Datovou schránku dnes používají lidé i firmy k podání na úřady, k odvolání, k žádosti nebo k odeslání dokladů. Kdo někdy narazil na hlášení o příliš velké zprávě, ví, že limit je jen první z pastí. Pravidla jsou dvě a navzájem se doplňují: co povoluje vyhláška o datových schránkách a co si navíc určí konkrétní úřad nebo systém, kterým zprávu odesíláte.
Co říká vyhláška: 100 MB místo 20 MB
Maximální velikost datové zprávy upravuje § 5 odst. 1 vyhlášky č. 194/2009 Sb. Původně v něm stálo 20 MB. Novela vyhlášky, sbírka zákonů č. 318/2023, nahradila číslo „20“ číslem „100“ s účinností od 1. ledna 2024. Státní portál Businessinfo to shrnuje tak, že od 1. ledna mohou všichni uživatelé posílat zprávy až do 100 MB a až s 50 přílohami.
Novela zároveň rozšířila seznam povolených formátů příloh. Přibyly kontejnery ZIP a ASiC, formát JSON, video MP4 a obrázky HEIC/HEIF (tedy výchozí formát fotek na iPhonu). Pro kontejnery platí podmínky: nesmí být šifrované, obsahují nejvýše 1000 souborů a složek, nejvýše čtyři úrovně vnoření a po rozbalení nejvýše 3 GB.
Stav k říjnu 2026 podle znění vyhlášky a údajů úřadů. Konkrétní úřad nebo informační systém může mít přísnější pravidla. Při pochybnostech ověřte limit u adresáta a v rozhraní, kterým posíláte.
Kde se dál narazí na 10 a 20 MB
- E-mailová podatelna a nosiče dat: finanční správa ve své informační povinnosti uvádí 10 MB na jednu datovou zprávu zaslanou na elektronickou adresu podatelny nebo na přenosném nosiči. Do datové schránky je to podle stejného dokumentu 100 MB.
- Přílohy daňových podání: součet všech e-příloh u většiny formulářů nejvýše 10 MB (podrobnosti máme v samostatném článku o přílohách k daňovému přiznání).
- Portál občana: když se limit zvedl, uváděl Portál občana ještě 20 MB a nepodporoval nové typy příloh. Odpovědná agentura počítala s opravou na začátku roku 2024, ale aktuální stav zjistíte jen přímo v rozhraní.
- Webový klient datové schránky (mojedatovaschranka.cz) se na nové limity přizpůsobil. Pokud jde o velké zprávy, je to spolehlivější cesta.
Z toho plyne praktická rada: velikost přílohy nemusíte tlačit pod 20 MB jen proto, že tak píše starší návod, ale pro adresáta s e-mailovou podatelnou nebo pro odeslání z Portálu občana je rozumné jít výrazně níž.
Jaké přílohy datová schránka přijme
Přípustné formáty stanoví příloha č. 3 vyhlášky 194/2009 Sb. Patří mezi ně PDF a PDF/A, textové formáty (txt, rtf, doc, docx, odt), tabulky (xls, xlsx, ods), prezentace, obrázky jpg/jpeg, png, tif/tiff a gif, ale také xml a další. Podmínka navíc: formát platí jen tehdy, když soubor má odpovídající příponu. Příponu proto neměňte ručně: přejmenování souboru z jiného formátu na .pdf z něj PDF neudělá.
Pro běžné doklady je PDF nejbezpečnější volba. Vícestránkové skeny je dobré sloučit do jednoho souboru, aby adresát hned viděl, co je součástí podání.
Postup v DocPro
Nástroje DocPro běží přímo v prohlížeči a soubory se nikam nenahrávají. U dokladů, rodných čísel nebo lékařských zpráv je to zásadní, protože nemusíte nikomu třetímu svěřovat kopii dokumentu jen proto, abyste zmenšili jeho velikost.
- Pokud máte fotky stránek, převeďte je do PDF nástrojem Obrázky do PDF nebo stránkou JPG do PDF. Fotky z iPhonu v HEIC převede HEIC do PDF.
- Více souborů sloučíte v nástroji Sloučit PDF. Obecný postup je v návodu jak sloučit PDF bez nahrávání na web.
- Otevřete Komprimovat PDF a vyberte úroveň kvality, případně zadejte cílovou velikost v KB. Hotové cíle najdete na stránkách PDF do 2 MB a PDF do 1 MB.
- Výsledek otevřete a zkontrolujte, že jsou čitelná čísla, data a razítka.
- Soubor připojte ke zprávě a před odesláním zkontrolujte celkový součet velikostí všech příloh.
Komprese v DocPro převádí stránky na obrázky v nižší kvalitě. Text už pak nejde označit ani kopírovat, což u skenů většinou nevadí. Pokud ale úřad chce prohledávatelné PDF, použijte raději původní soubor. Další tipy ke zmenšování najdete v návodu jak zmenšit PDF pro e-mail a limity nahrávání.
Časté chyby při odeslání
Pokud pošlete zprávu do datové schránky firmy nebo úřadu, mějte na paměti, že adresát ji musí také zobrazit a případně archivovat. Menší soubory se rychleji načítají, hůř se ztrácejí a je s nimi méně problémů. Proto i při limitu 100 MB dává smysl, aby běžný sken doložky nebo smlouvy měl jednotky MB.
Pro přílohy k daňovému přiznání platí jiná pravidla, viz příloha k daňovému přiznání: velikost a formát PDF.
- Odeslání více souborů bez toho, aby bylo zřejmé, který z nich je vlastní podání. Finanční správa k tomu výslovně upozorňuje.
- Přípona, která neodpovídá obsahu, nebo exotický formát (např. soubor z mobilní aplikace).
- Spoléhání na starý limit 20 MB u zpráv, které by dnes prošly, a naopak předpoklad 100 MB u adresáta s e-mailovou podatelnou.
- ZIP s heslem: šifrované kontejnery datová schránka nepřijímá.