Un recurso, una solicitud o una subsanación casi siempre acaba igual: un puñado de escaneos, un formulario con el límite de tamaño y un mensaje de error poco claro. Lo primero es saber que no existe un límite único para todas las administraciones. Cada sede electrónica publica el suyo, y conviene mirar el de la tuya antes de comprimir nada.
Registro Electrónico General de la AGE
El Registro Electrónico General (REG) es el que usas cuando presentas un escrito ante un organismo de la Administración General del Estado. Según la página de la sede del Punto de Acceso General:
- Se pueden adjuntar hasta 5 documentos.
- Cada documento puede pesar hasta 10 MB.
- El conjunto de los documentos adjuntos puede llegar a 15 MB.
- Si superas esos límites, puedes presentar varios registros hasta enviar toda la documentación.
El manual de usuario del REG (versión 1.3, revisada el 1 de junio de 2025) añade dos detalles útiles. El primero son los formatos admitidos: DOCX, JPG, JPEG, ODG, ODT, ODS, ODP, PNG, PPTX, PDF, RTF, SVG, TIFF, TXT, XSIG, XLSX y XML. El segundo es que las carteras PDF no se aceptan aunque tengan extensión .pdf. Y si la documentación excede los límites, el manual indica presentar un segundo asiento y citar en el asunto el número de registro del primero.
Otras sedes, otros límites
La sede de la Agencia Tributaria, en la página de presentación de documentación complementaria, indica que cada archivo adjunto no puede exceder 128 MB, y lista formatos como PDF, JPG, PNG, DOCX, TXT o archivos comprimidos .zip y .7z. Remite a la ayuda de cada formulario para la lista completa. Como ves, son órdenes de magnitud distintos del REG. La regla práctica es sencilla: lee el aviso que muestra el formulario y apunta tanto el peso por archivo como el número de archivos. Para el SEPE, tienes un artículo aparte con sus límites.
Cómo ajustar tus PDF paso a paso
- Agrupa los escaneos por documento. Con 5 archivos como máximo en el REG, une las páginas de un mismo documento con Unir archivos PDF y deja un PDF por cada anexo.
- Si partes de fotos del móvil, conviértelas primero con Convertir imágenes a PDF, en tamaño A4, para obtener un PDF normal.
- Abre Comprimir PDF y prueba el nivel «Equilibrado». Para el REG, reparte el margen: con 5 anexos y 15 MB en total, apunta a una media muy por debajo de 3 MB por archivo.
- Si aún pesa demasiado, activa el tamaño objetivo en KB. Hay páginas ya preparadas para 1 MB o 2 MB.
- Comprueba el resultado: abre el PDF, amplía los importes, fechas y sellos y verifica que se leen sin esfuerzo.
- Antes de adjuntar, suma los pesos de todos los archivos y compáralos con el límite total del formulario.
Qué hace la compresión y qué no
DocPro vuelve a dibujar cada página como una imagen JPEG con la calidad que elijas, así que el texto deja de poder seleccionarse. Para un anexo que lee un funcionario no importa, pero no la uses en un PDF que aún tienes que rellenar ni en uno ya firmado electrónicamente: la firma no sobreviviría. Comprime primero y firma después. Si el resultado no es más ligero que el original, la herramienta conserva el original e indica por qué.
Un PDF de DocPro es un PDF normal de páginas, no una cartera PDF. Y todo ocurre en tu navegador: el DNI, la nómina o la sentencia que adjuntas no se suben a ninguna web de compresión. Para el método general, tienes la guía de comprimir un PDF para correo y formularios y la de unir PDF sin subirlos.
Si no cabe todo
En el REG, la solución oficial no es forzar la compresión hasta que se vuelva ilegible, sino presentar un segundo registro e indicar en el asunto el número del primero. Si el trámite tiene su propia sede, consulta su ayuda antes de abrir un segundo expediente. Una página borrosa suele ser peor que un anexo adicional.
Si el trámite es del SEPE, los límites son otros: consulta aportar documentación al SEPE.
DocPro no está afiliado a la Administración General del Estado ni a la Agencia Tributaria. Los límites citados son los publicados por esas sedes en la fecha indicada y pueden cambiar.