Per prenotare un alloggio, aprire un abbonamento o rispondere a un annuncio, spesso qualcuno chiede «una foto della carta d'identità». In Italia la richiesta è così comune che si risponde senza pensarci. Le fonti ufficiali dicono però due cose: i documenti non vanno lasciati in giro, e le copie non vanno conservate più del necessario.
Cosa ha detto il Garante
Il comunicato del Garante per la protezione dei dati personali, del 29 aprile 2026, riguarda alberghi, B&B e strutture ricettive. I punti principali:
- Le strutture possono tenere le copie dei documenti degli ospiti solo per il tempo strettamente necessario, cioè fino alla comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza.
- L'obbligo di registrazione degli ospiti su Alloggiati Web non autorizza a conservare fotocopie o immagini dei documenti.
- Dopo la trasmissione dei dati, le copie vanno cancellate o distrutte. Resta solo la ricevuta della trasmissione, conservata per cinque anni.
- Il Garante segnala come pratica rischiosa fotografare i documenti con lo smartphone o chiedere agli ospiti di inviarli tramite app di messaggistica, perché espone a furto di identità e ad accessi non autorizzati.
Il comunicato parla di strutture ricettive, e non di tutte le richieste di copia. Ma il principio che ne esce vale per chi invia: ogni copia in circolazione è un rischio in più.
E la filigrana?
Non ho trovato una raccomandazione ufficiale italiana che indichi la filigrana, né un testo standard. In Francia, invece, lo Stato la consiglia da tempo: il servizio Filigrane Facile, gestito dal team di DossierFacile, permette di aggiungere un testo semi-trasparente ai documenti prima di inviarli. Gli esempi di diciture sono del tipo «Documento trasmesso a [destinatario] il [data], solo per [finalità]». La stessa pagina avverte che la filigrana non garantisce l'autenticità del documento e non ferma un truffatore con strumenti avanzati.
Resta quindi una buona pratica personale, non un obbligo, e va usata con buon senso: serve a legare la copia a un destinatario e a uno scopo, così che un riuso altrove sia più difficile da nascondere.
Aggiungere la filigrana con DocPro
- Se la copia è una foto o una scansione JPG, trasformala in un PDF con Converti immagini in PDF.
- Apri Aggiungi una filigrana di testo a un PDF e scrivi una dicitura breve, fino a 80 caratteri: destinatario, data e motivo. Per esempio «Solo per prenotazione Hotel Rossi, 24/10/2026».
- Scegli la disposizione ripetuta per coprire tutta la pagina, e un'opacità che lasci leggibili nome, numero e date.
- Scarica il PDF. Se vuoi che la dicitura faccia parte dell'immagine di ogni pagina, passalo in Comprimi PDF: lo strumento rifà le pagine come immagini, e così la dicitura è più difficile da togliere.
- Invia il file solo al destinatario previsto, e non conservare copie inutili nel telefono.
Oscurare i dati che il destinatario non deve vedere
Quando la richiesta è facoltativa o ti sembra eccessiva, puoi coprire i campi non necessari. Qui la filigrana non basta: serve una vera oscuratura. Oscurare un PDF davvero permette di tracciare riquadri neri su una pagina oppure di cercare un testo e coprire ogni occorrenza. Ogni pagina con riquadri viene trasformata in un'immagine, quindi il testo coperto non è più nel file. Copri, per esempio, i dati che il destinatario non usa, lasciando leggibili quelli che gli servono davvero.
Attenzione: se un'amministrazione, un bando o un notaio richiede la copia integrale del documento, non oscurare nulla. Un file con parti coperte può essere respinto. Oscura solo quando la copia è facoltativa o il destinatario ti conferma quali dati servono.
Quando la copia è richiesta da un bando
Alcune procedure chiedono la copia del documento d'identità in formato preciso. Nel bando 2026 del Ministero della Difesa per Allievi Marescialli, per esempio, la copia del documento nelle comunicazioni deve essere un file PDF o JPEG di massimo 3 MB. In casi così non c'è spazio per oscurare o per cambiare il formato: se il file è troppo pesante, comprimilo con Comprimi PDF e controlla che resti leggibile. Vedi anche la guida generale su come comprimere un PDF per email e caricamenti.
Se la copia va inviata via PEC, controlla prima la dimensione massima della PEC.
Buone abitudini
- Chiedi sempre perché serve la copia e per quanto tempo verrà conservata.
- Preferisci un canale sicuro all'invio per app di messaggistica, che il Garante segnala come rischioso nel caso delle strutture ricettive.
- Dopo l'invio, cancella la foto dal rullino e dalla cartella dei download.
- Non inviare il documento a chi non conosci prima di aver verificato che l'annuncio o l'azienda esistano.
DocPro non è affiliato al Garante per la protezione dei dati personali né al Ministero della Difesa. Le informazioni citate sono quelle pubblicate dalle fonti indicate alla data di verifica.