Firma digitale, firma elettronica e firma scansionata: cosa vale e quando

Una domanda inviata a un ufficio pubblico, un contratto d'affitto, un modulo di iscrizione: tutti chiedono «una firma», ma la legge italiana distingue più livelli, e un'immagine della propria firma incollata su un PDF non è il livello più alto. Questa guida riassume cosa dicono il Codice dell'amministrazione digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005), il regolamento europeo eIDAS e AgID, e cosa fa e non fa la funzione di firma di DocPro.

Informazioni generali, non consulenza legale. Per un documento importante chiedi all'ente che lo riceve o a un professionista. Le norme possono cambiare: i testi citati qui sono quelli consultati a novembre 2026.

I tipi di firma elettronica, in breve

• Firma elettronica (semplice). Per eIDAS (art. 3, punto 10) sono «dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici» usati per firmare. Rientrano qui un nome digitato, una firma disegnata su uno schermo e l'immagine di una firma autografa inserita in un PDF.
• Firma elettronica avanzata (FEA). Deve essere collegata in modo univoco al firmatario, permettere di identificarlo, essere usata sotto il suo controllo esclusivo e rendere rilevabile qualsiasi modifica successiva ai dati firmati (eIDAS, art. 26).
• Firma elettronica qualificata e firma digitale. Secondo la pagina di AgID, «in Italia “firma elettronica qualificata” e “firma digitale” sono sostanzialmente sinonimi». È una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato (eIDAS, art. 3, punto 12), basata su un certificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato.

Per l'ordinamento europeo vale una regola generale: a una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici e ammissibilità come prova «per il solo motivo della sua forma elettronica» (art. 25, par. 1). Solo la firma qualificata ha però «effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa» (art. 25, par. 2).

Cosa dice il CAD (articoli 20, 21 e 24)

L'articolo 20, comma 1-bis, stabilisce che il documento informatico «soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile» quando vi è apposta una firma digitale, un altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, oppure quando è formato, previa identificazione informatica dell'autore, con un processo che rispetta i requisiti fissati da AgID. Poi aggiunge: «In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio».

Tradotto: una firma elettronica semplice non è vietata né priva di valore, ma non ha l'efficacia automatica di una firma digitale o avanzata. Se nasce una contestazione, il giudice valuta il documento caso per caso, in base a sicurezza, integrità e immodificabilità. Una firma scansionata e incollata su un PDF non dice nulla su chi l'abbia messa e non rileva modifiche successive al file.

L'articolo 24 precisa che la firma digitale «deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto» e al documento a cui è apposta. L'articolo 21 individua poi i casi in cui il livello minimo è imposto: al comma 2-bis, i contratti scritti di cui all'articolo 1350 del Codice civile, numeri da 1 a 12, in forma di documento informatico devono essere sottoscritti, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o digitale (oppure autenticati); per gli atti del numero 13 basta una firma avanzata, qualificata o digitale.

Quando basta cosa: tre casi pratici

• Domanda o istanza a una pubblica amministrazione. L'articolo 65, comma 1, del CAD dice che istanze e dichiarazioni inviate per via telematica sono valide, tra l'altro, se sottoscritte con una delle forme dell'articolo 20, se chi le presenta è identificato con SPID (o altro strumento previsto dal CAD), oppure se «sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d'identità». Per molte domande online basta quindi accedere con SPID, oppure firmare (anche in forma autografa scansionata) e allegare il documento. Il bando o il portale può però chiedere di più: vale ciò che prevede il singolo avviso.
• Contratti. Per un contratto tra privati l'eventuale forma scritta obbligatoria dipende dal tipo di atto. Per gli atti elencati dal comma 2-bis dell'articolo 21 serve la firma qualificata o digitale, e una firma-immagine non è sufficiente. Per un contratto in cui la forma è libera, la firma semplice può bastare, con il rischio probatorio descritto sopra.
• Moduli e documenti interni. Autorizzazioni, consensi, moduli di iscrizione e simili: se chi riceve il documento accetta la firma semplice, un PDF con firma disegnata o scansionata è in genere il modo più rapido. La conferma va chiesta a chi lo riceve.

Come ottenere una firma digitale

AgID indica che la firma digitale può essere ottenuta anche usando lo SPID come sistema di riconoscimento (con credenziali di livello 2) e che i prestatori di servizi fiduciari qualificati sono vigilati da AgID. Per sapere quali sono i prestatori e come procedere, la fonte è la pagina di AgID sui servizi fiduciari qualificati. Un file firmato digitalmente ha di norma estensione .p7m (CAdES) oppure resta un PDF con firma PAdES: AgID segnala che dal 2006 il formato PDF può essere usato per la firma qualificata.

Cosa fa Firma PDF di DocPro (e cosa no)

Firma PDF di DocPro produce una firma elettronica semplice: un'immagine della firma, disegnata, digitata o caricata, posizionata sulla pagina e incorporata nel PDF. Non è una firma digitale né una firma qualificata o avanzata. Lo dice anche la nota che DocPro mostra a fine operazione: «This is a picture of your signature placed on the page. It is not a certificate-based digital signature.» Firma PDF e «Cassaforte delle firme» (le firme salvate) sono le uniche funzioni Pro di DocPro; tutte le altre sono gratuite e senza account. Il file e la firma restano sul tuo dispositivo e non vengono caricati.

1. Apri Firma PDF e scegli il PDF da firmare. La funzione richiede il piano Pro.
2. Nel passo «1 · Choose a signature» premi «Create new» e scegli «Draw», «Type» oppure «Upload image» (per la foto di una firma su carta). Spunta «Save to my vault» se vuoi riusarla: le firme salvate si gestiscono nella Cassaforte delle firme.
3. Premi «Add to page»: la firma compare sulla pagina. Nel passo «2 · Place it» trascinala nel punto giusto e ridimensionala con le maniglie rotonde. Con «Copy to all pages» la ripeti su ogni pagina, utile per le sigle.
4. Nel passo «3 · Save» premi «Sign and download»: ottieni il file «Signed PDF», un nuovo PDF in cui la firma è fusa nella pagina.

Il risultato non contiene un certificato né un campo di firma: nessuno può verificare con un programma di lettura PDF chi ha firmato o se il file è stato modificato dopo. Non c'è nemmeno una marca temporale. Se un ente chiede esplicitamente firma digitale, PAdES o CAdES (.p7m), un PDF firmato con DocPro non è accettabile, e serve il software o il servizio di un prestatore qualificato. Va inoltre ricordato che DocPro non offre firma con SPID o CIE.

Errori frequenti

• Pensare che «firma elettronica» e «firma digitale» siano la stessa cosa: la seconda è un livello preciso, con certificato qualificato.
• Usare una firma-immagine dove l'atto richiede firma qualificata o digitale a pena di nullità.
• Dimenticare la copia del documento d'identità quando l'istanza alla PA è firmata in modo autografo e non c'è identificazione con SPID. Per preparare i documenti d'identità vedi copia della carta d'identità: filigrana e dati da oscurare.
• Comprimere o convertire un PDF già firmato digitalmente: i comandi che rifanno le pagine come immagini, come Comprimi PDF, eliminano la firma digitale. Conviene ridurre il peso prima di firmare.

Per le regole su dimensione e formato degli allegati nei bandi pubblici, vedi inPA: dimensione massima degli allegati. Per un quadro internazionale più ampio c'è la guida in inglese Is an electronic signature on a PDF legally valid?.

Informazioni generali, non consulenza legale. Le citazioni del CAD vengono dall'edizione di Docs Italia del 28 settembre 2018 e le norme possono essere state modificate dopo: verifica il testo vigente su Normattiva. Per documenti importanti, chiedi all'ente destinatario o a un professionista. DocPro non è affiliato ad AgID né alle pubbliche amministrazioni.