Doklady k žádosti, potvrzení od lékaře nebo kopie smlouvy dnes většinou skončí jako fotky v mobilu. Úřad je ale přijme jen tehdy, když jsou čitelné a ve správném formátu. Tento článek vychází z pravidel datových schránek a pokynů finanční správy, protože ty jsou veřejně dostupné a ověřitelné. Jiné úřady mají vlastní pravidla, takže u konkrétní žádosti vždy zkontrolujte jejich pokyny.
Co datová schránka povolí
Vyhláška č. 194/2009 Sb. v příloze č. 3 vypisuje přípustné formáty příloh. Mimo PDF jsou to mimo jiné jpg/jpeg, png, tif/tiff a gif. Novela vyhlášky (sbírka zákonů č. 318/2023) s účinností od 1. ledna 2024 přidala také HEIC/HEIF, což je výchozí formát fotek na novějších iPhonech, a kontejnery ZIP a ASiC. Platí ještě jedna důležitá podmínka: formát se považuje za přípustný jen tehdy, když zpráva obsahuje soubor s odpovídající příponou.
Datová schránka tedy fotky zpravidla přijme. Jenže jiný příjemce, třeba univerzita nebo zaměstnavatel, může HEIC vůbec neotevřít. Převod do JPG nebo PDF je nejuniverzálnější.
Proč lepší než množství fotek je jedno PDF
Finanční správa ve své informační povinnosti doporučuje, aby se více naskenovaných stránek k jedné příloze odeslalo jako jeden dokument PDF (nebo DOC). Zároveň říká, že když jedna zpráva obsahuje více souborů, musí být z podání zřejmé, který z nich je vlastním podáním. Tato logika se hodí i obecně: jedno pojmenované PDF je pro adresáta přehlednější než patnáct souborů „IMG_2041“.
Číslo limitu se liší podle úřadu. Datová schránka dovoluje do 100 MB (od 1. 1. 2024), e-přílohy finančního portálu u většiny formulářů do 10 MB celkem. Vždy ověřte pokyny úřadu, kterému doklad posíláte.
Jak vyfotit doklad, aby byl čitelný
- Fotografujte při dobrém denním světle, bez blesku. Odlesky z blesku často zničí text na lesklém papíře.
- Položte dokument na tmavý rovný podklad a držte telefon rovnoběžně s papírem, aby se nezkreslily okraje.
- Do záběru patří celá stránka včetně okrajů a podpisů. Nezapomeňte fotit obě strany, když je rub potištěný.
- Po vyfocení si fotku přiblížte a zkontrolujte, že je čitelné číslo dokladu, datum i razítka.
Postup v DocPro
Nástroje DocPro fungují v prohlížeči na telefonu i počítači a fotky se nikam neposílají. U občanského průkazu, rodného čísla nebo lékařské zprávy je to rozumná volba. Obecnější úvahy najdete v návodu proč nenahrávat soukromé dokumenty na weby s PDF.
- Otevřete Obrázky do PDF, vyberte fotky a seřaďte je tak, jak jdou za sebou stránky. Pro jednu fotku stačí stránka JPG do PDF, pro PNG PNG do PDF.
- Fotky z iPhonu v HEIC převedete přímo na PDF stránkou HEIC do PDF, případně na JPG stránkou HEIC do JPG.
- Pokud je některá stránka otočená, srovnejte ji nástrojem Otočit PDF. Zbytečné stránky odstraníte pomocí Smazat stránky z PDF.
- Pokud je výsledek příliš velký, zmenšete ho v Komprimovat PDF. Fotky z moderních telefonů bývají velké i několik MB na snímek, takže PDF z desítek stran snadno přesáhne limit. Můžete použít i hotové cíle jako PDF do 2 MB.
- Soubor pojmenujte srozumitelně, například „potvrzeni-o-prijmu.pdf“, a před odesláním ho otevřete a projděte všechny stránky.
Kompresí se stránky ukládají jako obrázky v nižší kvalitě. U fotek dokladů to nevadí, protože už jsou obrázky. Pro více detailů viz návod jak zmenšit PDF pro e-mail a limity nahrávání a jak sloučit PDF bez nahrávání na web.
Když potřebujete i podpis nebo předložení originálu
Když fotka není dost čitelná
Úředník nemůže zpětně doplnit informaci, kterou fotka neobsahuje. Rozmazané číslo účtu, oříznutý okraj s podpisem nebo odlesk přes rodné číslo vedou k vyzvání k doplnění, což zdrží vyřízení. Raději vyfoťte stránku znovu, než ji později doplňovat. Pomůže i mobilní aplikace, která při focení dokument rovná, ale zkontrolujte, že neměnila obsah.
Pokud nahráváte doklady k žádosti, kterou podáváte jinak než datovou schránkou, například webový formulář ministerstva nebo města, hledejte v nápovědě formuláře konkrétní limit a seznam formátů. V této příručce uvedená čísla platí jen pro datové schránky a pro elektronická podání finanční správy.
Nakonec si před odesláním udělejte pořádek v souborech. Pojmenujte PDF tak, aby bylo hned zřejmé, co obsahuje, smažte duplicitní nebo neúspěšné fotky a ověřte, že dokument otevřete i na jiném zařízení.
Fotka nebo sken dokumentu nenahrazuje elektronický podpis. Pokud úřad vyžaduje podepsaný dokument, zjistěte, zda přijímá sken s vlastnoručním podpisem, nebo zda potřebuje elektronický podpis či doručení datovou schránkou. Pokud je potřeba, originály si nechte u sebe. Úřad je může vyžádat při ověření.
Pokud je výsledný soubor příliš velký, pomůže zmenšení PDF pro datovou schránku.