkę. Oficjalne narzędzia, które można wypróbować, są dwa. Na gov.pl w usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” przy dokumencie z podpisami pojawia się przycisk „Sprawdź, kto podpisał”, a podpisy powinny mieć status „Ważny”. Strona nie wymienia jednak, jakie typy podpisów obsługuje weryfikacja. Drugie narzędzie to usługa „Zweryfikuj podpis elektroniczny” na puesc.gov.pl, która obsługuje pliki w różnych formatach, w szczególności PDF i XML.
Według opisu usługi na puesc.gov.pl podpis jest nieważny, jeśli certyfikat wygasł lub został unieważniony albo jeśli treść zmieniono po podpisaniu. Wynik można zapisać do PDF. Usługa jest bezpłatna, nie jest kwalifikowaną usługą zaufania w rozumieniu eIDAS i nie nadaje się do zautomatyzowanych walidacji. Wniosek praktyczny: po podpisaniu nie zmieniaj pliku, ani nie przepuszczaj go przez kompresję czy edycję, bo podpis przestanie być ważny.
Czy mDowód zastąpi skan albo kserokopię
Tu trzeba oddzielić dwie sytuacje. Pierwsza to okazanie dokumentu na miejscu. Według Ministerstwa Cyfryzacji mDowód jest w pełni cyfrowym dowodem tożsamości, ważnym w Polsce, którym można potwierdzać tożsamość tak samo jak dowodem osobistym, m.in. na poczcie, w urzędach, u notariuszy, w bankach i sądach. Działa offline, a można też wygenerować jego kod QR do zeskanowania. Nie zastępuje jednak fizycznego dowodu: dorośli obywatele polscy mieszkający w Polsce nadal mają obowiązek posiadania ważnego dowodu osobistego, a przy przekraczaniu granicy i składaniu wniosku o dowód potrzebny jest plastikowy dokument.
W aplikacji działa też potwierdzanie dokumentów kodem QR lub 6-cyfrowym kodem. Osoba sprawdzająca skanuje kod albo go wpisuje, a właściciel naciska „Udostępnij dane”. Dane są widoczne tylko kilka minut i znikają, bo nie są zapisywane na urządzeniu sprawdzającego. Można to zrobić także na komputerze na stronie weryfikator.mobywatel.gov.pl. To rozwiązanie jest zaprojektowane tak, żeby nie trzeba było zostawiać kopii.
Druga sytuacja to załącznik w formularzu online albo e-mail z prośbą o „skan dowodu”. Żadna z oficjalnych stron, które sprawdzono, nie mówi, że zrzut ekranu mDowodu lub dane z aplikacji zastępują skan czy kserokopię w takim załączniku. O tym decyduje przepis lub regulamin odbiorcy. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji zaznacza, że ustawa o dokumentach publicznych nie wprowadza kary za wykonywanie kserokopii dokumentów, a kopiowanie danych podlega przepisom o ochronie danych osobowych. Praktyczna rada: zapytaj odbiorcę, czy wystarczy okazanie mDowodu lub potwierdzenie kodem, i poproś o odpowiedź na piśmie.
To uproszczone omówienie zasad z oficjalnych stron, nie porada prawna. W sprawie o wysokiej stawce zapytaj odbiorcę dokumentu lub prawnika, jaka forma podpisu i jaka forma potwierdzenia tożsamości jest wymagana.
Jak przygotować plik w DocPro przed podpisaniem
Zanim otworzysz usługę w mObywatelu, plik musi spełnić jej wymagania. W DocPro możesz to zrobić w przeglądarce, bez wysyłania pliku na serwer i bez konta:
- Kilka plików do jednego podpisu: w Połącz PDF dodaj pliki, ułóż kolejność i kliknij „Połącz”. Usługa w mObywatelu podpisuje tylko jeden dokument naraz.
- Plik większy niż 10 MB: w Kompresuj PDF wybierz poziom jakości („High quality”, „Balanced”, „Small” lub „Smallest”) albo ustaw docelowy rozmiar w KB i sprawdź rozmiar przed i po. Narzędzie zapisuje strony jako obrazy, więc tekstu nie da się potem zaznaczać.
- Plik z hasłem: jeśli znasz hasło, Odblokuj PDF zapisze kopię bez hasła. Odblokowuj tylko pliki, które są Twoje lub które wolno Ci zmieniać.
Kolejność ma znaczenie: kompresję i łączenie rób przed podpisaniem w mObywatelu, nigdy po nim, bo zmiana pliku po podpisie unieważnia podpis.
Czego DocPro nie zrobi
DocPro nie składa podpisu osobistego, zaufanego ani kwalifikowanego i nie weryfikuje podpisów elektronicznych. Narzędzie Podpisz PDF umieszcza na stronie obraz podpisu, narysowany, wpisany lub wgrany, i nie jest to podpis oparty na certyfikacie. Podpisywanie i zapisane podpisy to jedyna płatna część DocPro (plan Pro), a pozostałe narzędzia są bezpłatne. Jeśli odbiorca wymaga podpisu elektronicznego, użyj mObywatela, gov.pl lub dostawcy podpisu. Różnice między podpisem zaufanym a obrazem podpisu opisuje artykuł Podpisanie PDF: profil zaufany czy podpis odręczny. Zasady kompresji plików opisuje też poradnik jak zmniejszyć PDF do e-maila i formularzy.