Cuando el SEPE te pide un certificado de empresa, una copia de un contrato o la sentencia de un despido, la opción más rápida es subirlo desde la sede electrónica. El problema aparece cuando tienes diez fotos de un contrato y el servicio solo deja adjuntar cinco archivos. Esta guía recoge los límites publicados en la guía de uso del servicio y propone una forma ordenada de prepararlos.
Los límites que publica el SEPE
La guía de uso del servicio «Aportar documentación» de la sede del SEPE indica:
- Número de documentos: solo se permite anexar entre 1 y 5 documentos.
- Tamaño: los archivos tendrán entre 1 KB y 10 MB.
- Descripción: el campo de descripción es obligatorio y admite como máximo 55 caracteres.
La guía que he consultado no indica los formatos admitidos, ni un tamaño total para el conjunto, ni lleva fecha o versión. Úsala como referencia y confirma los datos en la pantalla del servicio antes de subir.
Fíjate en el mínimo: un archivo de menos de 1 KB tampoco entra. El SEPE remite a esa guía desde la página de gestión de documentación del ciudadano.
Preparar los archivos con DocPro
- Decide cuántos archivos vas a subir. Con un máximo de 5, agrupa por tipo: un PDF con el contrato completo, otro con las nóminas, otro con el certificado, y así hasta cinco.
- Si tienes fotos de las páginas, conviértelas con Convertir imágenes a PDF. Ordena las miniaturas antes de generar el PDF.
- Si tienes varios PDF del mismo documento, únelos con Unir archivos PDF. Hay una guía sobre cómo unir PDF sin subirlos.
- Mira el peso. Si algún archivo supera los 10 MB, usa Comprimir PDF en el nivel «Equilibrado» y, si hace falta, un tamaño objetivo. Dispones de una página directa para 2 MB.
- Abre el resultado y comprueba nombres, fechas e importes. Una nómina con la cifra ilegible no sirve de nada.
- Escribe una descripción de menos de 55 caracteres, por ejemplo «Certificado de empresa, contrato y nóminas».
Un ejemplo de reparto con el límite de cinco
Imagina que debes aportar el contrato de trabajo (12 páginas fotografiadas), tres nóminas, el certificado de empresa, la carta de despido y el DNI por las dos caras. Son más de veinte imágenes, pero se pueden reducir a cinco archivos: contrato, nóminas, certificado, carta de despido y DNI. Cada uno es un PDF con sus páginas en orden. Así cumples el máximo de cinco documentos sin perder nada, y cada archivo queda con un nombre y una descripción que el funcionario entiende de un vistazo.
Errores habituales
- Subir las fotos sueltas: se acaba el cupo de cinco archivos con la mitad del contrato.
- Comprimir tanto que el texto se vuelve borroso. El SEPE necesita leer las cifras, no solo recibir el archivo.
- Olvidar las páginas en orden: un contrato con las cláusulas desordenadas es difícil de revisar. Organizar páginas de un PDF permite reordenarlas.
- Dejar una descripción vacía o demasiado larga: es obligatoria y no puede superar los 55 caracteres.
Cuando tienes más de cinco documentos
Si un trámite te exige más papeles que archivos permitidos, la solución más limpia es un PDF por categoría, con las páginas en orden y sin duplicados. Elimina las páginas en blanco o repetidas con Eliminar páginas de un PDF, que aligera el archivo sin perder calidad en el resto. Una portada con el índice no es necesaria, pero si ayuda a quien lo revisa, puedes crearla con Texto a PDF y unirla al principio.
Privacidad: documentos de trabajo y de identidad
Un certificado de empresa o una nómina incluyen datos personales y laborales que no conviene dejar en cualquier web. DocPro trabaja en tu navegador y los archivos no se suben a un servidor para unirlos o comprimirlos. Eso importa cuando, por prisa, se suele acabar usando la primera web de compresión que sale en el buscador. Hay una guía general sobre comprimir un PDF para correo y formularios.
Un último apunte sobre firmas: si el documento que aportas ya está firmado electrónicamente, no lo comprimas, porque la herramienta rehace las páginas como imágenes y la firma no se conservaría. Pide una copia más ligera al emisor o comprime la copia sin firmar si el trámite lo permite.
Para otros trámites en sede electrónica, consulta reducir el tamaño de un PDF para la sede electrónica.
DocPro no está afiliado al SEPE ni al Ministerio de Trabajo. Los límites citados son los que figuran en la guía publicada en su sede en la fecha indicada.