Otázka, zda stačí podpis nakreslený prstem do PDF, nebo je potřeba elektronický podpis, má jednoduchou odpověď: záleží na tom, komu dokument posíláte. Soukromé straně může stačit obrázek podpisu, pokud s tím souhlasí. Úřad se řídí zákonem a ten pro podání vůči veřejné správě mluví o jiném druhu podpisu. Text popisuje, co zákony říkají, a není právní poradenství. U důležitých dokumentů se zeptejte přijímající instituce nebo právníka.
Tři pojmy, které se pletou
- Jednoduchý elektronický podpis: nařízení eIDAS ho definuje jako „data in electronic form which is attached to or logically associated with other data in electronic form“, tedy data v elektronické podobě připojená k jiným datům. Sem patří naskenovaný podpis, podpis nakreslený na displeji, napsané jméno i souhlas kliknutím.
- Uznávaný elektronický podpis: podle § 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb. se jím rozumí „zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu“, případně kvalifikovaný elektronický podpis. Vytváří se certifikátem od kvalifikovaného poskytovatele a je navázaný na obsah dokumentu.
- Podpis z datové schránky: nejde o podpis v souboru, ale o způsob odeslání. O něm je zvláštní oddíl níže.
Obrázek podpisu je jen obraz na stránce. Nic neprokazuje o tom, kdo ho vložil, a nezajistí, že se dokument po vložení nezměnil. Uznávaný podpis naopak umožňuje ověřit osobu i neměnnost obsahu. Metodický návod Ministerstva vnitra k ověřování popisuje kontrolu certifikátu v důvěryhodných seznamech, času podpisu a shody otisku dokumentu (hash) s podpisem.
Co říká zákon o podání vůči úřadu
Zákon č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce rozlišuje, kdo komu podepisuje. Podle výkladu textu na portálu Zákony pro lidi platí:
- § 6 odst. 1: při podepisování elektronického dokumentu, kterým se činí úkon vůči veřejnoprávnímu podepisujícímu nebo jiné osobě v souvislosti s její působností, se použije uznávaný elektronický podpis. Zjednodušeně: občan nebo firma podávají úřadu.
- § 5: když úkon činí sám úřad, použije se kvalifikovaný elektronický podpis.
- § 7: u ostatních právních jednání lze použít zaručený, uznávaný i jiný druh elektronického podpisu.
Z toho plyne praktické pravidlo. Pokud posíláte podání úřadu a podepisujete soubor, naskenovaný obrázek podpisu pravidla nesplňuje. Pro soukromé právní jednání zákon druh podpisu neomezuje, takže rozhoduje domluva stran a povaha dokumentu. Zákon se může měnit a zvláštní předpisy mohou pravidla zpřísnit nebo uvolnit, proto si u konkrétního podání ověřte aktuální pokyn úřadu.
Ani u úřadů to není všude stejné. Finanční správa například u elektronických podání uvádí, že podání odeslané z programu třetí strany je nutné opatřit uznávaným elektronickým podpisem, a nabízí i jiné cesty, mezi nimi odeslání přímo z datové schránky nebo přihlášení přes Identitu občana (NIA).
Datová schránka a Identita občana místo podpisu v souboru
U podání nemusíte vždy podepisovat samotné PDF. Podle § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. má úkon učiněný prostřednictvím datové schránky „stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný“. Text zákona stanoví i podmínky, například kdo smí z datové schránky jednat, takže před použitím zkontrolujte aktuální znění nebo pokyn úřadu. Praktický důsledek: pokud posíláte dokument úřadu ze své datové schránky, obrázek podpisu v PDF bývá nadbytečný. Jak soubor před odesláním zmenšit, popisuje článek zmenšit PDF pro datovou schránku.
Identita občana je podle uživatelské příručky portálu identita.gov.cz státní způsob bezpečného ověřování totožnosti při přístupu k online službám veřejné správy. NIA ID je jedním z přihlašovacích prostředků. Slouží k přihlášení a identifikaci. Příručka v dostupné části nepíše, že by NIA ID vytvářelo podpis uznávaný pro soubor, takže ho za uznávaný podpis nepovažujte. Podle finanční správy je ale ověření přes NIA jednou z cest, jak podání elektronicky podepsat v jejím portálu.
Kdy stačí nakreslený nebo naskenovaný podpis
- Smlouvy a souhlasy mezi soukromými stranami, pokud druhá strana způsob podpisu přijímá: nájem mezi osobami, plná moc pro rodinného příslušníka, objednávka, dohoda se školou nebo sportovním klubem.
- Interní dokumenty, formuláře firem a potvrzení, kde si příjemce stanovil, že obrázek podpisu stačí.
- Dokumenty, které se pak vytisknou a podepíšou ručně: obrázek podpisu tu slouží jen jako náhrada tisku.
Kdy naopak ne: podání úřadu podepsané v souboru (viz § 6), případně dokument, u kterého instituce výslovně žádá uznávaný nebo kvalifikovaný podpis. Pozor i na dokumenty, u nichž zákon vyžaduje zvláštní formu. To zde nelze obecně posoudit, takže se ptejte příjemce.
Jedna věta z nařízení eIDAS pomáhá správně uvažovat o síle důkazu. Článek 25 odst. 1 říká, že elektronickému podpisu nelze upřít právní účinek a přípustnost jako důkazu v řízení jen proto, že je v elektronické podobě. Podle čl. 25 odst. 2 má kvalifikovaný elektronický podpis stejný právní účinek jako vlastnoruční podpis. Obrázek podpisu tedy není zakázaný, ale jeho důkazní hodnotu pak posuzuje ten, kdo spor řeší.
Jak získat a ověřit uznávaný podpis
Uznávaný podpis vzniká z kvalifikovaného certifikátu. Vydávají ho kvalifikovaní poskytovatelé, jejichž seznam vede Digitální a informační agentura (DIA) a které najdete také v Důvěryhodném seznamu České republiky podle čl. 22 nařízení eIDAS. Podmínky a cenu si před objednávkou ověřte u poskytovatele. Podepisuje se programem, který certifikát umí použít, v PDF nejčastěji formátem PAdES. DocPro takový podpis nevytvoří (viz níže).
Platnost podpisu ověřují kvalifikované služby. DIA uvádí například službu QVerify, kterou provozuje Správa základních registrů. Evropská komise nabízí ukázkovou aplikaci DSS pro validaci, ale u ní výslovně stojí, že je jen pro testovací účely. Při každém ověření dokument nahráváte na cizí server, takže u dokladů s osobními údaji si nejdřív přečtěte podmínky služby.
Postup v DocPro: příprava dokumentu před podpisem
Podepsat PDF v DocPro umístí na stránku obrázek podpisu: nakreslený, napsaný nebo nahraný. Je to jednoduchý elektronický podpis, nikoli uznávaný. Nástroj to sám uvádí: „This is a picture of your signature placed on the page. It is not a certificate-based digital signature.“ Podepisování je jediná část DocPro, která vyžaduje DocPro Pro. Všechny ostatní nástroje jsou zdarma a bez účtu. Soubory zůstávají ve vašem zařízení a nikam se nenahrávají.
- Z fotek nebo skenů vytvořte PDF v nástroji Obrázky do PDF tlačítkem „Create PDF“. Pro skeny je vhodná i stránka sken do PDF.
- Několik souborů spojte v nástroji Spojit PDF tlačítkem „Merge PDFs“.
- Pokud má příjemce limit, použijte Komprimovat PDF a „Compress PDF“, případně zadejte „Target size (KB)“. Nástroj upozorňuje, že stránky se uloží jako obrázky a ztratí se text i odkazy.
- Otevřete Podepsat PDF. V části „1 · Choose a signature“ zvolte „Create new“ a záložku „Draw“, „Type“ nebo „Upload image“. Pro vyfocený podpis nahrajte obrázek a odstraňte pozadí volbou „Remove white / paper background“. Chcete-li podpis znovu používat, zaškrtněte „Save to my vault“.
- Stiskněte „Add to page“, přetáhněte podpis na místo a kulatými úchyty upravte velikost.
- Stiskněte „Sign and download“ a podepsané PDF zkontrolujte.
Pořadí je důležité: spojování a komprimaci proveďte před podpisem. Jakákoli úprava souboru po vložení uznávaného podpisu ho zneplatní, protože změněný obsah už neodpovídá otisku, který podpis chrání. Obecný přehled najdete v anglické příručce o právní platnosti elektronického podpisu v PDF.
Co DocPro neumí
DocPro nepodepisuje kvalifikovaným certifikátem, nevytváří podpisy PAdES a neověřuje cizí podpisy. Obrázek podpisu také nebrání úpravě souboru. Pro podání, které vyžaduje uznávaný podpis, použijte kvalifikovaný certifikát od poskytovatele nebo cestu, kterou úřad uvádí (datová schránka, přihlášení přes Identitu občana). Pokud už PDF nese uznávaný podpis, žádný nástroj ho neupravujte, spojení či komprese vytvoří nový soubor a původní podpis se nezachová.