وضعیت: اکتبر ۲۰۲۶ (آبان ۱۴۰۵). اعداد این نوشته از صفحههای راهنمای رسمی IRCC (اداره مهاجرت، پناهندگان و شهروندی کانادا) گرفته شده است. این وب‌سایت‌ها گاهی عوض می‌شوند؛ اگر پورتال شما عدد دیگری نشان می‌دهد، همان معتبر است.
حد مجاز حجم چقدر است؟
صفحه راهنمای IRCC درباره حجم فایل میگوید حد مجاز به نوع حسابی که با آن کار می‌کنید بستگی دارد. فهرست رسمی برای هر فایل چنین است:
- حساب امن IRCC: ۴ مگابایت
- پورتال اقامت دائم (Permanent Residence Portal): ۴ مگابایت
- درخواست آنلاین شهروندی: ۴ مگابایت
- پورتال پناهندگی: ۴ مگابایت
- پورتال IRCC (و نسخه جدید آن): ۵ مگابایت
نکته مهم این است که بدانید اداره از شما کدام حساب را خواسته است. نامه‌ای که برای ارسال مدارک بیشتر دریافت می‌کنید معمولاً نوع حساب یا روش ارسال را مشخص می‌کند. اگر مطمئن نیستید، کوچک‌ترین عدد یعنی ۴ مگابایت را هدف بگیرید؛ فایلی که زیر ۴ مگابایت باشد در همه این پورتال‌ها جا میشود.
قانون «فقط یک فایل»
در صفحه رسمی ارسال مدارک درخواست‌شده آمده است که در حساب امن فقط یک فایل می‌توان بارگذاری کرد و اگر چند سند دارید باید آن‌ها را در یک فایل ترکیب کنید. برای پورتال جدید IRCC هم همین قانون یک فایل نوشته شده، اما در آن صفحه حد حجمی ذکر نشده است. در پورتال قدیمی‌تر نیز اگر برای یک خانه چند مدرک دارید، باید آن‌ها را یک فایل کنید.
برای ایرانی‌ها این قانون معمولاً یعنی شناسنامه با همه صفحههای پر شده، ترجمه رسمی آن و گذرنامه را در یک PDF قرار دهید. برای ادغام از ابزار ادغام PDF استفاده کنید و ترتیب را همان‌طور که نامه IRCC خواسته بگذارید. راهنمای ادغام PDF بدون آپلود مراحل را توضیح می‌دهد.
یک نکته درباره نام فایل
در صفحه راهنمای IRCC درباره تهیه نسخه الکترونیکی پاسپورت (فرم «علاقه به حمایت مالی») آمده که نام فایل فقط باید از حرف‌های انگلیسی یا فرانسوی، عدد، فاصله و چند نویسه مجاز مثل خط تیره تشکیل شود. این قانون را همان صفحه برای آن فرم نوشته است، ولی در عمل بی‌خطر است که همیشه نام فایل‌ها را لاتین و ساده انتخاب کنید، مثلاً passport-main-page.pdf یا education-diploma.pdf و نه نام فارسی با فاصله‌های عجیب. همان صفحه برای آن فرم فرمت‌های PDF، JPG، TIFF، PNG و DOC/DOCX و سقف ۲ مگابایت را هم ذکر کرده است. پس سقف را از صفحه همان درخواست بخوانید و حدس نزنید.
چطور حجم را به زیر ۴ مگابایت برسانیم؟
- ابتدا اسکن یا عکس را درست بگیرید. عکس گوشی از یک سند، اگر با دوربین ۱۲ مگاپیکسلی و نور بد گرفته شود، چند مگابایت حجم دارد. سند را روی سطح صاف و با نور روز بگذارید و فلاش را خاموش کنید.
- عکس‌ها را با تبدیل تصویر به PDF به یک PDF تبدیل کنید و صفحه‌ها را مرتب کنید.
- اگر PDF بزرگ‌تر از حد بود، آن را با فشردهسازی PDF کوچک کنید. اگر هدف مشخص دارید، صفحه کم کردن حجم PDF تا ۲ مگابایت برای فایل‌های سنگین مناسب است.
- فایل نهایی را باز کنید و بررسی کنید که مهر، امضا و تاریخ‌ها هنوز خوانا هستند. فشردهسازی شدید می‌تواند نوشته‌های ریز را تار کند.
- حجم را در فهرست فایل‌های دستگاه ببینید و مطمئن شوید زیر حد پورتال است.
توضیح کامل‌تر درباره کم کردن حجم در راهنمای کم کردن حجم PDF برای ایمیل و بارگذاری آمده است.
چرا بهتر است این کار روی دستگاه خودتان انجام شود؟
پرونده مهاجرت شامل گذرنامه، شناسنامه، مدارک مالی و گاهی گواهی عدم سوءپیشینه است. بارگذاری این مدارک در سایت‌های آنلاین فشردهسازی یعنی سپردن آن‌ها به سرورهای ناشناس. ابزارهای DocPro فایل را روی دستگاه خودتان پردازش می‌کنند و چیزی بارگذاری نمیشود. این برای اسناد هویتی مزیت واقعی است. DocPro وابسته به IRCC یا هیچ نهاد دولتی نیست.
اگر کسی برای شما درخواست داده یا از خانواده کمک می‌گیرید، فراموش نکنید که فایل‌ها را روی گوشی همراه نگه ندارید و بعد از آپلود پاک کنید. اطلاعات پاسپورت و مدارک مالی را در گالری گوشی‌های مشترک نگذارید.
برای درخواست دانشگاه در آلمان، شرایط آپلود را در آپلود مدارک در uni-assist ببینید.
اگر پورتال بعد از آپلود خطای حجم یا فرمت داد، فایل را دوباره از روی اصل بسازید و آن را چندبار پشت‌سرهم فشرده نکنید، چون کیفیت هر بار پایین‌تر می‌رود.
خطاهای رایج
- آپلود چند فایل جدا در حساب امن، در حالی که فقط یک فایل پذیرفته میشود.
- فشرده کردن چندباره و خوانا نبودن مهر و تاریخ.
- استفاده از نام فایل فارسی یا نویسه‌های غیرمجاز.
- فرض کردن این‌که حد ۵ مگابایت برای همه حساب‌ها یکسان است.