وضعیت: اکتبر ۲۰۲۶ (آبان ۱۴۰۵). قوانین فنی این نوشته از صفحه پرسشهای متداول رسمی uni-assist گرفته شده است. این صفحه درباره ترجمه، تأیید رسمی کپی‌ها یا کیفیت اسکن توضیحی نمی‌دهد؛ این موارد را از دانشگاه مقصد بپرسید.
قانون فنی: فقط PDF، هر فایل تا ۱۰ مگابایت
uni-assist برای بسیاری از دانشگاه‌های آلمان درخواست دانشجویان بین‌المللی را بررسی یا دریافت میکند. در بخش پرسشهای درخواست آنلاین آمده است که فقط فایل PDF بارگذاری می‌شود و هر فایل حداکثر ۱۰ مگابایت حجم دارد. پس عکس JPG از دانشنامه را قبل از آپلود باید به PDF تبدیل کنید.
صفحه تعداد مجاز فایل‌ها را محدود نکرده و نگفته که حتماً باید چند مدرک را یکی کرد. بنابراین منطقی‌ترین کار این است که هر مدرک اصلی، مثلاً دانشنامه، ریز نمرات و گواهی زبان، فایل جدا با نام روشن باشد. اگر یک مدرک چند صفحه دارد، همه صفحه‌هایش در یک PDF باشد.
چه مدارکی معمولاً می‌خواهند؟
فهرست دقیق را سامانه و دانشگاه تعیین میکند و بسته به رشته فرق دارد. معمولاً متقاضی باید دانشنامه یا گواهی موقت، ریز نمرات، گواهی زبان و رزومه یا انگیزه‌نامه تهیه کند. به عدد و فهرست من تکیه نکنید؛ در حساب خود فهرست مدارک لازم برای همان رشته را ببینید. صفحه رسمی هم می‌گوید باید همه مدارک لازم را پیش از مهلت بارگذاری کنید.
مراحل آماده‌سازی
- اصل مدرک و ترجمه رسمی آن را اسکن کنید. اگر اسکنر ندارید، با گوشی در نور روز و بدون فلاش عکس بگیرید و لبه‌ها را کامل نگه دارید.
- عکسها را با تبدیل تصویر به PDF به PDF تبدیل کنید. هر صفحه یک تصویر باشد و ترتیب صفحه‌ها را بررسی کنید.
- اگر چند اسکن از یک مدرک دارید، با ادغام PDF آن‌ها را یک فایل کنید. صفحه‌های وارونه را پیش از ذخیره با چرخاندن PDF درست کنید.
- حجم را بررسی کنید. اگر فایل بالای ۱۰ مگابایت است، فشرده‌سازی PDF را اجرا کنید و بعد نتیجه را بزرگ‌نمایی کنید تا نمرات، مهرها و امضاها خوانا بمانند.
- فایل را با نام ساده لاتین ذخیره کنید، مثل bachelor-transcript.pdf، و بعد آپلود کنید.
توضیح عمومی روش‌ها در راهنمای کم کردن حجم PDF برای ایمیل و بارگذاری آمده است و این‌جا تکرار نمی‌شود.
چرا خواناییِ ریز نمرات مهم است؟
ریز نمرات معمولاً با قلم ریز چاپ می‌شود و مهرهای دانشگاه روی آن قرار دارد. کسی که مدرک را بررسی میکند باید عدد هر درس، واحد و مهر را ببیند. اگر برای رسیدن به حد ۱۰ مگابایت فایل را بیش از اندازه فشرده کنید، ممکن است درخواست با درخواست مدرک دوباره عقب بیفتد. اگر فایل کمی بزرگ‌تر از حد بود، اول وضوح اسکن را کمتر کنید و بعد فشرده‌سازی را امتحان کنید.
خطای «Bad Request» هنگام آپلود
صفحه رسمی می‌نویسد اگر هنگام آپلود پیام Bad Request دیدید، ممکن است فایروال جلوی ارسال را گرفته باشد؛ فایروال را غیرفعال کنید یا از رایانه دیگری امتحان کنید. این نکته برای کسانی که با VPN یا شبکه‌های محدود وارد می‌شوند مفید است. قبل از غیرفعال کردن هر نرم‌افزار امنیتی، حتماً خودتان تصمیم بگیرید.
حریم خصوصی مدارک تحصیلی و هویتی
ریز نمرات و گذرنامه اطلاعات شخصی‌اند. ابزارهای DocPro روی دستگاه خودتان کار می‌کنند و فایل شما به سرور فرستاده نمی‌شود، پس برای ادغام و کم کردن حجم لازم نیست مدارک را به سایت‌های دیگر بدهید. DocPro وابسته به uni-assist یا دانشگاه‌ها نیست.
ترتیب پیشنهادی فایل‌ها
چون صفحه رسمی ترتیب خاصی را الزام نکرده، این فقط پیشنهاد عملی ماست. اول مدرک هویتی (صفحه اطلاعات پاسپورت)، بعد دانشنامه یا گواهی موقت، بعد ریز نمرات، بعد گواهی زبان، و در آخر رزومه یا انگیزه‌نامه. برای هر مدرک اصلی دو بخش در یک PDF بگذارید: ابتدا نسخه اصلی فارسی و بعد ترجمه رسمی آن، اگر دانشگاه ترجمه خواسته باشد. نام فایل‌ها را کوتاه و لاتین انتخاب کنید و تاریخ یا شماره اضافه نکنید تا هنگام جستجوی خطا گیج نشوید.
اگر فایل بعد از فشرده‌سازی هنوز بزرگ است
گاهی ریز نمرات رنگی با وضوح بالا هنوز بیشتر از ۱۰ مگابایت می‌شود. در این حالت سه کار بکنید: اسکن را با وضوح کمتر مثلاً ۱۵۰ تا ۲۰۰ dpi دوباره بگیرید، صفحه‌های خالی را از PDF حذف کنید، و اگر ضروری نیست رنگ را به خاکستری تبدیل کنید. اما اگر مهر رنگی یا هولوگرام اهمیت دارد، رنگ را نگه دارید. بعد از هر تغییر، متن ریز را بزرگ‌نمایی کنید و ببینید هنوز خوانا است.
برای پرونده مهاجرت به کانادا، محدودیت‌ها در حجم فایل مدارک IRCC آمده است.
این نوشته راهنمای تهیه فایل است، نه مشاوره پذیرش. شرایط پذیرش و مدارک ترجمه‌شده را از صفحه دانشگاه و uni-assist بخوانید.