«Quanto può pesare una PEC?» è una delle domande più frequenti a ridosso di una scadenza. La risposta onesta è che dipende da due cose: il limite del tuo gestore e le regole dell'ufficio che riceve. Qui trovi cosa dicono le fonti ufficiali e un metodo per preparare gli allegati.
Cosa stabilisce la normativa
L'articolo 12 del decreto ministeriale 2 novembre 2005 (regole tecniche della PEC), pubblicato da AgID, contiene due indicazioni:
- Il gestore di posta elettronica certificata può fissare il numero massimo di destinatari e la dimensione massima del singolo messaggio.
- Il gestore deve comunque garantire l'invio di messaggi per i quali il prodotto tra il numero di destinatari e la dimensione del messaggio non superi i 30 megabyte. Il gestore deve inoltre consentire almeno 50 destinatari per messaggio.
Tradotto: 30 MB non è un tetto uguale per tutti, ma un minimo garantito. Con un solo destinatario, 30 MB sono dunque sempre accettati. Se scrivi a più destinatari, lo stesso messaggio conta più volte: con 3 destinatari e 10 MB si arriva a 30. Il tuo gestore può consentire di più. Controlla le condizioni del tuo contratto e, per il destinatario, che la casella accetti messaggi di quella dimensione.
Cosa chiedono gli uffici
Gli uffici possono indicare regole proprie. L'AGCM (Autorità garante della concorrenza e del mercato), per esempio, scrive che ogni messaggio PEC, allegati compresi, non deve superare 30 MB e che, oltre quella soglia, bisogna dividere gli allegati in più messaggi. Aggiunge anche regole sulla firma: per i privati, i documenti elettronici inviati alla casella PEC sono accettati se firmati con firma digitale con certificato rilasciato da un certificatore accreditato. Altre amministrazioni hanno regole diverse, quindi leggi le indicazioni dell'ufficio a cui scrivi.
Non ho trovato una norma nazionale che fissi un limite unico alla dimensione degli allegati PEC. Il limite pratico è quello del gestore del mittente, del gestore del destinatario e delle indicazioni dell'ufficio.
Preparare gli allegati con DocPro
- Prima di comprimere, decidi cosa va nella PEC. Se hai fotografato documenti, trasformali in PDF con Converti immagini in PDF e uniscili in un unico file per documento con Unisci file PDF.
- Apri Comprimi PDF e prova il livello «Bilanciato». Poi controlla il peso totale di tutti gli allegati, perché il limite riguarda il messaggio intero.
- Se serve di più, usa la dimensione obiettivo in KB. Ci sono pagine pronte per 2 MB e 500 KB.
- Apri il file compresso: nomi, importi, date e timbri devono restare leggibili. Se un ufficio non riesce a leggere un allegato, il vantaggio della compressione svanisce.
- Se il totale supera ancora il limite, dividi gli allegati in più messaggi, come indica l'AGCM, e scrivi nell'oggetto «Invio 1 di 2», «Invio 2 di 2». Per dividere un PDF lungo puoi usare Dividi PDF.
Errori frequenti
- Controllare il peso di un file alla volta e dimenticare che il limite riguarda il messaggio intero, corpo e allegati insieme.
- Dimenticare che scrivere a più destinatari moltiplica il peso ai fini del minimo garantito dal decreto.
- Comprimere fino a rendere illeggibili i timbri o le cifre: un ufficio può chiederti di rinviare tutto.
- Inviare foto separate dello stesso documento invece di un unico PDF in ordine: oltre a pesare di più, sono scomode da leggere.
- Aspettare l'ultimo giorno: una PEC rifiutata per peso va rifatta, e la scadenza resta quella.
Come stimare il peso prima di inviare
Somma i pesi di tutti i file, aggiungi un margine per il testo e per le intestazioni tecniche del messaggio e confronta il totale con il limite più basso tra quelli che ti riguardano: il tuo gestore, il gestore del destinatario e le indicazioni dell'ufficio. Se la somma si avvicina al limite, non spingerla all'estremo: dividere in due invii è più sicuro che arrivare a pochi KB dalla soglia.
Comprimere e firmare: l'ordine conta
Se l'ufficio richiede la firma digitale, ricordati che Comprimi PDF rifà le pagine come immagini JPEG, e questo fa decadere una firma digitale già applicata. Comprimi prima e firma dopo, con il tuo strumento di firma digitale. Anche Firma PDF di DocPro crea una firma grafica visibile, non una firma digitale con certificato: va bene dove basta una firma autografa su scansione, non dove la norma impone la firma digitale. Se il risultato della compressione non è più leggero dell'originale, lo strumento mantiene l'originale e te lo segnala.
Riservatezza
Una PEC spesso porta documenti di identità, bilanci o atti legali. DocPro lavora nel browser: i file non partono verso un server per essere uniti o compressi. Per i principi generali c'è la guida comprimere un PDF per email e caricamenti.
Per candidarsi a un concorso pubblico, vedi anche inPA: dimensione massima degli allegati.
DocPro non è affiliato ad AgID, all'AGCM o ai gestori PEC. Le regole citate sono quelle pubblicate dalle fonti indicate alla data di verifica.