«¿Me vale una firma dibujada con el dedo o hace falta certificado digital?» La respuesta honesta es que depende de quién recibe el documento. Para un contrato de alquiler entre particulares o un formulario de una empresa, una firma dibujada suele bastar si la otra parte la acepta. Para presentar un escrito en una sede electrónica, la norma apunta a otro tipo de firma. Es información general, no asesoramiento jurídico: para un documento importante, pregunta al organismo que lo recibe o a un abogado.
Los tres niveles de firma electrónica según eIDAS
El Reglamento (UE) n.º 910/2014, conocido como eIDAS, distingue tres niveles. En España lo complementa la Ley 6/2020, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, publicada en el BOE el 12 de noviembre de 2020.
- Firma electrónica simple: según el reglamento, son «los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar». Una imagen de tu firma colocada en un PDF, un nombre escrito o un clic en «acepto» encajan aquí.
- Firma electrónica avanzada: cumple los requisitos del artículo 26. Debe estar vinculada de manera única al firmante, permitir identificarlo, crearse con datos que el firmante puede mantener bajo su control y estar ligada a los datos firmados de forma que cualquier cambio posterior sea detectable.
- Firma electrónica cualificada: es una firma avanzada creada con un dispositivo cualificado de creación de firmas y basada en un certificado cualificado. El certificado de persona física de la FNMT y el DNI electrónico son los ejemplos habituales en España.
El artículo 25 del reglamento fija los efectos. Una firma electrónica no puede rechazarse como prueba en un procedimiento solo porque sea electrónica o no sea cualificada. En cambio, la firma cualificada tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita y debe reconocerse como cualificada en todos los Estados miembros. Es decir, la firma dibujada no es «ilegal», pero su fuerza como prueba la valora quien juzga.
El Reglamento (UE) 2024/1183, en vigor desde el 20 de mayo de 2024, modifica el 910/2014 para establecer el marco europeo de identidad digital, lo que se conoce como eIDAS 2. La página de EUR-Lex solo confirma el título y la fecha, así que conviene consultar el texto consolidado para los detalles nuevos. Los conceptos de esta guía son los del texto de 2014.
Qué firma admite la Administración
La Ley 39/2015 regula los sistemas de firma que las Administraciones aceptan en su artículo 10. Este es el esquema:
- Artículo 10.2.a: «Sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica». Es el caso del certificado FNMT y del DNIe.
- Artículo 10.2.b: sistemas de sello electrónico cualificado y avanzado, pensados para organismos y empresas.
- Artículo 10.2.c: «Cualquier otro sistema que las Administraciones públicas consideren válido», con condiciones: registro previo, comunicación a la Secretaría General de Administración Digital y un plazo de dos meses.
- Las Administraciones deben garantizar que los sistemas de las letras a y b sirven para todos los trámites y en todas sus fases.
La ley no habla de firmas dibujadas; lo que sigue es una interpretación, no una cita del texto legal: una imagen de firma dibujada no figura entre los sistemas de las letras a y b. Para que un organismo la aceptara tendría que ser un sistema de la letra c, y lo normal es que cada sede indique en su formulario qué método pide. Cuando el trámite te pida firmar, usa el sistema que ofrece la propia sede.
Otro detalle del artículo 11: con carácter general basta con acreditar la identidad, y la firma solo es obligatoria para actos concretos como formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir o renunciar a derechos. Por eso en muchas sedes no hay que firmar el PDF aparte: te identificas con certificado, DNIe o Cl@ve y la sede firma la presentación. Lee las instrucciones del trámite antes de firmar nada.
Cómo obtener y usar el certificado de la FNMT
Según el Punto de Acceso General, el certificado de ciudadano de la FNMT es gratuito. El proceso presencial tiene cuatro pasos:
- Configura el equipo. Decide en qué ordenador vas a guardar el certificado, porque la solicitud debe hacerse desde él.
- Solicita el certificado en la web de la FNMT. Recibirás un código de solicitud en tu correo.
- Acredita tu identidad en una oficina con el código y tu documento (DNI, o NIE y pasaporte si eres extranjero). Algunas oficinas requieren cita previa. La identificación por videollamada existe con un coste adicional de 2,99 euros más impuestos.
- Descarga el certificado con el mismo ordenador, el mismo usuario y el mismo navegador de la solicitud, cuanto antes mejor. Haz una copia de seguridad.
La página de la FNMT que lo describe indica que la renovación puede hacerse durante los 60 días previos a la caducidad. Como alternativa existe Cl@ve Firma, un certificado que guarda la Administración y permite firmar desde cualquier dispositivo. Exige registro de nivel avanzado, Cl@ve Permanente y, al firmar, una clave de un solo uso recibida por SMS.
Firmar un PDF con AutoFirma
AutoFirma es la aplicación de firma del Ministerio, con versiones para Windows, Linux y macOS. Usa los certificados del almacén del sistema o del navegador, incluido el DNIe, y según su manual las claves privadas no salen en ningún momento del almacén. Admite varios formatos de firma, entre ellos PAdES, el habitual para PDF.
- Instala AutoFirma desde la página oficial firmaelectronica.gob.es.
- Abre la aplicación y elige el PDF que quieres firmar.
- Selecciona tu certificado y, si usas el DNIe, introduce el PIN.
- Guarda el PDF firmado. Si alguien cambia el archivo después, la firma deja de ser válida.
Si un trámite web te pide AutoFirma, instálala antes de iniciar el trámite, porque el manual la señala como obligatoria en ese caso. Los pasos exactos de la ventana pueden variar según la versión.
Comprobar una firma con VALIDe
VALIDe es la plataforma de la Administración para consultar la validez de un documento firmado electrónicamente y la de un certificado. Una firma dibujada no tiene nada que validar allí: es solo una imagen.
Cuándo vale la firma dibujada y cuándo no
- Suele bastar si la otra parte la acepta: contratos privados, autorizaciones, formularios de empresas, documentos internos, un alquiler entre particulares.
- No es lo que pide una sede electrónica para firmar un escrito, un recurso o una solicitud: ahí se espera certificado, DNIe, Cl@ve u otro sistema que indique la propia sede.
- Conviene certificado cuando hay que poder probar quién firmó y que el contenido no cambió.
- Ante la duda, pregunta qué firma acepta quien recibe el documento.
Qué hacer con DocPro antes y después de firmar
Firmar PDF de DocPro coloca una firma dibujada, escrita o subida como imagen sobre la página. Es una firma electrónica simple. La propia herramienta lo avisa: «This is a picture of your signature placed on the page. It is not a certificate-based digital signature.»
- Abre Firmar PDF y elige el documento.
- En «1 · Choose a signature» pulsa «Create new». Puedes usar las pestañas «Draw», «Type» o «Upload image», y marcar «Save to my vault» si quieres reutilizarla.
- Pulsa «Add to page», arrastra la firma a su sitio y ajusta el tamaño con los tiradores redondos.
- Pulsa «Sign and download» para obtener el PDF firmado.
Firmar es la única parte de DocPro que requiere DocPro Pro. Todo se hace en tu navegador y el archivo no se sube a ningún servidor. El resto de herramientas son gratuitas y no piden cuenta.
Hay tres pasos útiles alrededor, siempre antes de firmar con certificado, porque cualquier cambio posterior al PDF deja sin validez la firma digital:
- Unir PDF: pulsa «Merge PDFs» para reunir los escaneos en un solo archivo.
- Comprimir PDF: si la sede limita el tamaño, prueba «Balanced» o «Aim for a target size» con «Target size (KB)», o la página de comprimir a 1 MB. La herramienta avisa de que las páginas se guardan como imágenes y se pierde el texto seleccionable. Los límites concretos están en el artículo sobre reducir el tamaño de un PDF para la sede electrónica.
- Aplanar PDF: pulsa «Flatten PDF» para que los campos rellenados de un formulario pasen a ser contenido fijo antes de firmar.
Hay además una guía general sobre si una firma electrónica en un PDF es legalmente válida, en inglés.
Lo que DocPro no puede hacer
DocPro no firma con certificado digital: no usa el certificado de la FNMT, ni el DNIe, ni Cl@ve, y no genera firmas PAdES. Tampoco comprueba firmas; para eso está VALIDe. Para un trámite que exige firma cualificada, usa AutoFirma. Una imagen de firma además no impide que el archivo se edite. Si un PDF ya lleva firma digital, no lo comprimas ni lo aplanes con ninguna herramienta, porque se crea un archivo nuevo y la firma original no se conserva.